Comment créer des « listes » pour classer les transactions ?

Importer et créer une nouvelle liste

1.  
   1. Connectez-vous à la web app.
   2. Depuis le menu latéral, sélectionnez Configure > Lists.
   3. Sélectionnez Import list.
   4. Sélectionnez Into a new list.
   5. Saisissez un nom et sélectionnez les rôles ou utilisateurs qui pourront voir cette liste.
   6. Sélectionnez Continue.
   7. Téléchargez votre fichier CSV. (Vous pouvez télécharger un modèle d’exemple à cette étape.)

À quoi servent les « Codes » pour les éléments de liste ?

Le champ code pour les éléments de liste permet d’ajouter une référence ou un identifiant à chaque élément. Le champ code est facultatif : lors de la création manuelle ou de l’importation d’éléments via un fichier CSV, vous pouvez choisir d’ajouter ou non un code.

Le champ code est particulièrement utile si vous utilisez une intégration comptable et importez vos éléments depuis un système externe. Il accélère le processus de rapprochement en facilitant la correspondance entre les éléments de Soldo et ceux du système externe.

Vous pourrez même rechercher des éléments de liste par leur code, ce qui simplifie davantage la recherche de vos éléments personnalisés.

Cette puissante fonctionnalité de recherche s’applique également à la section Reports. Vous pourrez ainsi retrouver rapidement les transactions étiquetées en recherchant un élément via son code.

Puis-je voir le code des éléments dans les rapports téléchargés ?

Oui. Vous pourrez voir clairement le code des éléments dans la web app et dans les rapports téléchargés. Le code et le nom de l’élément pourront apparaître soit dans deux colonnes distinctes, soit regroupés dans une seule colonne (au format : Nom de la liste : Élément (Code)). Cela dépendra des options choisies pour le rapport exporté (ex. : éléments dans une seule colonne, éléments dans plusieurs colonnes).

Pour plus d’informations sur le téléchargement des rapports de transactions et les paramètres disponibles, consultez cet article : Télécharger des rapports de transactions .

Les listes vous aident à catégoriser les transactions de votre entreprise de manière cohérente et fiable. Elles facilitent l’ajout des bons détails lors de l’enrichissement des dépenses, et fournissent aux équipes Finance des données plus claires pour la création de rapports, le rapprochement et l’analyse.

Vous pouvez considérer les listes comme des “tags” flexibles que vous associez aux transactions. Ces tags ajoutent du contexte, comme le service, le projet, le centre de coûts ou toute autre catégorie que votre entreprise souhaite suivre. Comme une transaction peut inclure plusieurs éléments de liste, vous pouvez appliquer plusieurs tags en même temps, par exemple Department plus Cost centre plus Project code. Cette structure de tags multiples vous aide à mieux comprendre les dépenses, sans ajouter de charge de travail supplémentaire pour vos équipes.

Les listes peuvent être créées et configurées dans la web app, soit manuellement soit en important des données depuis un fichier CSV.

Créer une nouvelle liste manuellement

Qui : Super admin, Admin, Accountant

La création manuelle est une manière rapide de construire des listes personnalisées qui correspondent à la manière dont votre entreprise fonctionne. Chaque liste agit comme une catégorie de tags, et chaque élément de liste est un tag que vos équipes peuvent appliquer à leurs transactions.

1. Connectez-vous à la web app.
2. Depuis le menu de navigation, sélectionnez Configure > Transaction settings.
3. Sélectionnez View, à côté de l’option Lists.
   
4. Sélectionnez Create list.
   
5. Saisissez un nom et choisissez quels rôles ou utilisateurs pourront voir la liste. Cela permet de garantir que les tags utilisés sont pertinents et clairs pour les bonnes équipes.
6. Sélectionnez Create.

Une fois votre liste créée, vous pouvez commencer à ajouter des éléments. Ces éléments deviennent les tags que vos équipes sélectionneront pour enrichir leurs transactions.

Ajouter des éléments à la liste

6. Sélectionnez View à côté de la liste que vous souhaitez gérer.
   
7. Sélectionnez Create item.
8. Saisissez un Code (optionnel), un Name et une Description (optionnelle). Une description claire aide les utilisateurs à choisir le bon tag lorsque plusieurs se ressemblent. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Create pour enregistrer.
   

Astuce : Pour permettre aux utilisateurs d’appliquer plusieurs tags issus de la même liste, activez l’option Allow multiple selections in transactions. Vous pouvez aussi contrôler la visibilité de chaque tag via l’interrupteur Enabled. Pour mettre temporairement une liste en pause, utilisez l’interrupteur Enable for transactions.

Modifier et supprimer des listes

Si une liste n’est plus nécessaire, vous pouvez la supprimer afin de garder votre système de tags simple et d’éviter toute confusion pour vos équipes. Si vous préférez ne pas supprimer la liste, vous pouvez la désactiver à l’aide de l’interrupteur Enable for transactions.

Si vous devez apporter des modifications à la liste, comme mettre à jour son nom ou personnaliser sa visibilité, vous pouvez choisir de l’éditer.

1. Connectez-vous à la web app.
2. Depuis le menu de navigation, sélectionnez Configure > Transaction settings.
3. Sélectionnez View, à côté de l’option Lists.
4. Sélectionnez la liste que vous souhaitez supprimer en sélectionnant View.
   
5. Sélectionnez Manage visibility.
   
6. Sélectionnez Delete ou Edit.
   

Modifier des éléments de liste

Mettre à jour les éléments d’une liste permet de garder vos tags précis et faciles à comprendre pour les équipes.

1. Connectez-vous à la web app.
2. Depuis le menu de navigation, sélectionnez Configure > Transaction settings.
3. Sélectionnez View, à côté de l’option Lists.
4. Sélectionnez la liste que vous souhaitez modifier en sélectionnant View.
   
5. Sélectionnez l’icône d’édition à côté de l’élément que vous souhaitez modifier.
   
6. Apportez les modifications nécessaires au code, au nom ou à la description puis sélectionnez Save.

Importer des listes

L’import permet d’intégrer dans Soldo les structures existantes provenant de votre système comptable ou d’outils internes. Cela vous aide à rester aligné entre les systèmes, à réduire le temps de configuration et à conserver une cohérence dans l’utilisation des tags pour la création de rapports et le rapprochement.

Importer dans une liste existante

Utilisez cette option si vous souhaitez ajouter de nouveaux tags à une liste déjà utilisée par vos équipes.

1. Connectez-vous à la web app.
2. Depuis le menu de navigation, sélectionnez Configure > Transaction settings.
3. Sélectionnez View, à côté de l’option Lists.
4. Sélectionnez Import list.
   
5. Sélectionnez Update existing list.
   
6. Dans le menu déroulant, sélectionnez la liste à mettre à jour, puis cliquez sur Next.
7. Téléchargez votre fichier CSV puis sélectionnez Next. Vous pouvez également télécharger un modèle CSV si nécessaire.

8. Après avoir téléversé votre fichier CSV, un récapitulatif des modifications apparaît. Lorsque tout est correct, sélectionnez Confirm pour importer les nouveaux tags.
   

Importer et créer une nouvelle liste

Si vous gérez vos listes à l’extérieur de Soldo, cette option vous permet de créer une liste complète et de la remplir en une seule étape.

1. Connectez-vous à la web app.
2. Depuis le menu de navigation, sélectionnez Configure > Transaction settings.
3. Sélectionnez View, à côté de l’option Lists.
4. Sélectionnez Import list.
5. Sélectionnez Create a new list.
   
6. Saisissez un nom et choisissez quels rôles ou utilisateurs pourront voir la liste.
7. Sélectionnez Next.
8. Téléchargez votre fichier CSV. Vous pouvez également télécharger un modèle CSV si nécessaire.
9. Une fois votre fichier CSV téléversé, un récapitulatif des nouveaux éléments s’affiche. Lorsque tout est correct, sélectionnez Confirm pour importer les nouveaux tags.

À quoi servent les codes pour les éléments de liste ?

Le code attribue un identifiant unique à chaque tag. Les codes sont facultatifs, mais particulièrement utiles si vos listes proviennent d’un système comptable externe. Ils permettent aux équipes Finance de rechercher et d’identifier rapidement les tags, ce qui accélère le rapprochement.

Vous pouvez également effectuer des recherches par code dans la section Reports, ce qui facilite la recherche de transactions étiquetées.

Puis-je voir les codes dans les rapports téléchargés ?

Oui. Les rapports affichent les codes des éléments de liste dans des colonnes séparées ou regroupés avec le nom de l’élément, selon les paramètres d’export que vous choisissez. Cela garantit que les données téléchargées sont claires et faciles à trier.

Pour plus d’informations sur les paramètres de rapport, consultez : Télécharger des rapports de transactions .