Les Autotags attribuent automatiquement des étiquettes aux transactions avec des éléments de liste selon des règles prédéfinies, vous faisant gagner du temps ainsi qu’à vos employés pour l’attribution des catégories, départements, projets et centres de coûts. Vous pouvez également choisir d’ajouter automatiquement les taux de TVA et les catégories de dépenses aux transactions.
En configurant vos éléments de liste existants dans les Autotags, vous pouvez gérer efficacement vos transactions et vous assurer qu’elles sont correctement catégorisées pour une meilleure gestion financière et un meilleur reporting.
Configurer une règle Autotag
Remarque : Seuls les Super admins, Admins, Comptables ou les rôles personnalisés disposant de la permission « Peut ajouter, modifier, activer ou désactiver les règles Autotag » peuvent configurer des règles Autotag.
- Connectez-vous à la web app.
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Configurer > Autotags.
- Sélectionnez Créer une règle.
- Vous devez maintenant définir les règles d’attribution automatique. Par exemple, vous pouvez souhaiter étiqueter automatiquement une transaction selon un département spécifique pour suivre les dépenses par service. Cela peut se faire en ajoutant une condition sur les Utilisateurs ou leurs cartes, puis en sélectionnant tous les utilisateurs ou cartes du département.
Vous pouvez définir les conditions suivantes :
- Utilisateur
- Carte de l’utilisateur
- Carte d’entreprise
- Catégorie de commerçant
- Nom du commerçant
Astuce : Vous n’êtes pas limité à une seule condition. Vous pouvez combiner plusieurs conditions en sélectionnant Ajouter une condition. Vous pourrez ensuite définir si la règle doit correspondre à Toutes les conditions ou À l’une des conditions. Si vous choisissez À l’une, cela signifie que si vous définissez 5 conditions, une transaction correspondant à une seule d’entre elles sera quand même étiquetée.
- Ensuite, choisissez les éléments de liste à attribuer à la transaction lorsque les conditions sont remplies. Sélectionnez Choisir dans les listes.
-
Sélectionnez la liste et choisissez l’élément que vous souhaitez associer à la transaction.
Remarque : Vous pouvez ajouter plusieurs éléments de liste, mais vous ne pouvez sélectionner qu’un seul élément par liste.
- Donnez un nom à la règle Autotag.
- Sélectionnez Enregistrer.
Remarque : Lorsque vous créez une nouvelle règle, elle est activée par défaut, mais vous pouvez la désactiver à tout moment via l’interrupteur.
Modifier les règles Autotag
- Connectez-vous à la web app.
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Configurer > Autotags.
- Pour modifier les conditions ou les éléments de liste d’une règle, sélectionnez-la dans la liste. Vous pourrez ensuite enregistrer vos modifications.
- Pour activer ou désactiver une règle Autotag, utilisez l’interrupteur.
- Pour supprimer une règle Autotag, sélectionnez l’icône de suppression.
Exemples d’utilisation des Autotags
Frais de déplacement
Condition : La catégorie de commerçant est l’une des suivantes (sélectionnez les catégories Transport et Voyage)
Action : Attribuer un élément nommé « Déplacement » ou « T&E ».
Carte d’entreprise dédiée à un usage spécifique
Condition : Carte de l’utilisateur est l’une des suivantes (sélectionnez les utilisateurs)
Action : Attribuer un élément nommé selon l’usage, par exemple Fournitures de bureau ou Événement X.
Affectation à un département
Condition : Utilisateur est l’un des suivants (sélectionnez les utilisateurs)
Action : Attribuer un élément nommé selon le département, par exemple Ventes.