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Qu’est-ce qu’un marquage automatique et comment est-ce que cela fonctionne?

Unlimited Plan

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Autotags attribue automatiquement des tags aux transactions avec des éléments de liste basés sur des règles prédéfinies, ce qui fait gagner du temps à vous et à vos employés pour l’attribution des catégories, départements, projets et centres de coûts. Vous pouvez également choisir d’assigner automatiquement aux transactions des taux de TVA et des catégories de dépenses.

En configurant vos éléments de liste existants dans Autotags, vous pouvez gérer efficacement vos transactions et garantir qu’elles soient correctement catégorisées pour une meilleure gestion financière et un reporting plus précis.

Configurer une règle Autotag

Note : Seuls les Super admins, Admins, Comptables ou rôles personnalisés disposant de l’autorisation « Peut ajouter, modifier, activer ou désactiver les règles autotag » peuvent configurer des règles Autotag.
  1. Connectez-vous à la web app.
  2. Dans le menu de gauche, sélectionnez Configurer > Autotags.
  3. Sélectionnez Créer une règle.
    WC_Configure_Autotags_CreateRuleAnnotated_202504_EN (1).webp

  4. Vous devez maintenant définir les règles d’attribution des tags. Par exemple, vous pourriez vouloir taguer automatiquement une transaction avec un département spécifique afin de suivre plus facilement les dépenses du département. Vous pouvez le faire en ajoutant une condition basée sur l’Utilisateur ou la Carte d’un utilisateur, puis en sélectionnant tous les utilisateurs ou cartes du département.

    Lors de la configuration de vos conditions, vous pouvez choisir parmi :

    • Utilisateur
    • Carte d’utilisateur
    • Carte entreprise
    • Catégorie commerçant
    • Nom du commerçant

    WC_Configure_Autotags_SetConditionsAnnotated_202504_EN.webp

Astuce : Vous n’êtes pas limité à une seule condition. Vous pouvez en combiner plusieurs en sélectionnant Ajouter une condition. Vous pouvez ensuite choisir si la règle doit correspondre à *toutes* les conditions ou à *n’importe laquelle* des conditions. Si vous choisissez « N’importe laquelle », cela signifie que même si vous définissez cinq conditions, la transaction sera taguée dès qu’une seule d’entre elles est satisfaite.
  1. Ensuite, vous devez choisir les éléments de liste qui doivent être appliqués à la transaction lorsque vos conditions sont remplies. Sélectionnez Choisir dans les listes.
    WC_Configure_Autotags_ChooseFromListsAnnotated_202504_EN.webp
  2. Sélectionnez la liste puis choisissez l’élément que vous souhaitez appliquer à la transaction.
    WC_Configure_Autotags_ListItemsAnnotated_202504_EN.webp
Note : Vous pouvez ajouter plusieurs éléments de liste, mais vous ne pouvez sélectionner qu’un seul élément par liste.
  1. Entrez un nom pour la règle Autotag.
    WC_Configure_Autotags_RuleNameAnnotated_202504_EN.webp
  2. Sélectionnez Enregistrer.
Note : Lorsqu’une nouvelle règle est créée, elle est activée par défaut. Vous pouvez la désactiver à tout moment à l’aide du bouton bascule.

WC_Configure_Autotags_EnableToggleAnnotated_202504_EN.webp

Modifier des règles Autotags

  • Connectez-vous à la web app.
  • Dans le menu de gauche, sélectionnez Configurer > Autotags.
  • Pour modifier les conditions ou éléments de liste d’une règle, sélectionnez-la dans la liste. Vous pourrez ensuite enregistrer vos modifications.
    WC_Configure_Autotags_SaveAnnotated_202504_EN.webp
  • Pour activer ou désactiver une règle Autotag, sélectionnez le bouton bascule.
  • Pour supprimer la règle, sélectionnez l’icône de suppression.
    WC_Configure_Autotags_EnableToggleAndDeleteAnnotated_202504_EN.webp

Exemples d’utilisation d’Autotags

Frais de déplacement

Condition : La catégorie commerçant est l’une des suivantes (sélectionnez Transport et Voyage) 
Action : Assigner un élément nommé « Voyage » ou « T&E ».

Carte entreprise à objectif spécifique

Condition : La carte d’utilisateur est l’une des suivantes (sélectionnez des utilisateurs) 
Action : Assigner un élément nommé selon l’objectif, par ex. Fournitures de bureau ou Événement X.

Attribution par département 

Condition : L’utilisateur est l’un des suivants (sélectionnez des utilisateurs) 
Action : Assigner un élément correspondant au département, par ex. Ventes.

Autotags automatise vos processus financiers en enrichissant les transactions avec les données essentielles à votre entreprise. Autotags peut appliquer automatiquement les catégories de dépenses, taux de TVA et éléments de liste selon les règles que vous définissez.

Cela aide votre équipe financière à maintenir des données propres et cohérentes, sans effort manuel. Cela réduit également la charge de travail des employés lors du tagging de leurs dépenses, car de nombreux champs sont déjà pré-remplis.

En configurant Autotags selon les besoins de reporting de votre entreprise, vous vous assurez que davantage de transactions arrivent correctement catégorisées dès la première fois. Cela accélère la réconciliation et améliore la visibilité financière.

Créer une nouvelle règle Autotag

Qui : Super admin, Admin, Comptable
  1. Connectez-vous à la web app.
  2. Depuis le menu de navigation, sélectionnez Configurer > Paramètres des transactions.
  3. Cliquez sur l’onglet Autotags.
  4. Sélectionnez Créer une règle.
    WC_TransactionSettings_Autotags_TagsListSingle_202512_Surface_EN (1).png

  5. Vous devez maintenant définir les règles d’attribution des tags. Par exemple, vous pouvez vouloir attribuer automatiquement un département à une transaction pour en suivre les dépenses. Cela peut se faire en ajoutant une condition pour Utilisateur ou Carte d’utilisateur, puis en sélectionnant tous les utilisateurs ou cartes du département.

    Lors de la configuration de vos conditions, vous pouvez choisir parmi :

    • Utilisateur
    • Carte d’utilisateur
    • Carte entreprise
    • Catégorie commerçant
    • Nom du commerçant

    WC_TransactionSettings_Autotags_TagsListNew_202512_Surface_EN.png

Astuce : Vous n’êtes pas limité à une seule condition. Vous pouvez en combiner plusieurs en sélectionnant Ajouter une condition. Vous pouvez ensuite choisir si la règle doit satisfaire toutes les conditions ou une seule d’entre elles. Avec « Une seule », la transaction sera taguée dès qu’une condition est satisfaite.
  1. Sélectionnez Suivant.
  2. Vous pouvez maintenant décider comment les transactions doivent être taguées. Sélectionnez Ajouter des autotags. 
    WC_TransactionSettings_Autotags_AddtagAnnotated_202512_Surface_EN.png

  3. Choisissez l’onglet correspondant et sélectionnez les éléments à appliquer automatiquement aux transactions. Vous pouvez choisir parmi :

    • Catégories de dépenses
    • Taux de TVA
    • Éléments de liste

    WC_TransactionSettings_Autotags_TagsTabsAnnotated_202512_Surface_EN.png

Note : Vous pouvez appliquer automatiquement plusieurs types d’éléments, comme une catégorie de dépense, un taux de TVA et un élément de liste, mais vous ne pouvez sélectionner qu’un seul élément par catégorie.
  1. Une fois votre sélection terminée, sélectionnez Confirmer.
    WC_TransactionSettings_Autotags_TagsTabsAnnotated_202512_Surface_EN (1).png
  2. Vous pourrez maintenant vérifier vos paramètres d’autotag. Lorsque vous êtes satisfait, sélectionnez Confirmer.

Modifier, désactiver ou supprimer des règles Autotag

Qui : Super admin, Admin, Comptable

Modifier une règle Autotag

  1. Connectez-vous à la web app.
  2. Depuis le menu de navigation, sélectionnez Configurer > Paramètres des transactions.
  3. Cliquez sur l’onglet Autotags.
  4. Sélectionnez l’icône Modifier à côté de la règle que vous souhaitez modifier. Vous la trouverez dans la colonne Actions.
    WC_TransactionSettings_Autotags_TagsEditAnnotated_202512_Surface_EN.png
  5. Effectuez vos modifications, examinez-les et sélectionnez Confirmer pour les enregistrer.

Activer/désactiver une règle Autotag

Lorsque vous créez une nouvelle règle Autotag, elle est activée par défaut, mais vous pouvez la désactiver à tout moment.

  1. Connectez-vous à la web app.
  2. Depuis le menu de navigation, sélectionnez Configurer > Paramètres des transactions.
  3. Cliquez sur l’onglet Autotags.
  4. Sélectionnez le bouton bascule à côté de la règle que vous souhaitez activer ou désactiver. Vous le trouverez dans la colonne Activée.
    WC_TransactionSettings_Autotags_TagsEnabledToggleAnnotated_202512_Surface_EN.png

Supprimer une règle Autotag

  1. Connectez-vous à la web app.
  2. Depuis le menu de navigation, sélectionnez Configurer > Paramètres des transactions.
  3. Cliquez sur l’onglet Autotags.
  4. Sélectionnez l’icône de suppression à côté de la règle que vous souhaitez retirer. Vous la trouverez dans la colonne Actions.
    WC_TransactionSettings_Autotags_TagsDeleteAnnotated_202512_Surface_EN.png
  5. Confirmez en sélectionnant Supprimer.

Exemples d’utilisation d’Autotags

Frais de déplacement

Condition : La catégorie commerçant est l’une des suivantes (sélectionnez Transport et Voyage) 
Action : Assigner un élément nommé « Voyage » ou « T&E ».

Carte entreprise à objectif spécifique

Condition : La carte d’utilisateur est l’une des suivantes (sélectionnez des utilisateurs) 
Action : Assigner un élément nommé selon l’objectif, par ex. Fournitures de bureau ou Événement X.

Attribution par département

Condition : L’utilisateur est l’un des suivants (sélectionnez des utilisateurs) 
Action : Assigner un élément correspondant au département, par ex. Ventes.

Disponibilité

Qui : Super admin, Admin, Comptable
Formule : Unlimited
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