La fonctionnalité Demandes permet aux utilisateurs de Soldo de demander l'autorisation d'utiliser l'argent de l'entreprise.
Contenu de l'article
Dans cet article d'aide, vous découvrirez comment configurer des autorisations permettant aux utilisateurs d'approuver des demandes.
Remarque : afin d'approuver des demandes, l'utilisateur doit également être autorisé à créer un achat. Cliquez ici pour savoir comment configurer des autorisations pour les achats.
Points à retenir
En tant qu'utilisateur administrateur, n'oubliez pas que les personnes qui doivent faire une demande pour utiliser l'argent de l'entreprise ne sont pas forcément des utilisateurs réguliers de Soldo. Il est donc important que vous pensiez à bien les configurer sur Soldo, afin qu'elles puissent déposer des demandes.
Les personnes qui utilisent la fonctionnalité Demandes pourront retrouver leur demande dans la section « Demandes » de leur compte Soldo. Par défaut, toute personne disposant d'un compte Soldo peut déposer une demande.
Bref résumé de qui peut faire quoi
Par défaut, qui peut approuver une demande ?
Les super administrateurs et les administrateurs.
Qui peut autoriser d'autres utilisateurs de Soldo à approuver des demandes ?
Les super administrateurs uniquement.
Par défaut, qui peut consulter toutes les demandes déposées par le personnel de l'entreprise dans la section « Demandes » ?
Les super administrateurs et les administrateurs.
Qui dispose de l'accès permettant de supprimer une demande ?
L'utilisateur qui a fait la demande peut la supprimer, mais uniquement avant qu'elle ait été approuvée/refusée par l'approbateur. Lorsqu'un approbateur reçoit une demande, il a la possibilité de l'approuver, de la refuser ou de se prononcer plus tard le temps qu'une décision soit prise.
Configuration des autorisations pour les super administrateurs (demandes)
Les super administrateurs et les administrateurs ont accès à l'approbation des demandes par défaut, mais pas les autres utilisateurs de Soldo.
Lorsqu'ils configurent les autorisations d'un utilisateur sur Soldo, les super administrateurs peuvent lui donner accès à l'approbation des demandes déposées par d'autres utilisateurs de Soldo. Voici comment procéder…
Dans la section « Configurer » du menu de gauche, sélectionnez « Autorisations ».
Pour donner à quelqu'un l'autorisation d'approuver des demandes, il faut que son « rôle » le lui permette. Ici, deux options s'offrent à vous :
La première est de créer un rôle, de le configurer, puis de l'attribuer à certaines personnes.
La seconde consiste à modifier un rôle personnalisé existant. Les autorisations de ce rôle s'appliqueront alors à toutes les personnes à qui il est actuellement attribué. Cependant, vous ne pouvez pas modifier les rôles standards existants (ceux à côté desquels figure un cadenas).
Option 1 : ajouter un nouveau rôle
Pour attribuer un nouveau rôle à quelqu'un, sélectionnez « Ajouter un rôle ». À cette étape, vous choisissez un nom pour ce rôle, qui peut être, par exemple, « Approbateur de demandes et créateur d'achats ». Vous pouvez ensuite le configurer à l'aide des options listées dans les sous-catégories.
Faites défiler la liste jusqu'aux options « Achats et demandes ». Assurez-vous alors de bien activer, au minimum, les options « Peut approuver/refuser les demandes » et « Peut créer des achats » (une coche verte doit figurer à côté de l'option).
Remarque : pour pouvoir approuver/refuser les demandes, l'utilisateur doit aussi pouvoir créer des achats. Vous êtes la seule personne à pouvoir décider de lui donner également l'autorisation d'envoyer des demandes (nous vous recommandons d'activer cette option, afin que l'utilisateur puisse profiter de la gamme complète des fonctionnalités).
Remontez maintenant dans la liste jusqu'aux options « Utilisateurs ». Vérifiez que l'option « Peut avoir accès à la liste des utilisateurs » est activée (elle doit être cochée).
Remarque : activer ce paramètre permet à la personne autorisée de voir les utilisateurs sur Soldo. Elle peut ainsi approuver/refuser une demande ou attribuer un achat à un utilisateur de Soldo. Il est essentiel que les créateurs d'achats et les approbateurs de demandes puissent voir tous les utilisateurs de Soldo pour lesquels ils gèrent ces tâches.
Ensuite, il est important que l'utilisateur autorisé puisse voir, au minimum, un portefeuille d'entreprise ou un portefeuille principal. Par conséquent, remontez dans la liste jusqu'aux options « Portefeuille d'entreprise » et « Portefeuilles principaux ». Là, assurez-vous de cocher au moins la première option d'une des deux rubriques : « Peut avoir accès à la liste des portefeuilles d'entreprise » ou « Peut avoir accès à la liste des portefeuilles principaux ». Si vous souhaitez que l'utilisateur ait accès aux deux, activez les deux.
Remarque : il est indispensable que les créateurs d'achats et les approbateurs de demandes puissent consulter au moins un portefeuille d'entreprise ou un portefeuille principal sur Soldo. En effet, ils doivent pouvoir accéder à une source de financement afin de l'affecter à un achat ou à une demande.
Pour attribuer ce nouveau rôle à une personne, accédez à la section « Utilisateurs » de Soldo, sélectionnez l'un des utilisateurs répertoriés, puis sélectionnez l'onglet « Autorisations ».
Activez l'option « Responsable » à l'aide du bouton bascule : celui-ci devient vert et affiche une coche verte.
Cliquez ensuite sur la flèche vers le bas pour développer la zone « Responsable ». Dans le menu déroulant « Quel type », vérifiez que le rôle que vous avez créé précédemment dans la section « Configurer > Autorisations » (par exemple, un rôle « Approbateur de demandes et créateur d'achats ») est sélectionné.
Par ailleurs, l'ensemble de ressources que l'utilisateur peut voir et gérer sur Soldo (par exemple, « Mon périmètre de responsabilités ») doit être sélectionné dans le menu déroulant « A accès à ».
Option 2 : modifier un rôle personnalisé existant
Les super administrateurs peuvent modifier les rôles personnalisés existants pour permettre aux utilisateurs d'approuver les demandes et de créer des achats. Toutefois, n'oubliez pas que si vous modifiez les paramètres d'un rôle, cela modifiera les autorisations de toutes les personnes auxquelles ce rôle est actuellement attribué sur Soldo.
Vous ne pouvez pas modifier les rôles standards existants (ceux à côté desquels figure un cadenas).
Sélectionnez l'un des rôles personnalisés existants dans la liste pour ouvrir la liste des sous-catégories d'options.
Faites défiler la liste jusqu'aux options « Achats et demandes ».
Le reste des étapes de configuration est identique à la procédure détaillée ci-dessus dans l'option 1. Veuillez donc suivre les instructions de configuration de l'option 1 à partir de ce point.
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Comment configurer des autorisations pour les achats ?
Remarque : afin d'approuver des demandes, l'utilisateur doit également être autorisé à créer un achat.
Cliquez ici pour savoir comment configurer des autorisations pour les achats.