La fonctionnalité Achats permet de créer une carte virtuelle à usage unique pour un utilisateur de Soldo, afin qu'il puisse effectuer des achats avec l'argent de l'entreprise.
Contenu de l'article
Dans cet article d'aide, vous découvrirez comment configurer des autorisations permettant aux utilisateurs de créer des achats.
Points à retenir
En tant qu'utilisateur administrateur, n'oubliez pas que les personnes qui doivent effectuer un achat ne sont pas forcément des utilisateurs réguliers de Soldo. Il est donc important que vous pensiez à bien les configurer sur Soldo, afin qu'elles puissent effectuer des achats.
Les bénéficiaires qui utilisent la fonctionnalité Achats pourront consulter leur transaction d'achat dans la section « Achats » de leur compte Soldo (car il est peu probable qu'ils aient accès au portefeuille d'où proviennent les fonds ayant financé l'achat).
Bref résumé de qui peut faire quoi
Par défaut, qui peut créer des achats ?
Les super administrateurs et les administrateurs.
Qui peut autoriser d'autres utilisateurs de Soldo à créer des achats ?
Les super administrateurs uniquement.
Par défaut, qui peut consulter tous les achats effectués par le personnel de l'entreprise dans la section « Achats » ?
Les super administrateurs et les administrateurs.
Qui dispose de l'accès permettant de supprimer un achat ?
Les super administrateurs et les administrateurs par défaut. Seules les personnes pouvant créer des achats peuvent supprimer des achats.
Configuration des autorisations pour les super administrateurs (achats)
Les super administrateurs et les administrateurs ont accès à la création d'achats par défaut, mais pas les autres utilisateurs de Soldo.
Lorsqu'ils configurent les autorisations d'un utilisateur sur Soldo, les super administrateurs peuvent lui donner accès à la création d'achats. Voici comment procéder…
Dans la section « Configurer » du menu de gauche, sélectionnez « Autorisations ».
Pour donner à quelqu'un l'autorisation de créer et de gérer des achats, il faut que son « rôle » le lui permette. Ici, deux options s'offrent à vous :
La première est de créer un rôle, de le configurer, puis de l'attribuer à certaines personnes.
La seconde consiste à modifier un rôle personnalisé existant. Les autorisations de ce rôle s'appliqueront alors à toutes les personnes à qui il est actuellement attribué. Cependant, vous ne pouvez pas modifier les rôles standards existants (ceux à côté desquels figure un cadenas).
Option 1 : ajouter un nouveau rôle
Pour attribuer un nouveau rôle à quelqu'un, sélectionnez « Ajouter un rôle ». À cette étape, vous choisissez un nom pour ce rôle, qui peut être, par exemple, « Créateur d'achats ». Vous pouvez ensuite le configurer à l'aide des options listées dans les sous-catégories.
Faites défiler la liste jusqu'aux options « Achats et demandes ». Activez alors, au minimum, l'option « Peut créer des achats » (une coche verte doit figurer à côté de l'option).
Remarque : une personne peut uniquement être autorisée à créer des achats. Vous êtes la seule personne à pouvoir décider de lui donner également l'autorisation d'envoyer des demandes et d'approuver/refuser des demandes (nous vous recommandons d'activer ces deux options, afin que l'utilisateur puisse profiter de la gamme complète des fonctionnalités).
Remontez maintenant dans la liste jusqu'aux options « Utilisateurs ». Vérifiez que l'option « Peut avoir accès à la liste des utilisateurs » est activée (elle doit être cochée).
Remarque : activer ce paramètre permet à la personne autorisée de voir les utilisateurs sur Soldo. Elle peut ainsi attribuer un achat à un utilisateur de Soldo. Il est essentiel que les créateurs d'achats et les approbateurs de demandes puissent voir tous les utilisateurs de Soldo pour lesquels ils gèrent ces tâches.
Ensuite, il est important que l'utilisateur autorisé puisse voir, au minimum, un portefeuille d'entreprise ou un portefeuille principal. Par conséquent, remontez dans la liste jusqu'aux options « Portefeuille d'entreprise » et « Portefeuilles principaux ». Là, assurez-vous de cocher au moins la première option d'une des deux rubriques : « Peut avoir accès à la liste des portefeuilles d'entreprise » ou « Peut avoir accès à la liste des portefeuilles principaux ». Si vous souhaitez que l'utilisateur ait accès aux deux, activez les deux.
Remarque : il est indispensable que les créateurs d'achats et les approbateurs de demandes puissent consulter au moins un portefeuille d'entreprise ou un portefeuille principal sur Soldo. En effet, ils doivent pouvoir accéder à une source de financement afin de l'affecter à un achat ou à une demande.
Pour attribuer ce nouveau rôle à une personne, accédez à la section « Utilisateurs » de Soldo, sélectionnez l'un des utilisateurs répertoriés, puis sélectionnez l'onglet « Autorisations ».
Activez l'option « Responsable » à l'aide du bouton bascule : celui-ci devient vert et affiche une coche verte.
Cliquez ensuite sur la flèche vers le bas pour développer la zone « Responsable ». Dans le menu déroulant « Quel type », vérifiez que le rôle que vous avez créé précédemment dans la section « Configurer > Autorisations » (par exemple, un rôle « Créateur d'achats ») est sélectionné.
Par ailleurs, l'ensemble de ressources que l'utilisateur peut voir et gérer sur Soldo (par exemple, « Mon périmètre de responsabilités ») doit être sélectionné dans le menu déroulant « A accès à ».
Option 2 : modifier un rôle personnalisé existant
Les super administrateurs peuvent modifier les rôles personnalisés existants pour permettre aux utilisateurs de créer des achats. Toutefois, n'oubliez pas que si vous modifiez les paramètres d'un rôle, cela modifiera les autorisations de toutes les personnes auxquelles ce rôle est actuellement attribué sur Soldo.
Vous ne pouvez pas modifier les rôles standards existants (ceux à côté desquels figure un cadenas).
Sélectionnez l'un des rôles personnalisés existants dans la liste pour ouvrir la liste des sous-catégories d'options.
Faites défiler la liste jusqu'aux options « Achats et demandes ».
Le reste des étapes de configuration est identique à la procédure détaillée ci-dessus dans l'option 1. Veuillez donc suivre les instructions de configuration de l'option 1 à partir de ce point.
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Le conseil de Soldo
Pour tirer le meilleur parti de la fonctionnalité Achats, organisez vos achats en les regroupant au même endroit. Pour cela, créez un portefeuille d'entreprise dédié aux achats.
Comment configurer des autorisations pour les demandes ?
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