Qu’est-ce que la fonctionnalité de validation des notes de frais ?
Cette nouvelle fonctionnalité permet aux équipes financières de suivre et de valider toutes les dépenses professionnelles effectuées avec une carte Soldo.
Comment puis-je configurer et commencer à utiliser la fonctionnalité de validation des dépenses ?
Pour commencer à utiliser la fonctionnalité de validation des notes de frais, vous devez suivre les étapes suivantes :
- Connectez-vous à la console web Soldo
- Dans le menu latéral gauche, cliquez sur ‘Notes de frais’, et ensuite sur 'Analyse'
- Sélectionnez une date de départ (jusqu’à 90 jours avant la date à laquelle vous avez commencé à utiliser la fonctionnalité de gestion des notes de frais dans Soldo).
- Sélectionnez les types de cartes pour lesquels vous voulez que les notes de frais puissent être approuvées.
- Ajoutez votre politique d’entreprise en matière de notes de frais
- Confirmez vos paramètres et activez la fonctionnalité de gestion des notes de frais
Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Les super administrateurs, les administrateurs et les comptables peuvent activer la fonctionnalité de gestion des notes de frais. Ils peuvent aussi passer en revue, valider ou rejeter les notes de frais ou autoriser les managers à contrôler et approuver les dépenses de leur équipe.
Comment donner le pouvoir de valider les notes de frais ?
Pour définir qui est habilité à valider les notes de frais :
- Allez dans Configurer dans le menu de gauche
- Cliquez sur Autorisations
- Recherchez le nom des personnes que vous souhaitez autoriser
- Descendez jusqu’à la section Notes de frais où vous aurez 3 options. Là, vous pourrez donner accès à la gestion des notes de frais et permettre aux personnes de votre choix de les valider.
Si vous avez défini des rôles personnalisés et que vous souhaitez permettre à ces personnes de valider les notes de frais, le processus sera le même.
Les managers peuvent-ils solliciter les utilisateurs ?
Oui, ils peuvent envoyer des relances sous forme de notifications aux membres de leur équipe pour leur demander d’attacher en pièce jointe les justificatifs manquants (à photographier).
Que signifie « notes de frais non-attribuées » ?
Quand le paiement a été effectué avec une carte d’entreprise partagée entre plusieurs employés, la note de frais est non attribuée.
Dans ce cas, le paiement ne sera pas attribué automatiquement. L’attribution à un employé en particulier devra se faire manuellement.
Cette fonctionnalité est-elle disponible partout ?
Oui, cette fonctionnalité est disponible où que vous soyez.