Soldo facilite la demande et l’accès aux fonds pour les collaborateurs ayant des besoins professionnels spécifiques comme des achats en ligne, des sessions de formation ou des déplacements ponctuels. C’est là que les demandes et les dépenses pré-approuvées entrent en jeu.
Ces fonctionnalités offrent à votre équipe de la flexibilité et un meilleur contrôle des dépenses, tout en garantissant que toutes les transactions respectent les politiques de l’entreprise.
Qu’est-ce qu’une dépense pré-approuvée ?
Une dépense pré-approuvée vous permet d’accorder un accès temporaire à des fonds de l’entreprise à un collaborateur, sans lui attribuer de carte utilisateur classique ni d’accès partagé à une carte d’entreprise. C’est un moyen simple de gérer les dépenses ponctuelles ou occasionnelles tout en gardant le contrôle du budget.
Vous déterminez le montant qu’il peut dépenser et la manière dont il peut l’utiliser. Selon votre formule, vous pouvez :
- Attribuer une carte virtuelle temporaire avec une limite de dépenses fixée
- Définir un nombre maximal de transactions
- Autoriser le paiement par virement bancaire si vous disposez de l’extension Accès aux virements bancaires
Comment fonctionnent les cartes virtuelles temporaires pour les dépenses pré-approuvées ?
Une carte virtuelle temporaire est une carte numérique créée dans un but professionnel précis. Elle inclut :
- Un solde pré-approuvé (les utilisateurs ne peuvent pas dépasser le montant autorisé)
- Une limite de transactions (entre 1 et 10)
- Une désactivation automatique une fois la dépense effectuée ou à l’expiration de la carte
Les cartes virtuelles temporaires peuvent être utilisées pour des paiements en ligne et sont particulièrement adaptées pour :
- Les collaborateurs qui n’ont pas besoin d’une carte utilisateur régulière
- Des achats ponctuels ou exceptionnels
- Des situations nécessitant de la flexibilité tout en gardant une gestion sécurisée des fonds de l’entreprise
Toutes les formules Soldo incluent l’accès aux dépenses pré-approuvées. Si vous avez souscrit à la formule Plus ou Unlimited, les collaborateurs peuvent aussi soumettre une demande pour approbation avant l’émission de la carte.
Qu’est-ce qu’une demande ?
Les demandes sont le moyen pour les collaborateurs de solliciter l’utilisation de fonds de l’entreprise. Vous gardez le contrôle en examinant et en approuvant chaque demande avant que les fonds ne soient attribués. Selon votre formule Soldo, les demandes peuvent inclure :
- Des cartes virtuelles temporaires avec un montant défini et un nombre limité de transactions
- Des demandes de rechargement d’une carte Soldo existante
- Des demandes de virement bancaire (avec l’extension Accès aux virements bancaires)
- Des demandes de voyage professionnel avec détails des frais (selon les formules)
Avec la formule Unlimited, les Super administrateurs peuvent également configurer des flux de demande personnalisés. Vous décidez qui peut soumettre une demande et qui peut l’approuver, offrant ainsi une flexibilité totale adaptée à vos processus internes.