Qu'est-ce que la gestion des notes de frais ?
La gestion des notes de frais est une sous-catégorie de la gestion des dépenses et concerne le suivi et le contrôle des dépenses des employés.
Que puis-je faire avec les fonctionnalités de gestion des notes de frais de Soldo ?
Avec nos nouvelles fonctionnalités, vous pouvez :
- Examiner, suivre et approuver toutes les notes de frais de l'entreprise, même pour les achats personnels.
- Étiqueter automatiquement les notes de frais avec des catégories personnalisées et classer les transactions en tant que notes de frais d'entreprise ou personnelles.
- Définir des limites de politique de dépenses, en créant un profil de politique de dépenses qui reflétera la politique de votre entreprise, afin de mettre en évidence et de signaler toutes les transactions qui ne sont pas conformes aux règles de l'entreprise.
- Diviser une transaction unique en plusieurs transactions, afin d'attribuer les bons montants aux bons employés.
- Obtenir un rapport de remboursement qui décrit les fonds qui doivent être remboursés aux employés et tout montant qui a dépassé les limites de votre politique de dépenses.
- Télécharger un document PDF officiel où vous pouvez ajouter les signatures de l'utilisateur et de l'approbateur.
Qui peut utiliser ces fonctionnalités ?
Tout collaborateur de l'entreprise ayant accès au compte Soldo peut utiliser les capacités de gestion des notes de frais avec des responsabilités différentes, en fonction de son profil :
Super Admin/Admin : configurer la fonctionnalité « Examen des notes de frais », accorder l'autorisation de vérifier et d'approuver les notes de frais, donner à d'autres personnes l'accès pour approuver/rejeter ou demander des informations sur les transactions, modifier les notes de frais des employés, configurer des profils de politique de dépenses, ajouter des notes de frais personnelles, configurer des catégories de notes de frais, diviser les transactions, télécharger des rapports dans différents formats et des demandes de remboursement des notes de frais au format PDF.
Comptable : visualiser et enrichir ses propres notes de frais et celles des employés, ajouter ses notes de frais personnelles, catégoriser ses notes de frais, diviser ses transactions, télécharger des rapports dans différents formats et des notes de frais au format PDF.
Responsable hiérarchique : visualiser ses propres notes de frais et celles de certains employés, enrichir ses transactions, approuver/rejeter ou demander des informations sur les transactions pour les notes de frais de certains employés, ajouter ses notes de frais personnelles, classer ses notes de frais, diviser ses transactions.
Employé : l'employé peut visualiser et enrichir ses transactions, ajouter ses notes de frais personnelles, classer ses notes de frais par catégorie et diviser ses transactions.
Comment puis-je examiner, suivre et approuver toutes les notes de frais de l'entreprise ?
Voir «Comment configurer la fonctionnalité d'examen des notes de frais ?» section.
Comment ajouter des notes de frais personnelles ?
Pour ajouter une note de frais personnelle :
- Choisissez la section « Utilisateurs » dans la plateforme.
- Cliquez sur « Transactions », puis sur « Ajouter une transaction » dans le coin supérieur droit.
- Remplissez les informations relatives à la transaction avec la valeur, la date, l'heure, le commerçant et les informations demandées, puis ajoutez le reçu de la note de frais et confirmez.
- Vos notes de frais personnelles seront désormais visibles dans la liste complète de vos transactions.
Comment créer des catégories de note de frais ?
Si vous êtes super administrateur ou administrateur, procédez comme suit pour créer des catégories de note de frais :
- Choisissez la section « Configurer » dans la plateforme.
- Cliquez sur « Classification comptable », puis sur « Catégorie de note de frais » en haut de la page.
- Cliquez dans la liste pour consulter toutes les catégories de note de frais que vous avez déjà configurées.
- Si vous n'avez jamais ajouté de catégorie de note de frais ou si vous souhaitez en ajouter d'autres, cliquez sur « Créer une liste » dans le coin supérieur droit.
- Remplissez les « Informations générales », y compris le code, la TVA et le nom de la catégorie, puis cliquez sur « Suivant ».
- Dans « Règles », vous pouvez définir des règles MCC pour attribuer automatiquement votre catégorie de note de frais à des transactions spécifiques, cliquez sur « Suivant ».
- Sur la page « Examen », prenez un moment pour examiner et vérifier que tout est correct.
- Cliquez sur « Confirmer » et voilà, c'est fait. Vos catégories de notes de frais sont prêtes pour classer automatiquement vos transactions.
Comment définir un profil de politique de dépenses ?
Si vous êtes un super administrateur ou un administrateur, procédez comme suit pour définir un profil de politique de dépenses :
- Choisissez la section « Configurer ».
- Cliquez sur « Politiques de note de frais », puis sur « Créer une politique de note de frais » au milieu de la page.
- Remplissez les informations générales telles que le titre et la description du profil de la politique de dépenses, puis ajoutez la politique de note de frais de votre entreprise et cliquez sur « Suivant ».
- Sur la page « Allocation », vous pouvez commencer par configurer un montant maximum de dépenses pour chaque catégorie de note de frais, cliquez sur « Suivant ».
- Cliquez sur « Ajouter un utilisateur » et choisissez les utilisateurs que vous souhaitez ajouter et auxquels vous voulez attribuer des limites profilées des dépenses, puis cliquez sur « Suivant ».
- Sur la page « Examen », prenez un moment pour examiner et vérifier que tout est correct.
- Cliquez sur « Confirmer » et voilà, c'est fait. Votre profil de politique de dépenses est prêt à intercepter, mettre en évidence et signaler automatiquement toutes les transactions hors politique.
Que sont les indemnités de politique de dépenses ?
Les indemnités de politique de dépenses vous permettent de définir des règles de dépenses granulaires pour les employés afin de déterminer le montant d'argent de l'entreprise qu'ils peuvent dépenser dans différentes catégories, telles que les repas, les déplacements ou l'hébergement. Des limites peuvent être appliquées à différentes catégories de dépenses, par montant de transaction individuelle, par dépense quotidienne ou par indemnité par nuit. Toutes les dépenses qui dépassent la politique de l'entreprise peuvent être identifiées dans les rapports.
Comment puis-je diviser une seule transaction ?
Pour diviser une seule transaction :
- Choisissez la section « Utilisateurs ».
- Cliquez sur «Transactions», puis sur la transaction que vous souhaitez diviser.
- Toutes les informations sur cette transaction apparaîtront sur le côté droit.
- Faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous voyiez « diviser la transaction » et commencez à créer une ligne pour chaque utilisateur à laquelle vous souhaitez attribuer une partie de la note de frais.
- Remplissez les noms d'utilisateur et les montants que vous souhaitez attribuer à chaque employé, puis cliquez sur « Enregistrer ».
- Maintenant, dans le détail de la transaction, vous verrez comment la transaction a été divisée, avec les noms et les différents détails.
N'oubliez pas que les informations concernant le partage de la transaction ne seront visibles que dans les détails de la transaction et les rapports connexes, les employés ayant des montants attribués ne verront pas leur part attribuée dans la liste de leurs transactions.
Quels rapports sont disponibles pour les notes de frais ?
Les administrateurs ou les comptables peuvent télécharger des documents PDF, prêts à être signés par l'utilisateur et l'approbateur. Une fois les notes de frais approuvées, un rapport peut être créé pour chaque utilisateur. Vous pouvez également utiliser le rapport de la plateforme comptable pour voir l'état de chaque note de frais. Téléchargez les fichiers de rapport dans différents formats dans la section « Rapports ».
Où puis-je consulter les notes de frais des mois précédents ?
Toutes les notes de frais des employés sont conservées dans la section « Dépenses », sous la catégorie « Notes de frais », dans le menu du côté gauche de la console web. Vous y retrouverez la liste de tous vos documents et pourrez à tout moment télécharger les notes de frais de chacun de vos employés.
Les fonctionnalités dédiées à la gestion des notes de frais sont-elles disponibles pour tous les marchés ?
Oui, ces fonctionnalités sont disponibles sur tous les marchés où nous exerçons nos activités.