Cos’è un processo di revisione delle spese personalizzato?
Un processo di revisione delle spese personalizzato consente di gestire tutte le fasi che una spesa deve superare prima di essere approvata.
Con Soldo puoi creare flussi approvativi multilivello e personalizzare ogni passaggio in base alle tue esigenze. Sia i dipendenti che i responsabili dell'approvazione possono controllare lo stato di avanzamento di una spesa nel suo flusso approvativo, garantendo maggiore trasparenza a tutti i soggetti coinvolti.
Configurare un processo di revisione delle spese personalizzato all’interno di Soldo significa semplificare le approvazioni, assegnando al momento giusto il controllo di una spesa all’approvatore designato.
In che modo la configurazione di un processo di revisione delle spese personalizzato migliora la trasparenza e il controllo?
Con un processo di revisione delle spese personalizzato puoi creare flussi approvativi multilivello che ti garantiscono maggiore controllo sulle spese. I dipendenti e gli approvatori possono controllare facilmente lo stato di avanzamento di ogni spesa con una completa visibilità sull’intero flusso di approvazione. Questo significa che puoi visualizzare lo stato di completamento delle fasi precedenti, lo stato attuale e le fasi successive.
Aggiungere un processo di revisione delle spese personalizzato
In qualità di Super amministratore, puoi configurare un processo di revisione delle spese personalizzato accedendo alla sezione ‘Spese’.
1. Dal menu laterale sinistro, seleziona Revisione spese.
2. Seleziona Modifica.
3. Seleziona la scheda Processo di revisione.
4. Seleziona Aggiungi processo di revisione.
5. Successivamente, segui semplicemente i 4 passaggi per configurare il processo di revisione.
Passaggio 1: Aggiungi dettagli
Questo è importante per identificare il tuo processo di revisione personalizzato.
Passaggio 2: Scegli le condizioni
Definisci le condizioni che ogni spesa deve soddisfare. Se imposti più di una condizione, la spesa dovrà soddisfarle tutte per essere inclusa nel processo di revisione.
Passaggio 3: Scegli le fasi
Definisci le fasi da seguire per la revisione di una spesa. Ad esempio, chi dovrebbe essere il revisore in ogni fase? Un utente con un determinato ruolo? Un elenco specifico di utenti? Puoi impostare più fasi con revisori diversi in ciascuna di esse.
Passaggio 4: Rivedi
Prenditi un momento per verificare che tutte le informazioni fornite siano corrette.
6. Seleziona Conferma processo.
FAQ's
Quanti flussi approvativi multilivello posso aggiungere a un processo di revisione delle spese personalizzato?
Quanti ne vuoi! Puoi aggiungere un numero illimitato di flussi approvativi multilivello al tuo processo di revisione delle spese personalizzato. Puoi anche assegnare una priorità ai tuoi flussi di approvazione in modo che le condizioni di un flusso ad alta priorità abbiano la precedenza sulle altre.
Quali condizioni posso impostare per determinare se una spesa deve essere approvata attraverso più passaggi?
Puoi impostare le condizioni che una spesa deve soddisfare per essere inclusa in un flusso di approvazione multilivello. Puoi scegliere tra una serie di condizioni diverse, tra cui:
- Utenti
- Metodo di pagamento (carta aziendale o carta utente)
- Wallet (principale, aziendale)
- Liste
- Tipologia di spesa
- Categoria di spesa
Puoi aggiungere più condizioni selezionando Aggiungi condizione.
Se imposti più di una condizione, la spesa dovrà soddisfarle tutte per essere inclusa nel flusso di approvazione multilivello.
Se desideri rimuovere una condizione, seleziona semplicemente l'icona di rimozione (X) accanto alla condizione che vuoi eliminare.
Chi può approvare le spese in ogni fase di un processo di revisione delle spese personalizzato?
Le spese possono essere approvate da un singolo utente o uno specifico elenco di utenti, da un manager (impostato a livello di utente) o da chi ricopre un ruolo specifico (come SuperAdmin o Admin). Questa flessibilità di consente di assegnare il ruolo di approvatore sulla base della gerarchia aziendale.
È possibile assegnare più approvatori a un singolo passaggio di un processo di revisione delle spese personalizzato?
Sì, è possibile assegnare più approvatori a un solo passaggio di un processo di revisione delle spese personalizzato. In questo caso, è sufficiente che solo uno degli approvatori riveda e approvi la spesa prima che questa passi alla fase successiva del flusso approvativo.
Quali azioni possono essere intraprese sulle spese in ogni fase di un processo di revisione delle spese personalizzato?
Le spese possono essere approvate, parzialmente approvate (con un importo suggerito) o rifiutate in ogni fase di un processo di revisione delle spese personalizzato. Questo garantisce un processo decisionale efficiente e una gestione appropriata delle spese.
È possibile automatizzare i passaggi di un processo di revisione delle spese personalizzato in base a specifiche condizioni?
Sì, puoi automatizzare i passaggi di un processo di revisione delle spese personalizzato in base a specifiche condizioni, tra cui il valore della transazione o nel caso in cui siano state fornite le informazioni obbligatorie.
Le opzioni di automazione comprendono l'approvazione automatica, l'approvazione automatica solo per gli importi conformi a policy, e il rifiuto automatico.
Ad esempio, potresti personalizzare il processo di revisione delle spese in modo che le transazioni inferiori ai 20 € vengano approvate automaticamente in una determinata fase del processo qualora l’utente abbia allegato la ricevuta.