L’OCR funziona analizzando i pattern di chiaro e scuro su un documento per identificare determinate forme, quindi confrontando tali forme con i caratteri presenti in un database. Per ottenere i risultati migliori, le immagini devono essere nitide, con un elevato contrasto tra il testo e lo sfondo. Quando scatti una foto di una fattura o ricevuta:
- Usa un documento con uno sfondo chiaro, senza pieghe, linee o macchie d'inchiostro.
- Scatta la foto su una superficie piana e con uno sfondo neutro.
- Scatta la foto alla luce naturale.
- Disattiva il flash per evitare riflessi.
- Mantieni l’obiettivo parallelo ai bordi del documento e punta il centro del testo.
Una volta che la ricevuta o fattura è stata caricata nella transazione, l’OCR ne verifica la qualità e la coerenza e fornisce un feedback al dipendente:
- Se il feedback è positivo e l’icona è verde, il dipendente può procedere con la compilazione dei dettagli della transazione.
- Se il feedback è neutrale e l’icona è gialla, il dipendente dovrebbe verificare che l’allegato sia quello corretto per la spesa che sta inviando. Dovrebbe inoltre controllare che la qualità dell’allegato sia buona e che i dettagli sulla ricevuta o fattura siano chiaramente leggibili.
- Se il feedback è negativo e l’icona è rossa, questo indica che l’allegato non corrisponde alla transazione o che la qualità dell’immagine è scarsa. Il dipendente dovrebbe rimuovere l’allegato e caricarne uno nuovo.
L’OCR utilizza la ricevuta o la fattura per precompilare il campo dell’aliquota IVA nei dettagli della transazione. Il feedback viene mostrato direttamente sotto il campo:
- Se il feedback è positivo e l’icona è verde, l’OCR è sicuro del risultato. Il dipendente può procedere con la compilazione del resto dei dettagli della transazione.
- Se il feedback è neutrale e l’icona è gialla, l’OCR non è pienamente sicuro del risultato. Il dipendente dovrebbe verificare che le informazioni precompilate corrispondano alla ricevuta o fattura.
- Se il feedback è negativo e l’icona è rossa, l’OCR non è riuscito a estrarre l’aliquota IVA dalla ricevuta o fattura. Il dipendente deve inserirla manualmente cliccando “Seleziona aliquota IVA”.