Quali sono le best practice per l'utilizzo della funzione di riconoscimento ottico (OCR)?

Il funzionamento dell'OCR è basato sull’analisi dei pattern per identificare determinate forme e abbinarle a caratteri noti di un database. Per ottenere i migliori risultati, le immagini devono essere chiare con un contrasto elevato tra il testo e lo sfondo. Ecco qualche consiglio per catturare l’immagine di ricevute e fatture:

• Assicurati che il documento abbia uno sfondo chiaro e non presenti pieghe, linee o macchie di inchiostro
• Scatta una foto con uno sfondo sgombro su una superficie piana
• Scatta una foto alla luce naturale
• Tieni il flash spento per evitare l'abbagliamento
• Tieni l’inquadratura parallela ai bordi del documento e punta l’obiettivo verso il centro del testo

Una volta che la ricevuta o la fattura è stata caricata nella transazione, l'OCR ne verifica qualità e coerenza e fornisce un feedback al dipendente:

• Feedback positivo con l'icona del feedback in verde: il dipendente può procedere con la compilazione dei dettagli della transazione.
• Feedback neutro con l'icona del feedback in giallo: il dipendente deve verificare che l'allegato sia quello corretto per la spesa che sta inviando. Dovrebbe anche controllare che la qualità dell'allegato sia buona e che i dettagli sulla ricevuta o sulla fattura siano chiaramente visibili.
• Feedback negativo con l'icona del feedback in rosso: l'allegato non corrisponde alla transazione o la qualità dell'allegato è troppo scarsa. Il dipendente deve rimuovere l'allegato e caricarne uno nuovo.

L'OCR utilizza la ricevuta o la fattura per precompilare il campo dell'aliquota IVA nei dettagli della transazione. Il feedback verrà fornito direttamente sotto il campo:

• Feedback positivo con l'icona del feedback in verde: l'OCR è sicuro del risultato. Il dipendente può procedere con la compilazione del resto dei dettagli della transazione.
• Feedback neutro con l'icona del feedback in giallo: l'OCR non è sicuro del risultato. Il dipendente deve verificare che le informazioni precompilate corrispondano alla ricevuta o alla fattura.
• Feedback negativo con l'icona del feedback in rosso: l'OCR non è stato in grado di estrarre l'aliquota IVA dalla ricevuta o dalla fattura. Il dipendente deve inserirlo manualmente facendo clic su "Seleziona aliquota IVA".