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Puoi esaminare le spese nell'app web di Soldo o in mobilità con l'app mobile di Soldo. In questa guida scoprirai come accedere alla revisione delle spese per tenere traccia delle spese che hai inviato o approvare quelle di altri.
Suggerimento: Se conosci la versione precedente della revisione delle spese, clicca qui per vedere cosa è cambiato.
Tratteremo 3 scenari principali:
- Super admin che devono esaminare le spese e avere una panoramica completa di tutte le spese dell'azienda.
- Manager o responsabili che devono revisionare le spese del loro team.
- Dipendenti che devono tenere traccia delle spese che hanno inviato.
Esaminare le spese come Super admin
- Accedi all'app web.
- Vai alla sezione di revisione delle spese selezionando Revisione spese dal menu laterale sinistro.
Come Super admin, vedrai 3 schede principali:- Le mie spese - vedrai le tue spese e potrai controllare lo stato di revisione di ciascuna.
- Revisione - vedrai le spese che devi revisionare. Per impostazione predefinita, verranno mostrate solo le spese che devono essere revisionate ora.
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Tutte - potrai supervisionare il processo di revisione di tutte le spese dell'azienda, anche se non sei specificamente coinvolto nel processo di revisione.
- Per iniziare la revisione delle spese, seleziona la scheda Revisione.
Vedrai tutte le spese che devono essere revisionate ora. Puoi applicare filtri aggiuntivi per visualizzare le spese per una data specifica o per vedere tutte le spese in cui sei coinvolto nel processo di revisione. - Seleziona un utente dall'elenco per visualizzare le sue spese.
Consiglio: Le barre colorate ti danno una panoramica rapida dello stato attuale delle spese di ciascun utente, permettendoti di vedere facilmente se mancano dettagli obbligatori o se le spese sono pronte per la revisione. - Seleziona la spesa che vuoi revisionare.
- Esamina i dettagli della spesa e gli eventuali allegati, poi prendi la tua decisione selezionando Approva o Rifiuta.
Suggerimento: Puoi richiedere ulteriori informazioni prima di prendere la tua decisione selezionando Richiedi info. Potrai quindi inserire un messaggio personalizzato che verrà inviato direttamente all'utente. Per saperne di più sulla richiesta di informazioni, consulta questo articolo: Richiedi più informazioni durante la revisione delle spese
Esaminare più spese contemporaneamente come Super admin
Puoi esaminare ogni spesa singolarmente come descritto nella guida sopra oppure puoi prendere decisioni collettive su un gruppo di spese. Ecco come:
- Seleziona un utente dall'elenco per visualizzare le sue spese.
- Seleziona la casella accanto a ciascuna spesa che desideri esaminare.
- Puoi quindi Approvare, Rifiutare o Richiedere informazioni per tutte le spese selezionate.
Esaminare le spese come manager
Come manager o responsabile, puoi utilizzare la funzione di revisione delle spese sia nell'app web che in quella mobile per esaminare le spese assegnate a te.
Ecco come farlo nell'app web:
- Accedi.
- Passa al ruolo corretto.
Nota: Per una guida passo-passo su come cambiare ruolo nell'app web e mobile, consulta questo articolo: Come posso cambiare ruolo nell'app web e mobile? - Seleziona Revisione spese dal menu laterale sinistro.
Come Manager, vedrai 2 schede principali:
- Le mie spese - vedrai le tue spese e potrai controllare lo stato di revisione di ciascuna.
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Revisione - vedrai le spese che sei tenuto a esaminare. Per impostazione predefinita, verranno mostrate solo le spese che devono essere revisionate ora.
- Seleziona la scheda Revisione.
- Seleziona un utente dall'elenco per visualizzare le sue spese.
Consiglio: Le barre colorate ti permettono di avere una panoramica immediata dello stato attuale delle spese di ciascun utente, così potrai vedere facilmente se mancano dettagli obbligatori o se le spese sono pronte per la revisione. - Seleziona la spesa che vuoi revisionare.
- Esamina i dettagli della spesa e gli eventuali allegati, poi prendi la tua decisione selezionando Approva o Rifiuta.
Consiglio: Puoi richiedere maggiori informazioni prima di prendere una decisione selezionando Richiedi informazioni. Potrai quindi inserire un messaggio personalizzato che verrà inviato direttamente all'utente.
Monitorare le spese come dipendente
Come dipendente, puoi tenere traccia delle tue spese e verificare in che fase del processo di revisione si trovano. Questo è particolarmente utile se stai aspettando un rimborso per spese anticipate o per il rimborso chilometrico.
Per visualizzare e monitorare le tue spese nell'app web:
- Accedi.
- Dal menu laterale sinistro, seleziona Spese > Revisione spese.
- Vedrai le tue spese nella scheda Le mie spese. Puoi filtrare le spese per data, stato di approvazione o applicare ulteriori filtri.
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Seleziona una spesa dall'elenco per visualizzare i dettagli della transazione.
- Se vuoi vedere in quale fase del processo di revisione si trova la spesa, seleziona la scheda Processo di revisione.
Novità
La revisione delle spese è ora suddivisa in tre schede invece che per mesi:
- Le mie spese → Monitora le tue spese inviate
- Revisione → Visualizza le spese che devi approvare
- Tutte → Gli amministratori possono visualizzare tutte le spese aziendali
Questo aggiornamento rende il monitoraggio e l'approvazione delle spese più rapidi e chiari. L'aggiornamento è un miglioramento visivo e tutta la logica esistente della revisione delle spese rimane invariata. Per saperne di più sui nuovi miglioramenti visivi della disposizione delle schede, continua a leggere.
Nuovo layout delle schede
Scheda Le mie spese
- Visualizza le tue spese inviate.
- Monitora chi le sta revisionando e il loro stato.
Chi può vedere questa scheda?
Tutti gli utenti Soldo possono visualizzare la scheda Le mie spese. Questo significa che tutti gli utenti possono facilmente tenere traccia delle spese che hanno inviato.
Cosa puoi vedere in questa scheda?
Un elenco di transazioni individuali, comprese le spese anticipate e i rimborsi chilometrici.
Scheda Revisione
- Visualizza solo le spese assegnate a te per l'approvazione.
- Il filtro predefinito mostra solo le spese che richiedono revisione immediata.
- Regola i filtri per vedere revisioni passate o in sospeso.
Chi può vedere questa scheda?
Tutti gli utenti possono visualizzare la scheda Revisione, ma solo coloro a cui sono state assegnate spese da revisionare vedranno contenuti all'interno di essa. Questo include gli utenti con ruoli legati ai flussi di revisione delle spese o quelli a cui sono state assegnate spese specifiche da revisionare.
Cosa puoi vedere in questa scheda?
Un elenco di transazioni raggruppate per utente. Per impostazione predefinita, saranno visibili solo le spese che richiedono revisione immediata. Puoi anche scegliere di visualizzare le spese in fase di revisione ma non ancora assegnate a te selezionando il filtro: In fase di revisione.
Nota: Come Super admin, non vedrai tutte le spese da revisionare in questa scheda. Vedrai solo le spese assegnate a te.
Scheda Tutte
- Ottieni visibilità completa su tutte le spese.
- I Super admin possono intervenire e approvare/rifiutare qualsiasi transazione.
Chi può vedere questa scheda?
I Super admin e gli Admin possono vedere questa scheda, ottenendo così piena visibilità su tutte le spese, indipendentemente dal fatto che facciano parte del processo di revisione.
Cosa puoi vedere in questa scheda?
Vedrai un elenco di transazioni raggruppate per utente. I Super admin possono selezionare un utente per visualizzare le sue transazioni e poi scegliere transazioni individuali per intervenire nel processo di revisione delle spese.
Nota: Come Super admin, non puoi eseguire azioni di massa dalla scheda Tutte. Le azioni di massa sono disponibili solo per gli approvatori nella scheda Revisione.