Cosa sono le spese anticipate?
Le spese anticipate sono acquisti effettuati utilizzando un metodo di pagamento personale o un'altra carta aziendale non associata a Soldo. Questo può accadere quando un dipendente dimentica la propria carta Soldo o viaggia senza accesso a un dispositivo. Registrando queste transazioni in Soldo, le aziende possono tenere traccia di tutte le spese aziendali e garantire un rimborso rapido e preciso ai dipendenti.
I rimborsi per le spese anticipate possono essere gestiti utilizzando la funzionalità Bonifici. Per scoprire come rimborsare un dipendente tramite Bonifici, consulta questo articolo: Rimborsare i dipendenti per le transazioni anticipate.
Le transazioni anticipate seguono il processo di Revisione spese della tua azienda, come qualsiasi altra transazione. Per garantire che siano incluse, il flusso di lavoro di revisione spese deve contenere condizioni per:
- Metodo di pagamento personale
- Altro metodo aziendale
Queste condizioni devono essere impostate nella sezione "Condizioni" del tuo flusso di revisione. Per maggiori informazioni sull’aggiornamento dei flussi di lavoro, consulta Configurare il processo di revisione spese.
Chi può aggiungere transazioni anticipate?
Per impostazione predefinita, tutti gli utenti Soldo possono aggiungere una transazione anticipata se la funzionalità è attiva sull’account. Se utilizzi Ruoli personalizzati, assicurati di aggiungere il permesso "Può aggiungere transazioni" se desideri che gli utenti possano registrare spese anticipate.
Come aggiungere una transazione anticipata nella web app
- Accedi alla web app.
- Dal menu a sinistra, seleziona Utenti.
- Scegli il tuo nome dall’elenco.
- Vai alla scheda Transazioni.
- Seleziona Aggiungi transazione.
- Seleziona Spese anticipate.
- Compila i dettagli della transazione:
- Ricevuta (se disponibile)
- Data e ora
- Nome esercente
- Categoria di spesa (se applicabile)
- Importo e valuta
- Aliquota IVA (se applicabile)
- Metodo di pagamento: scegli tra Metodo di pagamento personale o Altro metodo aziendale
- Eventuali note rilevanti
- Seleziona Invia.
Nota: Se non hai una prova di pagamento, seleziona la casella “Non ho una prova di pagamento” e aggiungi una breve spiegazione nel campo note.
Come aggiungere una transazione anticipata nell'app mobile
Se hai accesso all’app mobile di Soldo, puoi registrare le tue spese anticipate direttamente dall’app mentre sei in movimento. Per scoprire come fare, consulta questo articolo: Spese anticipate