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Le note spese forniscono un riepilogo chiaro e scaricabile delle spese dei dipendenti che sono state revisionate come parte del processo di revisione spese. Questi report sono particolarmente utili per garantire la conformità, monitorare i costi aziendali e rimborsare i dipendenti per le spese sostenute per conto dell’azienda.
Cos’è una nota spese?
Una nota spese è un documento scaricabile che include un elenco categorizzato delle spese revisionate ed esportate di un specifico dipendente. Dopo aver scelto le transazioni da includere nella nota spese, potrai scaricarla dalla sezione Note spese. Le note spese contrassegnate come "Non elaborate" possono essere scaricate in formato PDF, XLSX o CSV. I report contrassegnati come "Elaborate" possono essere scaricati solo in formato PDF non modificabile.
Se una delle spese richiede un rimborso, potrai anche rimborsare i dipendenti direttamente dalla sezione Note spese. Per maggiori informazioni sui rimborsi, consulta questo articolo: Rimborsa i dipendenti per le transazioni anticipate di tasca propria.
Chi può generare le note spese?
Chiunque abbia il permesso di revisionare e generare le note spese, come Super admin, Admin, Leader e Contabili, può generare le note spese. Se utilizzi ruoli personalizzati, assicurati di aggiungere il permesso corretto ("Può visualizzare le spese da revisionare e generare le note spese") a ogni ruolo per cui vuoi abilitare la generazione delle note spese.
Come generare una nota spese per un dipendente
- Dal menu a sinistra, seleziona Spese > Revisione spese.
- Vai alla scheda Revisione.
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Seleziona l’utente le cui spese vuoi includere nel report.
- Seleziona la scheda Revisionate.
Nota: potrai esportare solo le transazioni già revisionate. Per maggiori informazioni sulla revisione spese, consulta questo articolo: Revisione spese.
- Spunta la casella accanto a ogni transazione che vuoi includere nella nota spese. Ogni transazione selezionata sarà inclusa in un singolo documento di nota spese.
- Seleziona Esporta.
- Fatto! Hai generato la nota spese. Le transazioni saranno spostate nella scheda Esportate e potrai scaricare la nota spese dalla sezione Note spese.
Come scaricare la nota spese in PDF
- Dal menu a sinistra, seleziona Spese > Nota spese.
- Spunta la casella accanto a ogni report che vuoi scaricare.
Suggerimento: se hai più report elencati e vuoi trovare rapidamente una nota spese per un dipendente specifico, puoi usare il filtro Esecutore transazione. - Seleziona Esporta.
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Seleziona il formato del file per il download.
Nota: per le note spese contrassegnate come "Elaborate", potrai scaricare solo un PDF non modificabile. Per quelle contrassegnate come "Non elaborate", puoi scegliere tra PDF, XLSX o CSV.
- Se selezioni il formato PDF, scegli cosa includere nel report:
- Solo transazioni
- Transazioni e allegati (come ricevute)
- Seleziona Esporta.
- Il file sarà generato e potrai scaricare la tua nota spese.
Nota: per i formati XLSX e CSV, il report include:
- Pagate con denaro aziendale: importo totale delle spese approvate effettuate con denaro aziendale.
- Rimborso anticipato: rimborso totale per le spese anticipate approvate effettuate con metodi di pagamento personali.
- Rimborso chilometrico: importo totale dei rimborsi chilometrici approvati.
- Dovuto all’azienda: importo totale delle spese negate effettuate con denaro aziendale da restituire all’azienda.