La libreria Soldo è uno spazio sicuro in cui puoi conservare tutti i file collegati alle tue transazioni. Ti aiuta a rimanere organizzato mantenendo ricevute, fatture e altri documenti giustificativi in un unico posto, così puoi allegarli alle transazioni ogni volta che ne hai bisogno.
Puoi inviare file alla tua libreria in diversi modi. Molti utenti inoltrano le ricevute ricevute via email al proprio indirizzo email di inoltro Soldo univoco. Altri caricano foto di ricevute fisiche o aggiungono documenti in blocco quando tornano alla scrivania. La libreria ti offre la flessibilità di lavorare nel modo più adatto alla tua giornata.
Dove posso trovare il mio indirizzo email di inoltro Soldo?
- Accedi alla web app.
- Dal menu di navigazione, seleziona Utenti e scegli il tuo nome dall’elenco.
- Nella scheda Panoramica, cerca il tuo Indirizzo email di inoltro sulla destra.
Come posso aggiungere file alla mia libreria Soldo?
Puoi aggiungere file nel modo che preferisci:
- Inoltra le ricevute via email al tuo indirizzo email di inoltro Soldo univoco.
- Scatta una foto di una ricevuta cartacea e inviala al tuo indirizzo di inoltro.
- Invia più ricevute in blocco al tuo indirizzo di inoltro se stai viaggiando o non hai avuto tempo di caricare documenti mentre eri in movimento.
Tutti i file inviati al tuo indirizzo email di inoltro appariranno nella tua libreria. Potrai quindi allegarli alle transazioni quando sei pronto.
Come appaiono i file nella tua libreria
Una volta inviato un file al tuo indirizzo di inoltro, apparirà nella tua libreria poco dopo. Se la tua azienda ha l’OCR attivato, Soldo proverà ad abbinare la ricevuta inoltrata alla transazione correlata per aiutarti ad allegarla rapidamente. Se non è possibile effettuare un abbinamento, o se l’OCR non è attivato, il file apparirà comunque nella tua libreria così potrai selezionare manualmente la transazione corretta.
Ogni file sarà elencato con:
- Lo stato (es. Allegato)
- Nome file
- Data di caricamento
- Opzione per l’anteprima del file (icona dell’occhio)
Come visualizzare la tua libreria
Puoi visualizzare la tua libreria ogni volta che stai allegando un documento a una transazione. Nel pannello dei dettagli della transazione, vai alla sezione Allegato, seleziona l’opzione Carica file e scegli Seleziona dalla libreria. Si aprirà la finestra della tua libreria.
Nella libreria vedrai tutti i file inviati al tuo indirizzo di inoltro. Alcuni elementi potrebbero essere già allegati a transazioni. Se vuoi concentrarti solo sui file che richiedono ancora attenzione, puoi selezionare l’opzione Nascondi file allegati.
Come allegare un file dalla libreria Soldo
- Accedi alla web app.
- Naviga in una sezione con transazioni. Ad esempio Utenti, Carte o Report.
- Seleziona la transazione che vuoi aggiornare.
- Nel pannello dei dettagli della transazione, vai alla sezione Allegato e seleziona l’opzione Carica file.
- Scegli Seleziona dalla libreria.
- Seleziona la casella accanto a ciascun file che vuoi aggiungere, quindi scegli Aggiungi alla transazione.
Come funzionano le librerie per utenti diversi
I file che vedi dipendono dall’indirizzo email di inoltro usato per inviarli:
- Ogni utente vede solo i propri file. La tua libreria contiene elementi collegati al tuo indirizzo email di inoltro Soldo personale.
- I Super admin possono vedere i file di tutti gli utenti. Possono usare il menu a discesa nella finestra della libreria per passare da un utente all’altro e visualizzare i rispettivi file.
Uso della libreria con le carte aziendali
Le carte aziendali hanno il proprio indirizzo email di inoltro, che puoi trovare nella pagina Panoramica della carta. Se ti è stata assegnata una carta aziendale, puoi accedere anche ai file inviati all’indirizzo di inoltro di quella carta. Per farlo, apri la finestra della libreria, seleziona il menu Carte aziendali, quindi scegli la carta.
Gestione dei file nella tua libreria
Se decidi che un file non è più necessario, puoi eliminarlo dalla finestra della libreria. I file eliminati non possono più essere allegati alle transazioni, quindi assicurati prima di rimuoverli.
Per eliminare un file:
- Seleziona la casella accanto a ciascun file che vuoi eliminare dalla libreria.
- Seleziona Elimina.