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Alcune spese comprendono voci diverse all'interno della stessa transazione. Queste voci possono appartenere a categorie di spesa differenti, avere aliquote IVA diverse (per esempio) o essere associate a dipendenti diversi.
Suddividere queste transazioni aiuta a mantenere registrazioni dettagliate per la contabilità e il monitoraggio del budget, assicurando che ogni spesa venga correttamente allocata al centro di costo, progetto o dipendente appropriato.
Puoi suddividere transazioni di pagamento, prelievo e rimborso in più voci seguendo i passaggi qui sotto. La suddivisione di una transazione può essere eseguita ovunque nella web app dove vedi un elenco di transazioni cliccabili, ad esempio Report > Transazioni.
Nota: Solo le transazioni con stato autorizzata o contabilizzata possono essere suddivise.
Suddividere una transazione in più voci nella web app
Suddividi una transazione
- Accedi alla web app.
- Vai a una sezione che mostra le transazioni. Ad esempio, Utenti > Utente > Transazioni, Carte > Carta > Transazioni, Wallet > Wallet > Transazioni, Report > Transazioni.
- Seleziona una transazione dall’elenco.
- Nei dettagli della transazione, scorri verso il basso e seleziona Suddividi transazione. Oppure, seleziona i tre puntini (altre opzioni) e poi Suddividi transazione.
- Seleziona per espandere la riga 2.
- Inserisci l’importo per la riga 2.
Suggerimento: Se desideri associare la transazione suddivisa a un altro utente, puoi selezionare il suo nome dal menu a discesa.Nota: L’importo della riga 1 non può essere modificato. Si aggiornerà automaticamente per uguagliare il totale della transazione. Per le transazioni in valuta estera, inserisci gli importi nella stessa valuta della transazione.
- Aggiungi eventuali dettagli aggiuntivi come categoria di spesa o aliquota IVA.
- Puoi aggiungere altre righe cliccando su Aggiungi nuova riga in basso, se necessario.
- Seleziona Salva.
Modifica una transazione suddivisa
- Accedi alla web app.
- Vai a una sezione che mostra le transazioni. Ad esempio, Utenti > Utente > Transazioni, Carte > Carta > Transazioni, Wallet > Wallet > Transazioni, Report > Transazioni.
- Seleziona la transazione dall’elenco.
- Nei dettagli della transazione, scorri verso il basso e seleziona Modifica transazione suddivisa.
- Seleziona la riga che vuoi modificare oppure aggiungi una nuova riga.
Nota: Non puoi modificare la riga 1. Questa si aggiornerà automaticamente per uguagliare il totale complessivo della transazione. - Dopo aver effettuato le modifiche, seleziona Salva.
Elimina una transazione suddivisa
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- Vai a una sezione che mostra le transazioni. Ad esempio, Utenti > Utente > Transazioni, Carte > Carta > Transazioni, Wallet > Wallet > Transazioni, Report > Transazioni.
- Seleziona la transazione dall’elenco.
- Nei dettagli della transazione, scorri verso il basso e seleziona Modifica transazione suddivisa.
- Seleziona Elimina transazione suddivisa.
- Conferma selezionando Sì, rimuovi suddivisione.
Suddividi una transazione nell'app mobile
- Accedi all'app mobile.
- Tocca la transazione.
- Nei dettagli della transazione, tocca Suddividi.
- Tocca per espandere la riga 2.
- Inserisci l'importo per la riga 2. Suggerimento: se vuoi collegare la transazione suddivisa con un altro utente, puoi selezionare il suo nome toccando Modifica e scegliendolo dall’elenco degli utenti.
Nota: l'importo della riga 1 non può essere modificato. Verrà aggiornato automaticamente per eguagliare il totale complessivo della transazione. Per le transazioni in valuta estera, inserisci gli importi nella stessa valuta della transazione.
- Aggiungi eventuali dettagli aggiuntivi come la categoria di spesa o l’aliquota IVA.
- Puoi aggiungere altre righe toccando Aggiungi un'altra riga in fondo, se necessario.
- Tocca Salva.
Domande frequenti
Quali informazioni devo aggiungere a ciascuna riga?
L’importo deve essere inserito per ogni riga della transazione. L’importo della riga 1 non può essere modificato e si aggiornerà automaticamente per uguagliare il totale complessivo della transazione ogni volta che aggiungi una nuova riga.
A parte la riga 1, i dettagli aggiuntivi sono facoltativi per tutte le altre righe. Questi includono elementi come categoria di spesa, aliquota IVA e voci da liste personalizzate.
Nota: Le liste personalizzate importate da un’integrazione contabile non possono essere aggiunte a ciascuna riga individualmente e appariranno solo nella riga 1.
Cosa succede se suddivido una transazione prima che il suo stato cambi in contabilizzata?
Se una transazione viene suddivisa mentre è nello stato autorizzata, l’importo finale potrebbe cambiare una volta contabilizzata. Questo può accadere a causa di variazioni del tasso di cambio o di costi aggiuntivi.
In tal caso, riceverai una notifica all’interno dei dettagli della transazione, che puoi visualizzare cliccando su quella specifica transazione. Ti basterà controllare la suddivisione per verificare che sia corretta ed eventualmente apportare modifiche.
Cosa succede quando esporto una transazione suddivisa?
Quando esporti le transazioni verso un’integrazione contabile, anche le righe suddivise verranno incluse insieme a tutte le altre informazioni.