Autotags applica automaticamente tag alle transazioni con elementi della lista in base a regole predefinite, risparmiando tempo a te e ai tuoi dipendenti nell’assegnare categorie, reparti, progetti e centri di costo. Puoi anche scegliere di applicare automaticamente alle transazioni le aliquote IVA e le categorie di spesa.
Configurando gli elementi della tua lista in Autotags, puoi gestire in modo efficiente le tue transazioni, assicurandoti che siano classificate accuratamente per una migliore gestione finanziaria e rendicontazione.
Configura una regola Autotag
- Accedi alla web app.
- Dal menu a sinistra, seleziona Configura > Autotags.
- Seleziona Crea regola.
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Ora devi definire le regole per etichettare le transazioni. Ad esempio, puoi voler applicare automaticamente a una transazione un determinato reparto per monitorare la spesa del reparto stesso. Puoi farlo aggiungendo una condizione per Utenti o Carta per utenti e selezionando tutti gli utenti o le carte all'interno di quel reparto.
Quando imposti le condizioni puoi scegliere tra:- Utente
- Carta per utenti
- Carta aziendale
- Categoria esercente
- Nome esercente
- Successivamente, devi scegliere gli elementi della lista che devono essere applicati alla transazione quando le condizioni sono soddisfatte. Seleziona Scegli dalle liste.
-
Seleziona la lista e scegli l’elemento della lista che vuoi applicare alla transazione.
- Inserisci un nome per la regola Autotag.
- Seleziona Salva.
Come modificare Autotags
- Accedi alla web app.
- Dal menu a sinistra, seleziona Configura > Autotags.
- Per modificare le condizioni o gli elementi della lista associati alla regola, selezionala dall’elenco. Puoi quindi effettuare e salvare le modifiche.
- Per disabilitare o abilitare la regola Autotag, seleziona il toggle.
- Per eliminare la regola Autotag, seleziona l’icona Elimina.
Esempi di utilizzo di Autotags
Spese di viaggio
Condizione: Categoria esercente è una delle seguenti (seleziona categorie Trasporti e Viaggi)
Azione: Assegna un elemento denominato “Viaggi” o “T&E”.
Carta aziendale per scopo specifico
Condizione: Carta per utenti è una delle seguenti (seleziona utenti)
Azione: Assegna un elemento denominato in base allo scopo, ad es. Materiale per ufficio o Evento X.
Assegnazione per reparto
Condizione: Utente è uno dei seguenti (seleziona utenti)
Azione: Assegna un elemento denominato in base al reparto, ad es. Vendite.
Autotags aggiunge automazione ai tuoi processi finanziari arricchendo le transazioni con i dati di cui la tua azienda ha bisogno. Autotags può applicare automaticamente le categorie di spesa, le aliquote IVA e gli elementi della lista in base alle regole che definisci.
Questo aiuta il team finanziario a mantenere i dati puliti e coerenti senza lavoro manuale. Inoltre riduce il lavoro richiesto ai dipendenti quando etichettano le loro spese, perché molti campi risultano già compilati.
Configurando Autotags in base alle esigenze di rendicontazione della tua azienda, garantisci che un numero maggiore di transazioni venga classificato correttamente fin da subito. Questo velocizza la riconciliazione e offre informazioni finanziarie più chiare e affidabili.
Crea una nuova regola Autotag
- Accedi alla web app.
- Dal menu di navigazione, seleziona Configura > Impostazioni delle transazioni.
- Clicca sulla scheda Autotag.
- Seleziona Crea una regola.
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Ora devi definire le regole per etichettare le transazioni. Ad esempio, potresti voler applicare automaticamente un reparto a una transazione per monitorare la spesa del reparto. Puoi farlo aggiungendo una condizione per Utente o Carta per utenti e selezionando tutti gli utenti o carte del reparto.
Quando imposti le condizioni puoi scegliere tra:- Utente
- Carta per utenti
- Carta aziendale
- Categoria esercente
- Nome esercente
- Seleziona Avanti.
- Ora puoi decidere come devono essere etichettate le transazioni. Seleziona Aggiungi autotags.
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Scegli la scheda rilevante e seleziona gli elementi da applicare automaticamente alle transazioni. Puoi scegliere tra:
- Categorie di spesa
- Aliquote IVA
- Elementi della lista
- Quando hai terminato la selezione, scegli Conferma.
- Ora puoi rivedere le impostazioni Autotag. Quando sei soddisfatto, seleziona Conferma.
Come modificare, disabilitare o eliminare le regole Autotag
Modifica una regola Autotag
- Accedi alla web app.
- Dal menu di navigazione, seleziona Configura > Impostazioni delle transazioni.
- Clicca sulla scheda Autotags.
- Seleziona l’icona Modifica accanto alla regola che vuoi modificare. Troverai l’icona nella colonna Azioni.
- Effettua le modifiche, rivedi le nuove impostazioni e seleziona Conferma per salvarle.
Disabilita/abilita una regola Autotag
Quando crei una nuova regola Autotag, sarà abilitata di default, ma puoi disabilitarla in qualsiasi momento.
- Accedi alla web app.
- Dal menu di navigazione, seleziona Configura > Impostazioni delle transazioni.
- Clicca sulla scheda Autotags.
- Seleziona il toggle accanto alla regola che vuoi abilitare o disabilitare. Troverai il toggle nella colonna Abilitato.
Elimina una regola Autotag
- Accedi alla web app.
- Dal menu di navigazione, seleziona Configura > Impostazioni delle transazioni.
- Clicca sulla scheda Autotags.
- Seleziona l’icona Elimina accanto alla regola che vuoi rimuovere. Troverai l’icona nella colonna Azioni.
- Conferma selezionando Elimina.
Esempi di utilizzo di Autotags
Spese di viaggio
Condizione: Categoria esercente è una delle seguenti (seleziona categorie Trasporti e Viaggi)
Azione: Assegna un elemento denominato “Viaggi” o “T&E”.
Carta aziendale per scopo specifico
Condizione: Carta per utenti è una delle seguenti (seleziona utenti)
Azione: Assegna un elemento denominato in base allo scopo, ad es. Materiale per ufficio o Evento X.
Assegnazione per reparto
Condizione: Utente è uno dei seguenti (seleziona utenti)
Azione: Assegna un elemento denominato in base al reparto, ad es. Vendite.