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Autotag assegna automaticamente le transazioni agli elementi delle liste in base a regole predefinite, facendo risparmiare tempo a te e ai tuoi dipendenti nell’assegnazione di categorie, reparti, progetti e centri di costo. Puoi anche scegliere di assegnare automaticamente le transazioni con aliquote IVA e categorie di spesa.
Configurando gli elementi delle tue liste esistenti in Autotag, puoi gestire in modo efficiente le tue transazioni, assicurandoti che siano classificate correttamente per una migliore gestione e rendicontazione finanziaria.
Configura una regola Autotag
Nota: Solo i Super admin, gli Amministratori, i Contabili o i ruoli personalizzati con il permesso 'Può aggiungere, modificare, attivare o disattivare le regole Autotag' possono configurare regole Autotag.
- Accedi alla web app.
- Dal menu a sinistra, seleziona Configura > Autotag.
- Seleziona Crea regola.
- Ora devi definire le condizioni per assegnare le transazioni. Ad esempio, potresti voler assegnare automaticamente una transazione a un determinato reparto per monitorare la spesa per reparto. Potresti farlo aggiungendo una condizione per Utenti o Carta dell’utente e selezionando tutti gli utenti o le carte all’interno del reparto.
Durante la definizione delle condizioni, puoi scegliere tra:
- Utente
- Carta dell’utente
- Carta aziendale
- Categoria esercente
- Nome esercente
Consiglio: Non sei limitato a una sola condizione. Puoi combinare più condizioni selezionando l’opzione Aggiungi condizione. Potrai poi scegliere se la regola debba soddisfare Tutte le condizioni impostate o Una qualsiasi. Se scegli Una qualsiasi, significa che anche se hai impostato 5 condizioni, se la transazione ne soddisfa almeno una, sarà assegnata con i tuoi elementi delle liste.
- Successivamente, dovrai scegliere gli elementi delle liste da assegnare alla transazione quando le condizioni sono soddisfatte. Seleziona Scegli dalle liste.
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Seleziona la lista e scegli l’elemento da assegnare alla transazione.
Nota: Puoi aggiungere più elementi delle liste ma puoi selezionare solo 1 elemento per ogni lista.
- Inserisci un nome per la regola Autotag.
- Seleziona Salva.
Nota: Quando crei una nuova regola, questa sarà abilitata di default, ma puoi disattivarla in qualsiasi momento usando l’interruttore.
Come modificare le regole Autotag
- Accedi alla web app.
- Dal menu a sinistra, seleziona Configura > Autotag.
- Per modificare le condizioni o gli elementi delle liste della regola, selezionala dall’elenco. Potrai quindi apportare e salvare le modifiche.
- Per disattivare o attivare la regola Autotag, seleziona l’interruttore.
- Per eliminare la regola Autotag, seleziona l’icona elimina.
Esempi di utilizzo di Autotag
Spese di viaggio
Condizione: La categoria esercente è una tra (seleziona le categorie Trasporti e Viaggi)
Azione: Assegna un elemento denominato ‘Viaggio’ o ‘T&E’.
Carta aziendale per uno scopo specifico
Condizione: La carta dell’utente è una tra (seleziona gli utenti)
Azione: Assegna un elemento denominato in base allo scopo, es. Forniture ufficio, oppure Evento X.
Assegnazione a un reparto
Condizione: L’utente è uno tra (seleziona gli utenti)
Azione: Assegna un elemento denominato in base al reparto, es. Vendite.