Cos'è la gestione spese?
La gestione spese è una sottocategoria della gestione dei costi, focalizzata sul monitoraggio e sul controllo delle spese dei dipendenti.
Cosa posso fare con le funzionalità di gestione delle spese di Soldo?
Usando Soldo puoi:
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Rivedere, monitorare e approvare tutte le spese aziendali, incluse le spese di tasca propria.
- Usare l’autotag per categorizzare le spese in modo personalizzato e classificare qualsiasi transazione come spese aziendali o personali.
- Suddividere una singola transazione in più transazioni per attribuire gli importi corretti ai dipendenti corretti.
- Ottenere un report sui rimborsi in cui sono indicati i fondi che devono essere rimborsati ai dipendenti e gli importi che superano i limiti della policy di spesa.
- Scaricare i documenti ufficiali in formato PDF dove puoi aggiungere le firme di chi spende e di chi approva.
Chi può usare queste funzionalità?
Qualsiasi dipendente con accesso al conto Soldo della tua azienda può utilizzare le funzionalità di gestione delle spese in base al proprio ruolo utente.
Come posso revisionare, monitorare e approvare tutte le spese aziendali?
Leggi la sezione “Come si configura la funzionalità di revisione delle spese?” per istruzioni dettagliate.
Come posso aggiungere le spese di tasca propria?
Per aggiungere una spesa di tasca propria:
- Vai alla sezione Utenti all'interno della piattaforma.
- Clicca su Transazioni e poi su Aggiungi transazione nell'angolo in alto a destra.
- Compila i dettagli della transazione (importo, data, ora, esercente e altre informazioni richieste), aggiungi la ricevuta di spesa e conferma.
- Le tue spese saranno visibili nell'elenco di tutte le tue transazioni.
Come faccio a creare categorie di spesa?
Se sei un Super admin o un Amministratore, segui questi passaggi per creare categorie di spesa:
- Vai alla sezione Configura.
- Clicca su Classificazione contabile e poi su Categoria di spesa nella pagina in alto.
- Revisiona le categorie esistenti o clicca su Aggiungi elemento per aggiungerne di nuove.
- Se non hai mai aggiunto una categoria di spesa o vuoi aggiungerne altre, clicca su Aggiungi in alto a destra.
- Inserisci le informazioni generali (codice, partita IVA e nome della categoria) e clicca su Avanti.
- Imposta regole basate su MCC per assegnare automaticamente la tua categoria di spesa a transazioni specifiche. Clicca su Avanti.
- Revisiona le tue impostazioni, quindi clicca su Conferma.
Le tue categorie di spesa ora taggeranno e classificheranno automaticamente le tue transazioni.
Nota: se il tuo conto Soldo ha un'integrazione, gestisci le categorie di spesa in Integrazioni > Marketplace > Impostazioni > Contabilità.
Cosa sono i plafond per la policy di spesa?
I plafond per la policy di spesa ti consentono di impostare regole su quanto denaro dell'azienda possono spendere i dipendenti in scenari specifici e di verificare facilmente se queste regole vengono rispettate.
È possibile:
- Impostare limiti di spesa per categorie come pasti, viaggi o alloggio.
- Limitare gli importi di spesa per transazione, per giorno o per notte.
- I report evidenzieranno eventuali spese che superano queste plafond.
Come faccio a impostare un profilo di politica di spesa?
Se sei un Super Admin o un Amministratore, segui questi passaggi per impostare un profilo di politica di spesa:
- Vai alla sezione Configura.
- Clicca su Policy di spesa e poi su Aggiungi policy di spesa.
- Inserisci informazioni generali (titolo e descrizione), aggiungi la tua policy di spesa aziendale e clicca su Avanti.
- Imposta gli importi di spesa massimi per ogni categoria di spesa, clicca su Avanti.
- Aggiungi utenti e attribuisci loro limiti di profilo dei criteri, quindi clicca su Avanti.
- Revisiona le tue impostazioni, quindi clicca su Conferma.
Il tuo profilo di policy di spesa ora intercetterà, evidenzierà e segnalerà automaticamente tutte le tue transazioni fuori policy.
Come posso suddividere una singola transazione?
Per suddividere una singola transazione:
- Vai alla sezione Utenti.
- Clicca su Transazioni e seleziona la transazione che desideri suddividere.
- I dettagli della transazione appariranno sul lato destro.
- Scorri verso il basso fino a visualizzare Suddividi transazione e crea una riga per ogni utente a cui desideri attribuire parte della spesa.
- Inserisci i nomi utente e gli importi per ciascun dipendente, quindi clicca su Salva.
Leggi qui per ulteriori informazioni sulla suddivisione delle transazioni. I dettagli della suddivisione appariranno nei dettagli della transazione e nei relativi report, ma i dipendenti non vedranno la loro parte nell'elenco delle transazioni.
Quali tipi di report sono disponibili per le spese?
Gli amministratori o i contabili possono:
- Scaricare i documenti in formato PDF con le firme di chi spende e di chi approva.
- Creare report specifici per l'utente una volta approvate le spese.
- Utilizzare il report della piattaforma di contabilità per visualizzare lo stato di ciascuna spesa.
- Scaricare i file di report in vari formati dalla sezione Report.
Dove posso vedere le note spese dei dipendenti dei mesi precedenti?
Tutte le note spese dei dipendenti vengono archiviate nella sezione Spese > Note spese nel menu a sinistra. Puoi scaricare la nota spese di ciascun dipendente in qualsiasi momento.
Le funzionalità di gestione delle spese sono disponibili in tutti i mercati?
Sì, queste funzionalità sono disponibili in tutti i mercati in cui operiamo.