Wat is een aangepast onkostenbeoordelingsproces?
Met een aangepast onkostenbeoordelingsproces heeft u controle over elke stap die een uitgave moet doorlopen voordat deze wordt goedgekeurd.
U kunt goedkeuringsworkflows van onkosten in meerdere stappen aanmaken en elke stap aanpassen aan uw specifieke behoeften. Zowel medewerkers als beoordelaars kunnen de status van een uitgave volgen terwijl deze elke stap van de goedkeuringsworkflow doorloopt, wat de transparantie voor alle betrokkenen verbetert.
Wanneer u een aangepast onkosten goedkeuringsproces in Soldo configureert, stroomlijnt u goedkeuringen door de juiste onkosten op het juiste moment aan de juiste beoordelaars toe te wijzen.
Hoe maakt u een aangepaste onkostenbeoordeling aan?
Alleen Superbeheerders hebben de machtiging om dit aan te maken. Als Superbeheerder kan u dit doen wanneer u de onkostenbeoordelingsfunctie aanmaakt. Als dit al aangemaakt is, dan kan u dit proces configureren via ‘Onkosten’ en dan verder klikken op 'Configureren'.
Maak een aangepaste onkostenbeoordeling aan in vier stappen:
Stap 1: Details toevoegen
Die zijn belangrijk voor de identificatie van uw onkosten.
Stap 2: Kies de voorwaarden
Stel de voorwaarden in waaraan uw onkosten moeten voldoen. Wanneer u meer dan één voorwaarde instelt, zullen alle onkosten aan deze voorwaarde moeten voldoen om zichtbaar te zijn voor uw onkostenbeoordeling.
Stap 3: Kies de stappen
Definieer de stappen die nodig zijn om de onkosten te beoordelen.
Stap 4: Nakijken
Kijk alles even na om er zeker van te zijn dat u tevreden bent met alle informatie die u ingevuld heeft voor deze onkostenbeoordeling.
Hoe verbetert het configureren van een aangepast onkostenbeoordelingsproces de transparantie en controle?
Met een aangepast onkostenoverzicht kunt u transparante goedkeuringsworkflows in meerdere stappen maken die u meer controle geven over uitgaven. Medewerkers en beoordelaars kunnen moeiteloos de voortgang van elke uitgave volgen met volledige zichtbaarheid van de gehele goedkeuringsworkflow. Bijvoorbeeld de statussen van eerdere stappen, de huidige onkostenstatus en komende stappen.
Hoeveel workflows voor het goedkeuren van onkosten in meerdere stappen kan ik toevoegen aan een aangepast onkostenoverzicht?
Zoveel u wilt! U kunt een onbeperkt aantal goedkeuringsworkflows in meerdere stappen toevoegen aan uw aangepast onkostenbeoordelingsproces. U kunt ook prioriteiten toekennen aan uw goedkeuringsworkflows, zodat de voorwaarden met betrekking tot een workflow met een hogere prioriteit voorrang krijgen op andere workflows.
Welke voorwaarden kan ik instellen om te bepalen of onkosten in meerdere stappen moet worden goedgekeurd?
U kunt de voorwaarden instellen waaraan een onkost moet voldoen om te worden opgenomen in een goedkeuringsworkflow met meerdere stappen. Er zijn verschillende voorwaarden waaruit u kunt kiezen, waaronder:
- Gebruikers
- Betalingsmethode (bedrijfs- of gebruikerskaart)
- Portefeuilles (hoofd, bedrijf)
- Lijsten
- Soort onkost
- Onkostencategorie
Als u meerdere voorwaarden instelt, moet een onkost aan al deze voorwaarden voldoen om te worden opgenomen in de workflow voor goedkeuring in meerdere stappen.
Wie kan onkosten goedkeuren in elke stap van een aangepast onkostenbeoordelingsproces?
Onkosten kunnen worden goedgekeurd door een enkele gebruiker of een specifieke lijst van gebruikers, een aangewezen Manager (ingesteld op gebruikersniveau) of een specifieke rol (zoals Superbeheerder of Beheerder). Dankzij deze flexibiliteit kunt u beoordelaars toewijzen op basis van uw bedrijfshiërarchie.
Welke acties kunnen worden ondernomen voor onkosten bij elke stap van een aangepast onkostenbeoordelingsproces?
Onkosten kunnen worden goedgekeurd, gedeeltelijk goedgekeurd (met een voorgesteld bedrag) of geweigerd in elke stap van een aangepast onkostenoverzicht. Dit maakt efficiënte besluitvorming mogelijk en zorgt ervoor dat uitgaven op de juiste manier worden afgehandeld.
Kunnen stappen in een aangepast onkostenbeoordelingsproces worden geautomatiseerd op basis van specifieke voorwaarden?
Ja! U kunt stappen in een aangepast onkostenbeoordelingsproces automatiseren op basis van specifieke voorwaarden, zoals de waarde van de transactie of het feit of verplichte informatie is verstrekt.
Automatiseringsopties zijn onder andere automatische goedkeuring, automatische goedkeuring alleen voor bedragen binnen het beleid en automatische weigering.
U kunt uw onkostenbeoordelingsproces bijvoorbeeld zo aanpassen dat transacties van minder dan €20 automatisch worden goedgekeurd bij een bepaalde stap als de gebruiker een ontvangstbewijs heeft bijgevoegd.
Is het mogelijk om meerdere beoordelaars toe te wijzen aan één stap in een aangepast onkostenbeoordelingsproces?
Ja, u kunt meerdere beoordelaars toewijzen aan één stap in een aangepast proces voor het bekijken van onkosten. Als dit het geval is, hoeft slechts één van de toegewezen beoordelaars de uitgave te controleren en goed te keuren voordat deze naar de volgende stap in de workflow kan gaan.