De OTH-functie werkt door patronen van licht en donker op een document te analyseren om bepaalde vormen te identificeren en deze vormen vervolgens te vergelijken met bekende tekens in een database. Voor de beste resultaten moeten afbeeldingen duidelijk zijn met een hoog contrast tussen de tekst en de achtergrond. Als je een foto neemt van een factuur of kassabon:
- Gebruik een document met een duidelijke achtergrond, zonder fysieke vouwen, lijnen of inktvlekken
- Neem een foto tegen een lege achtergrond op een vlakke ondergrond
- Maak een foto bij natuurlijk licht
- Flitser uitschakelen om reflecties te voorkomen
- Houd de lens parallel aan de randen van het document en richt hem op het midden van de tekst
Zodra de kassabon of factuur is geüpload naar de transactie, controleert de OTH deze op kwaliteit en gelijkmatigheid en geeft feedback aan de medewerker:
- Als de feedback positief is en het feedbackpictogram groen is, moet de medewerker doorgaan met het invullen van de transactiegegevens.
- Als de feedback neutraal is en het feedbackpictogram geel, moet de medewerker controleren of de bijlage de juiste is voor de onkosten die hij/zij indient. Ze moeten ook controleren of de kwaliteit van de bijlage goed is en of de details op de bon of factuur duidelijk zichtbaar zijn.
- Als de feedback negatief is en het feedbackpictogram rood, geeft dit aan dat de bijlage niet overeenkomt met de transactie of dat de kwaliteit van de bijlage slecht is. De medewerker moet de bijlage verwijderen en een nieuwe bijlage uploaden.
De OTH-functie gebruikt de kassabon of factuur om het btw-tariefveld vooraf in te vullen in de transactiegegevens. Feedback wordt direct onder het veld gegeven:
- Als de feedback positief is en het feedbackpictogram groen is, heeft de OTH-functie vertrouwen in het resultaat. De medewerker moet doorgaan met het invullen van de rest van de transactiegegevens.
- Als de feedback neutraal is en het feedbackpictogram geel, dan heeft de OTH-functie geen vertrouwen in het resultaat. De medewerker moet controleren of de vooraf ingevulde informatie overeenkomt met de kassabon of factuur.
- Als de feedback negatief is en het feedbackpictogram rood, dan heeft de OTH-functie het btw-tarief niet van de kassabon of factuur kunnen halen. De medewerker moet het handmatig invoeren door op 'Selecteer btw-tarief' te klikken.