De OCR werkt door patronen van licht en donker op een document te analyseren om bepaalde vormen te identificeren, en deze vormen vervolgens te vergelijken met bekende tekens in een database. Om de beste resultaten te krijgen, moeten afbeeldingen duidelijk zijn met een hoog contrast tussen de tekst en de achtergrond. Wanneer u een foto maakt van een factuur of bon:
- Gebruik een document met een heldere achtergrond, zonder fysieke vouwen, lijnen of inktvlekken
- Maak een foto tegen een egale achtergrond op een vlak oppervlak
- Maak een foto bij natuurlijk licht
- Zet de flitser uit om schittering te voorkomen
- Houd de lens parallel aan de randen van het document en richt deze op het midden van de tekst
Zodra de bon of factuur is geüpload bij de transactie, controleert de OCR deze op kwaliteit en consistentie en geeft feedback aan de medewerker:
- Als de feedback positief is en het feedbackpictogram groen is, moet de medewerker doorgaan met het invullen van de transactiedetails.
- Als de feedback neutraal is en het feedbackpictogram geel is, moet de medewerker controleren of de bijlage de juiste is voor de ingediende uitgave. Ook moet worden gecontroleerd of de kwaliteit van de bijlage goed is en of de details op de bon of factuur duidelijk zichtbaar zijn.
- Als de feedback negatief is en het feedbackpictogram rood is, betekent dit dat de bijlage niet overeenkomt met de transactie of dat de kwaliteit van de bijlage slecht is. De medewerker moet de bijlage verwijderen en een nieuwe uploaden.
De OCR gebruikt de bon of factuur om het btw-tariefveld in de transactiedetails vooraf in te vullen. Feedback wordt direct onder het veld gegeven:
- Als de feedback positief is en het feedbackpictogram groen is, is de OCR zeker van het resultaat. De medewerker moet doorgaan met het invullen van de overige transactiedetails.
- Als de feedback neutraal is en het feedbackpictogram geel is, is de OCR niet zeker van het resultaat. De medewerker moet controleren of de vooraf ingevulde informatie overeenkomt met de bon of factuur.
- Als de feedback negatief is en het feedbackpictogram rood is, is het de OCR niet gelukt het btw-tarief uit de bon of factuur te halen. De medewerker moet het handmatig invoeren door op ‘Btw-tarief selecteren’ te klikken.