Als u een tijdje afwezig bent, dan zijn er allicht een aantal taken die moeten afgehandeld worden terwijl u er niet bent. Neem bijvoorbeeld het beoordelen van onkosten en aanvragen voor uw team. Met 'out of office' kunt u een aantal van uw verantwoordelijkheden tijdelijk delegeren aan een andere gebruiker, zoals een ander lid van uw team.
De gemachtigde kan met 'out of office' tijdelijk enkele van uw taken uitvoeren tijdens uw afwezigheid. Alle bijkomende machtigingen die u aan uw gemachtigde hebt toegekend, worden automatisch verwijderd aan het einde van de 'out of office'-periode die u hebt ingesteld.
Bekijk de korte introductievideo hieronder en ontdek de belangrijkste eigenschappen van de 'out of office'-functie.
Klaar om aan de slag te gaan met 'out of office'? Klik hier om erachter te komen hoe u de functie activeert.
Wat heb ik eraan?
In het verleden hebt u misschien uw taken gedelegeerd aan een Soldo-beheerder of Superbeheerder. In een groot bedrijf of tijdens drukke vakantieperiodes kan dit een extra belasting vormen voor een Beheerder. Het is ook mogelijk dat de Beheerder in dezelfde periode afwezig is. Met 'out of office' bepaalt u zelf wie uw taken overneemt tijdens uw afwezigheid. Dit vermindert de druk voor Beheerders en minimaliseert de impact op uw bedrijfsprocessen. Wanneer u 'out of office' instelt, worden alle uitgaven en aanvragen die aan u zijn toegewezen automatisch doorgestuurd naar de door u geselecteerde gebruiker ter beoordeling.
Welke taken kan ik delegeren met 'out of office'?
'Out of office' is ontworpen als een extensie van de onkostenbeoordeling, zodat de impact hierop tijdens uw afwezigheid minimaal is. Naast onkostenbeoordeling kunt u er ook voor kiezen om verantwoordelijkheden voor aanvragen te delegeren.
Kan ik mijn verantwoordelijkheden delegeren aan eender welke andere gebruiker?
Wanneer u zich afmeldt, kunt u kiezen uit een lijst met mogelijke gemachtigden. Deze gemachtigden zijn gebruikers die de nodige machtigingen hebben om onkosten en aanvragen te beoordelen. Een gebruiker die niet de gepaste machtigingen heeft om onkosten te beoordelen, kan niet worden geselecteerd.