Stel uw eigen 'out of office'-status in
Deze handleiding beschrijft de stappen om uw eigen 'out of office'-status in te stellen. Die is van toepassing op alle gebruikers, ongeacht hun rol. Als u op zoek bent naar informatie over het instellen van de 'out of office'-status voor een andere gebruiker, klik dan hier.
'Out of office'-status is ingesteld vanuit het gebruikersprofiel. Dit doet u als volgt:
1. Selecteer uw gebruikersavatar.
2. Selecteer 'Out of office' instellen.
Als u uw status moet wijzigen, kunt u uw 'out of office' op elk gewenst moment beheren vanuit dit gebruikersmenu.
3. Gebruik de kalender om de begin- en einddatum in te stellen.
4. Selecteer Datums instellen.
5. Selecteer een gebruiker uit de lijst Dit is de gebruiker aan wie u taken wilt delegeren wanneer u afwezig bent.
Opmerking: de lijst met gemachtigden bevat gebruikers met de nodige machtigingen om onkosten en aanvragen te beoordelen. Een gebruiker die niet de gepaste machtigingen heeft om onkosten te beoordelen, kan niet worden geselecteerd.
6. Selecteer de taken die u van uw gemachtigde verwacht. U kunt kiezen uit de volgende opties:
- Alleen onkosten
- Alleen aanvragen
- Onkosten en aanvragen
7. Selecteer Bevestigen om uw 'out of office'-status in te stellen.
Uw 'out of office'-status wordt onmiddellijk bijgewerkt. Uw huidige status is zichtbaar in de banner bovenaan het scherm. U kunt uw status ook vinden door uw gebruikersavatar te selecteren.
Een status wordt weergegeven als out of office gepland tot de eerste dag van uw ingestelde periode. Het wordt vervolgens weergegeven als out of office tot de laatste dag van uw ingestelde periode.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er nadat ik mijn 'out of office'-status heb ingesteld?
Wanneer u uw 'out of office'-status instelt, ontvangt de door u gekozen gemachtigde een e-mail met de melding dat u deze persoon heeft geselecteerd. In de e-mail staan de datums dat u afwezig bent en de taken die u hebt gekozen om te delegeren.
Uw gemachtigde ontvangt nogmaals een e-mail wanneer de out of office-periode begint om diegene te informeren dat tijdelijke machtigingen zijn toegekend en dat de afwezigheidsperiode is begonnen. Aan het einde van de periode ontvangt die een e-mail waarin wordt aangegeven dat de tijdelijke machtigingen zijn ingetrokken en de afwezigheidsperiode is beëindigd.
Wie kan een 'out of office' instellen?
Elke gebruiker, ongeacht de rol, kan zijn eigen 'out of office' instellen. Bovendien kunnen Superbeheerders en Beheerders de 'out of office'-status van andere gebruikerstoevoegen of bewerken.
Kunt u 'out of office' instellen zonder zaken te delegeren?
Nee, 'out of office' is bedoeld voor het delegeren van taken en niet voor het beheren van afwezigheid in het algemeen. Het stelt lijnmanagers, teamleiders, enz. in staat om sommige van hun taken, zoals het beoordelen van onkosten en aanvragen, te delegeren aan een andere persoon terwijl ze er niet zijn. U kunt geen 'out of office'-periode instellen zonder een gemachtigde te selecteren.
Moet een gebruiker eerst de gedelegeerde taken accepteren?
Nee, wanneer u uw 'out of office'-gemachtigde selecteert, wordt deze automatisch op de hoogte gebracht van uw afwezigheid en de taken die u hebt gedelegeerd. Die persoon krijgt automatisch de machtigingen om de taken namens u uit te voeren om middernacht op de eerste dag die u hebt geselecteerd voor uw 'out of office'-periode en ze worden verwijderd om 23.59 uur op de laatste dag.
Opmerking: de tijden zijn gebaseerd op de primaire tijdzone van het land waar uw bedrijf actief is.