Uitgaven controleren

Show images

Je kunt uitgaven controleren in de Soldo webapp of onderweg met de Soldo mobiele app. In deze gids ontdek je hoe je toegang krijgt tot de uitgavencontrole om je eigen ingediende uitgaven te volgen of uitgaven voor anderen goed te keuren.

Tip: Als je bekend bent met de vorige versie van de uitgavencontrole, klik hier om te zien wat er is veranderd.

We behandelen drie hoofdscenario's:

• Superbeheerders die uitgaven moeten beoordelen en een volledig overzicht willen hebben van alle uitgaven binnen het bedrijf.
• Managers of teamleiders die de uitgaven van hun team moeten beoordelen.
• Werknemers die hun ingediende uitgaven willen bijhouden.

Uitgaven controleren als Superbeheerder

1. Log in op de webapp.
2. Ga naar de sectie voor uitgavencontrole door Uitgavencontrole te selecteren in het menu aan de linkerkant.
   
   Als Superbeheerder zie je drie hoofdtabbladen:
   • Mijn uitgaven - Je ziet je eigen uitgaven en kunt de beoordelingsstatus van elke uitgave controleren.
   • Beoordelen - Je ziet de uitgaven die je moet beoordelen. Standaard worden alleen de uitgaven weergegeven die nu beoordeeld moeten worden.
   • Alle - Je krijgt inzicht in het beoordelingsproces van alle uitgaven binnen het bedrijf, zelfs als je niet specifiek in het proces bent opgenomen.
     
     
3. Om te beginnen met het beoordelen van uitgaven, selecteer je het tabblad Beoordelen.
   Je ziet alle uitgaven die nu beoordeeld moeten worden. Je kunt extra filters toepassen om uitgaven op een specifieke datum te bekijken of om alle uitgaven te zien waarbij je betrokken bent in het beoordelingsproces.
4. Selecteer een gebruiker uit de lijst om zijn of haar uitgaven te bekijken.
   Tip: De gekleurde balken geven je in één oogopslag een overzicht van de huidige status van de uitgaven per gebruiker. Zo kun je eenvoudig zien of er ontbrekende details zijn of dat een uitgave klaar is voor beoordeling.
5. Selecteer de uitgave die je wilt beoordelen.
   
6. Controleer de uitgavedetails en eventuele bijlagen, en maak je beslissing door Goedkeuren of Weigeren te selecteren.
   Tip: U kunt meer informatie aanvragen voordat u uw beslissing neemt door Info aanvragen te selecteren. U kunt vervolgens een persoonlijk bericht invoeren dat direct naar de gebruiker wordt verzonden. Meer informatie over het aanvragen van informatie vindt u in dit artikel: Meer informatie aanvragen bij het beoordelen van uitgaven

Uitgaven in bulk beoordelen als Superbeheerder

Je kunt elke uitgave afzonderlijk beoordelen zoals beschreven in de gids hierboven, of je kunt in bulk beslissingen nemen voor een selectie van uitgaven. Hier is hoe:

1. Selecteer een gebruiker uit de lijst om zijn of haar uitgaven te bekijken.
2. Vink het selectievakje aan naast elke uitgave die je wilt beoordelen.
   
3. Je kunt vervolgens Goedkeuren, Weigeren of Info aanvragen voor alle geselecteerde uitgaven.
   

Uitgaven beoordelen als manager

Als manager of teamleider kun je de uitgavencontrolefunctie in de web- en mobiele app gebruiken om de aan jou toegewezen uitgaven te beoordelen.

Hier is hoe je dit doet in de webapp:

1. Log in.
2. Schakel over naar je juiste rol.
   Opmerking: Voor een stapsgewijze handleiding over het wisselen van rollen in de web- en mobiele app, kun je dit artikel raadplegen: Hoe wissel ik van rol in de web- en mobiele app?
3. Selecteer Uitgavencontrole in het menu aan de linkerkant.
   Als manager zie je twee tabbladen:
   
   
   • Mijn uitgaven - Je ziet je eigen uitgaven en kunt de beoordelingsstatus van elke uitgave controleren.
   • Beoordelen - Je ziet de uitgaven die je moet beoordelen. Standaard worden alleen de uitgaven weergegeven die nu beoordeeld moeten worden.
     
     
4. Selecteer het tabblad Beoordelen.
   
5. Selecteer een gebruiker uit de lijst om zijn of haar uitgaven te bekijken.
   Tip: De gekleurde balken geven je in één oogopslag een overzicht van de huidige status van de uitgaven per gebruiker, zodat je gemakkelijk kunt zien of er ontbrekende details zijn of dat een uitgave klaar is voor beoordeling.
6. Selecteer de uitgave die je wilt beoordelen.
   
7. Controleer de uitgavedetails en eventuele bijlagen, en maak je beslissing door Goedkeuren of Weigeren te selecteren.
   Tip: Je kunt meer informatie opvragen voordat je een beslissing neemt door Info aanvragen te selecteren. Je kunt dan een gepersonaliseerd bericht invoeren dat rechtstreeks naar de gebruiker wordt gestuurd.

Uitgaven bijhouden als werknemer

Als werknemer kun je je uitgaven bijhouden en zien in welke fase van het beoordelingsproces ze zich bevinden. Dit is vooral handig als je wacht op een terugbetaling voor voorgeschoten kosten of een kilometervergoeding.

Zo bekijk en volg je je uitgaven in de webapp:

1. Log in.
2. Selecteer in het menu aan de linkerkant Uitgaven > Uitgavencontrole.
   
3. Je ziet je uitgaven onder het tabblad Mijn uitgaven. Je kunt je uitgaven filteren op datum, goedkeuringsstatus of andere criteria.
   
4. Selecteer een uitgave uit de lijst om de transactiegegevens te bekijken.
   
5. Als je wilt zien in welke fase van het beoordelingsproces de uitgave zich bevindt, selecteer dan het tabblad Beoordelingsproces.
   

Wat is er nieuw?

De uitgavencontrole is nu verdeeld over drie tabbladen in plaats van per maand:

• Mijn uitgaven → Volg je ingediende uitgaven.
• Beoordelen → Bekijk de uitgaven die je moet goedkeuren.
• Alle → Beheerders kunnen alle bedrijfsuitgaven bekijken.

Deze update maakt het bijhouden en goedkeuren van uitgaven sneller en overzichtelijker. De update is een visuele verbetering en de bestaande logica van de uitgavencontrole blijft hetzelfde. Lees hieronder meer over de nieuwe visuele verbeteringen van de tabbladindeling.

Nieuwe tabbladindeling

Tabblad Mijn uitgaven

• Bekijk je eigen ingediende uitgaven.
• Volg wie ze beoordeelt en wat de status is.

Wie kan dit tabblad zien?

Alle Soldo-gebruikers hebben toegang tot het tabblad Mijn uitgaven. Dit betekent dat alle gebruikers eenvoudig hun ingediende uitgaven kunnen bijhouden.

Wat kun je zien in dit tabblad?

Een lijst met individuele transacties, inclusief voorgeschoten kosten en kilometervergoedingen.

Tabblad Beoordelen

• Bekijk alleen uitgaven die aan jou zijn toegewezen voor goedkeuring.
• De standaardfilter toont alleen uitgaven die nu beoordeeld moeten worden.
• Pas filters aan om eerdere of openstaande beoordelingen te bekijken.

Wie kan dit tabblad zien?

Alle gebruikers kunnen het tabblad Beoordelen zien, maar alleen degenen met toegewezen uitgaven zullen inhoud zien. Dit omvat gebruikers met rollen die zijn gekoppeld aan de uitgavencontrole of gebruikers die specifiek zijn aangewezen om uitgaven te beoordelen.

Wat kun je zien in dit tabblad?

Een lijst met transacties gegroepeerd per gebruiker. Standaard worden alleen uitgaven weergegeven die nu beoordeeld moeten worden. Je kunt er ook voor kiezen om uitgaven te bekijken die nog in het beoordelingsproces zitten, maar nog niet bij jou zijn aangekomen, door de filter In beoordelingsproces te selecteren.

Let op: Als Superbeheerder zie je niet alle uitgaven die beoordeeld moeten worden in dit tabblad. Je ziet alleen de uitgaven die specifiek aan jou zijn toegewezen.

Tabblad Alle

• Krijg volledig inzicht in alle uitgaven.
• Superbeheerders kunnen ingrijpen en elke transactie goedkeuren of weigeren.

Wie kan dit tabblad zien?

Superbeheerders en beheerders kunnen dit tabblad zien, waardoor ze volledige zichtbaarheid hebben op alle uitgaven, ongeacht of ze betrokken zijn bij het beoordelingsproces.

Wat kun je zien in dit tabblad?

Je ziet een lijst met transacties gegroepeerd per gebruiker. Superbeheerders kunnen een gebruiker selecteren om hun transacties te bekijken en vervolgens individuele transacties kiezen om in te grijpen in het beoordelingsproces van de uitgaven.

Let op: Als Superbeheerder kun je geen bulkacties uitvoeren vanuit het tabblad Alle. Bulkacties zijn alleen beschikbaar voor goedkeurders in het tabblad Beoordelen.