Automatische export stroomlijnt de manier waarop transacties van Soldo naar je boekhoudsysteem worden geëxporteerd. In plaats van handmatig transacties te exporteren, kun je het proces automatiseren op basis van vooraf gedefinieerde voorwaarden, waardoor een naadloze end-to-end workflow wordt gegarandeerd.
Opmerking: Automatische export vereist dat je een boekhoudintegratie hebt ingesteld in je account. Als je nog geen integratie hebt ingesteld en meer wilt weten, bekijk dan onze sectie Integraties om aan de slag te gaan. Als je al een boekhoudintegratie hebt ingesteld met Soldo en klaar bent om Automatische export in te schakelen, bekijk dan deze gids: Hoe stel je Automatische export in voor een bestaande integratie
Waarom Automatische export gebruiken?
Het handmatig controleren en exporteren van transacties kan repetitief zijn. Met Automatische export wordt een transactie, zodra deze voldoet aan de vereiste voorwaarden, automatisch verzonden naar je boekhoudintegratie, zodat je meer tijd hebt voor strategische taken.
Hoe werkt het?
Je kunt Automatische export rechtstreeks inschakelen vanuit de integratie-instellingen. Zodra het is ingesteld, worden transacties die aan de geselecteerde voorwaarden voldoen, elke dag om 01:00 UTC automatisch geëxporteerd.
Welke integraties ondersteunen Automatische export?
Deze functie is beschikbaar voor alle directe boekhoudintegraties, waaronder:
- Xero
- QuickBooks
- NetSuite
- Sage Business Cloud
- Exact Online
- Microsoft Dynamics 365
Welke voorwaarden kunnen worden ingesteld?
Je kunt specifieke criteria definiëren voor Automatische export, zoals:
- Verplichte details (via de Herinneringenfunctie)
Zorg ervoor dat alle vereiste boekhoudinformatie, zoals bijlagen, uitgavencategorieën, lijsten, enz. aanwezig is voor elke transactie.
- Status van de uitgavencontrole
Je kunt ervoor kiezen om alleen transacties te exporteren die voldoen aan een specifieke status van de uitgavencontrole. Je kunt kiezen uit:
- De transactie kan elke controle-status hebben
- De transactie moet de status goedgekeurd hebben
- De transactie moet zijn goedgekeurd en opgenomen in een onkostennota
- Type uitgaven
Bepaal welke soorten uitgaven je automatisch wilt exporteren. Je kunt elke combinatie kiezen uit:
- Reizen & entertainment
- Zakelijke uitgaven
- Persoonlijke uitgaven
Opmerking: Transacties moeten aan alle ingestelde voorwaarden voldoen om te worden opgenomen in Automatische export. Dit omvat ook eventuele voorwaarden die vereist zijn door je gekozen integratie. Je kunt zien welke voorwaarden vereist zijn tijdens de configuratie of door naar de integratie-instellingen te gaan en het tabblad Transactieregels te selecteren.
Waar vind je de voorwaarden die vereist zijn door je integratie tijdens de configuratie:
Waar vind je de voorwaarden die vereist zijn door je integratie als je integratie al is ingesteld:
Veelgestelde vragen (FAQ)
Kan ik Automatische export gebruiken als mijn boekhoudintegratie al is ingesteld?
Ja! Hoewel Automatische export kan worden geconfigureerd tijdens de eerste installatie van een boekhoudintegratie, kun je deze ook eenvoudig inschakelen als je integratie al is ingesteld. Bekijk deze gids voor meer informatie over hoe je aan de slag kunt.
Welke transacties worden geëxporteerd?
- Alleen transacties die van invloed zijn op het totale saldo van je Soldo-account komen in aanmerking. Interne overboekingen en transacties met nulbedragen, onkosten uit eigen zak en niet-afgewikkelde transacties worden niet geëxporteerd.
- Alleen transacties die zowel aan de voorwaarden voor Automatische export als aan de vereisten van de geselecteerde integratie voldoen, worden geëxporteerd.
Hoe vaak wordt Automatische export uitgevoerd?
Automatische export wordt één keer per dag uitgevoerd om 01:00 UTC. Alle transacties die aan de vooraf gedefinieerde voorwaarden voldoen, worden op dat moment naar je boekhoudsysteem geëxporteerd.
Kan ik het exportrooster wijzigen?
Op dit moment kan het exportrooster niet worden gewijzigd. De dagelijkse export om 01:00 UTC is vast voor alle klanten die de functie Automatische export gebruiken.
Wat moet ik doen als een transactie niet automatisch wordt geëxporteerd?
Er zijn een paar dingen die je kunt controleren:
Voorwaarden
Automatische export exporteert alleen transacties die voldoen aan de ingestelde voorwaarden in de Transactieregels. Als je bijvoorbeeld "Verplichte details moeten worden ingevuld" hebt ingeschakeld, exporteert Automatische export alleen transacties die aan dit criterium voldoen. Voor meer informatie over Herinneringen en Transactieregels, raadpleeg dit artikel: Wat zijn ‘Herinneringen’ en hoe werken ze?
Status van de uitgavencontrole
Controleer of de transacties voldoen aan de uitgavencontrole-status die je hebt gedefinieerd. Je kunt bij het inschakelen van Automatische export kiezen uit drie opties voor de uitgavencontrole-status:
- De transactie kan elke controle-status hebben
- De transactie moet de status goedgekeurd hebben
- De transactie moet zijn goedgekeurd en opgenomen in een onkostennota
Als ik Automatische export inschakel, kan ik dan nog steeds handmatig exporteren?
Ja! Als je sommige transacties handmatig wilt exporteren, kun je dat nog steeds doen. Automatische export is ontworpen om het herhaaldelijk handmatig exporteren overbodig te maken, maar de handmatige functionaliteit blijft beschikbaar, zelfs wanneer Automatische export is ingeschakeld.