Wat is automatische export? – Soldo-ondersteuningscentrum

Automatische export stroomlijnt hoe transacties worden geëxporteerd van Soldo naar je boekhoudsysteem. In plaats van transacties handmatig te exporteren, kun je het proces automatiseren op basis van vooraf ingestelde voorwaarden, zodat je een naadloos end-to-end proces hebt.

Opmerking: Voor automatische export moet je een boekhoudintegratie hebben ingesteld in je account. Als je er nog geen hebt ingesteld en je meer wilt weten, bekijk dan onze sectie Integraties om aan de slag te gaan. Als je al een boekhoudintegratie hebt ingesteld met Soldo en klaar bent om Automatische export in te schakelen, bekijk dan deze gids: Hoe automatische export in te stellen voor een bestaande integratie

Waarom Automatische export gebruiken?

Het handmatig controleren en exporteren van transacties kan repetitief zijn. Met Automatische export wordt een transactie, zodra deze voldoet aan de vereiste voorwaarden, automatisch naar je boekhoudintegratie gestuurd, waardoor je meer tijd hebt voor strategische taken.

Hoe werkt het?

Je kunt Automatische export inschakelen vanuit de integratie-instellingen. Zodra alles is ingesteld, worden transacties die voldoen aan de geselecteerde voorwaarden automatisch dagelijks om 01:00 UTC geëxporteerd.

Welke integraties ondersteunen Automatische export?

Deze functie is beschikbaar voor alle directe boekhoudintegraties, waaronder:

Xero
QuickBooks
NetSuite
Sage Business Cloud
Exact Online
Microsoft Dynamics 365

Welke voorwaarden kunnen worden ingesteld?

Je kunt specifieke criteria definiëren voor Automatische export, zoals:

- Verplichte details (via de functie Herinneringen)

Zorg ervoor dat alle vereiste boekhoudinformatie — zoals bijlagen, onkostencategorie, lijsten, enz. — aanwezig is voor elke transactie.

- Status van onkostencontrole

Je kunt ervoor kiezen om alleen transacties te exporteren die voldoen aan een bepaalde status van onkostencontrole. Je kunt kiezen uit:

De transactie mag elke controle-status hebben
De transactie moet de status Goedgekeurd hebben
De transactie moet zijn goedgekeurd en opgenomen in een onkostendeclaratie

- Type onkosten

Kies welke soorten onkosten je automatisch wilt exporteren. Je kunt elke combinatie selecteren van:

Reizen & Entertainment
Zakelijk
Persoonlijk

Opmerking: Transacties moeten voldoen aan alle voorwaarden die je instelt om in Automatische export te worden opgenomen. Dit omvat ook de voorwaarden die vereist zijn voor de integratie die je hebt geselecteerd. Je kunt de vereiste voorwaarden bekijken tijdens de configuratie of door naar de integratie-instellingen te gaan en het tabblad Transactieregels te openen.

Waar vind je de voorwaarden die je integratie vereist tijdens de configuratie:

WC_Integrations_AutoExporIntegrationConditionsDuringSetup_202502_EN.webp

Waar vind je de voorwaarden die je integratie vereist als je integratie al is ingesteld:

Veelgestelde vragen

Kan ik Automatische export gebruiken als mijn boekhoudintegratie al is ingesteld?

Ja! Hoewel Automatische export kan worden ingesteld tijdens de eerste configuratie van een boekhoudintegratie, is het eenvoudig om deze functie toe te voegen als je integratie al actief is. Bekijk deze gids voor meer details.

Welke transacties worden geëxporteerd?

Alleen transacties die het totale saldo van je Soldo-account beïnvloeden, komen in aanmerking. Interne overboekingen en transacties buiten Soldo, transacties met bedrag nul of niet-verrekende transacties worden niet geëxporteerd.
Alleen transacties die voldoen aan zowel jouw voorwaarden voor Automatische export als de vereisten van je geselecteerde integratie worden geëxporteerd.

Hoe vaak wordt Automatische export uitgevoerd?

Automatische export draait één keer per dag om 01:00 UTC. Alle transacties die voldoen aan je vooraf ingestelde voorwaarden, worden op dat moment naar je boekhoudsysteem geëxporteerd.

Kan ik het exportschema wijzigen?

Op dit moment kan het exportschema niet worden gewijzigd. De dagelijkse export om 01:00 UTC staat vast voor alle klanten die de functie Automatische export gebruiken.

Wat moet ik doen als een transactie niet automatisch wordt geëxporteerd?

Je kunt een aantal zaken controleren:

Voorwaarden

Automatische export exporteert transacties alleen wanneer deze voldoen aan de ingestelde Transactieregels. Als je bijvoorbeeld “Verplichte details moeten worden voltooid” hebt ingeschakeld, worden alleen transacties geëxporteerd die aan deze criteria voldoen. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over Herinneringen en Transactieregels: Wat zijn ‘Herinneringen’ en hoe werken ze?

Status van onkostencontrole

Controleer of de transacties voldoen aan de status voor onkostencontrole die je hebt ingesteld. Je kunt kiezen uit 3 opties bij het inschakelen van Automatische export:

De transactie mag elke controle-status hebben
De transactie moet de status Goedgekeurd hebben
De transactie moet zijn goedgekeurd en opgenomen in een onkostendeclaratie

Als ik Automatische export inschakel, kan ik dan nog steeds handmatig exporteren?

Ja! Als je sommige transacties handmatig wilt exporteren, kan dat nog steeds. Automatische export is ontworpen om de last van repetitieve handmatige exports te verminderen, maar de handmatige functie blijft beschikbaar, zelfs wanneer Automatische export is ingeschakeld.