Het soepel laten verlopen van uitgaven in het goedkeuringsproces kan een uitdaging zijn. Zonder tijdige goedkeuringen kunnen financiële teams vertraging oplopen en kunnen werknemers mogelijk niet op tijd worden terugbetaald. Herinneringen voor beoordelaars zijn automatische e-mailmeldingen die naadloos samenwerken met de functies Herinneringen en Uitgavencontrole. Zo wordt ervoor gezorgd dat werknemers alle vereiste informatie verstrekken en dat beoordelaars hun goedkeuringen op tijd afronden.
Wie kan Herinneringen voor beoordelaars instellen?
Superbeheerders, Beheerders en Accountants met een geschikt abonnement kunnen deze functie activeren en configureren in de sectie Uitgavencontrole.
Opmerking: Voordat je Herinneringen voor beoordelaars kunt instellen, moet je ervoor zorgen dat je de functie Uitgavencontrole hebt ingesteld en geactiveerd.
Hoe verschillen Herinneringen voor beoordelaars van standaard Herinneringen?
Herinneringen helpen uitgavendoeners hun uitgaven af te ronden door hen eraan te herinneren alle vereiste gegevens in te vullen, zoals bonnetjes en uitgavencategorieën. Ze versturen ook e-mailmeldingen voorafgaand aan en op de deadline, zodat uitgavendoeners niet vergeten hun uitgaven op tijd af te ronden. Herinneringen voor beoordelaars helpen beoordelaars bij het bijhouden van openstaande goedkeuringen, zodat uitgaven zonder vertraging door het proces gaan.
| Herinneringen | Herinneringen voor beoordelaars | |
| Wie ontvangt de herinneringen? | Uitgavendoeners | Beoordelaars |
| Doel |
Uitgavendoeners aanmoedigen om hun transacties te voorzien van alle benodigde informatie. Twee e-mails verzenden om gebruikers eraan te herinneren dat ze hun uitgaven nog niet hebben voltooid: één op de deadline en één voorafgaand daaraan. |
E-mailherinneringen naar beoordelaars sturen om hen te laten weten dat ze uitgaven moeten beoordelen. |
Hoe vaak worden Herinneringen verzonden?
Dat bepaal jij! Met Herinneringen voor beoordelaars kun je kiezen wanneer en hoe vaak de herinneringen worden verzonden.
Hoe ontvang ik de herinneringen?
We sturen de herinneringen naar je e-mailadres. Dit kun je verwachten in de herinneringsmail (afhankelijk van je instellingen):
Kan ik Herinneringen voor beoordelaars gebruiken zonder Herinneringen?
Ja! Als je alleen herinneringen naar beoordelaars wilt sturen en niet naar uitgavendoeners, hoef je de functie Herinneringen niet in te schakelen. Wanneer je Herinneringen voor beoordelaars alleen gebruikt, ontvangen beoordelaars meldingen, ongeacht welke details de uitgavendoener aan de transactie heeft toegevoegd.
Als je echter Herinneringen voor beoordelaars combineert met Herinneringen, sturen we meldingen naar beoordelaars alleen wanneer alle vereiste details zijn toegevoegd. Dit helpt om onnodige e-mails te verminderen. Wil je herinneringen ontvangen voor alle uitgaven, inclusief die met ontbrekende details, dan kun je dit wijzigen in de instellingen.
Wie ontvangt de herinneringen?
Herinneringen worden alleen verzonden naar beoordelaars die nog uitgaven moeten beoordelen. Standaard sturen we alleen herinneringen voor uitgaven waarvan alle verplichte details zijn ingevuld. Wil je ook uitgaven met ontbrekende gegevens of nog niet gereed voor beoordeling meenemen, dan kun je deze optie inschakelen bij de configuratie van de functie.
Wat gebeurt er als een beoordelaar afwezig is? Wie ontvangt de herinnering?
Als een beoordelaar afwezig is en taken aan iemand anders heeft gedelegeerd, ontvangen zowel de oorspronkelijke beoordelaar als zijn of haar vervanger een herinnering over de uitgaven die beoordeeld moeten worden. Dit zorgt ervoor dat er niets over het hoofd wordt gezien tijdens de afwezigheid. Wil je meer weten over de afwezigheidsfunctie? Bekijk dan dit artikel: Wat is de afwezigheidsfunctie?