Wat zijn uit eigen zak gemaakte uitgaven?
Uit eigen zak gemaakte uitgaven zijn aankopen die gedaan zijn met een persoonlijk betaalmiddel of een andere zakelijke kaart die niet aan Soldo is gekoppeld. Dit kan gebeuren wanneer een medewerker zijn of haar Soldo-kaart vergeet of onderweg is zonder toegang tot een apparaat. Door deze transacties in Soldo te registreren, kunnen bedrijven alle zakelijke uitgaven bijhouden en ervoor zorgen dat medewerkers snel en nauwkeurig worden terugbetaald.
Terugbetalingen voor uit eigen zak gemaakte uitgaven kunnen worden beheerd via de functie Overboekingen. Wil je weten hoe je een medewerker kunt terugbetalen via Overboekingen? Raadpleeg dan dit artikel: Medewerkers terugbetalen voor uit eigen zak gemaakte transacties.
Transacties die uit eigen zak zijn betaald volgen hetzelfde uitgavencontroleproces als alle andere transacties binnen jouw bedrijf. Om ervoor te zorgen dat deze worden meegenomen, moet je controleworkflow voorwaarden bevatten voor:
- Persoonlijk betaalmiddel
- Ander zakelijk betaalmiddel
Deze voorwaarden moeten worden ingesteld in de sectie "Voorwaarden" van jouw controleworkflow. Voor meer informatie over het bijwerken van workflows, zie Het uitgavencontroleproces configureren.
Wie kan transacties uit eigen zak toevoegen?
Standaard kunnen alle Soldo-gebruikers een uit eigen zak gemaakte transactie toevoegen als de functie is ingeschakeld in het account. Als je gebruikmaakt van aangepaste rollen, zorg er dan voor dat je de machtiging "Kan transacties toevoegen" activeert, zodat gebruikers deze uitgaven kunnen registreren.
Hoe voeg je een uit eigen zak gemaakte transactie toe in de webapp
- Log in op de webapp.
- Selecteer in het linkermenu Gebruikers.
- Kies je naam uit de lijst.
- Ga naar het tabblad Transacties.
- Selecteer Transactie toevoegen.
- Selecteer Uit eigen zak.
- Vul de transactiegegevens in:
- Bon (indien beschikbaar)
- Datum en tijd
- Naam van de verkoper
- Uitgavencategorie (indien van toepassing)
- Bedrag en valuta
- Btw-tarief (indien van toepassing)
- Betaalmethode: kies tussen Persoonlijk betaalmiddel of Ander zakelijk betaalmiddel
- Eventuele relevante notities
- Selecteer Indienen.
Opmerking: Als je geen betalingsbewijs hebt, vink dan het vakje “Ik heb geen betalingsbewijs” aan en geef een korte uitleg in het notitieveld.
Hoe voeg je een uit eigen zak gemaakte transactie toe in de mobiele app
Als je toegang hebt tot de Soldo mobiele app, kun je jouw uit eigen zak gemaakte uitgaven onderweg direct via de app toevoegen. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie: Uit eigen zak gemaakte uitgaven