Toon afbeeldingen
Onkostendeclaraties bieden een duidelijk en downloadbaar overzicht van personeelsuitgaven die zijn beoordeeld als onderdeel van het beoordelingsproces. Deze rapporten zijn vooral handig voor naleving, het volgen van zakelijke kosten en het terugbetalen van werknemers voor kosten die zij namens het bedrijf hebben gemaakt.
Wat is een onkostendeclaratie?
Een onkostendeclaratie is een downloadbaar document met een gecategoriseerde lijst van beoordeelde en geëxporteerde uitgaven van een specifieke werknemer. Nadat je hebt gekozen welke transacties je wilt opnemen in de declaratie, kun je deze downloaden vanuit de sectie Onkostendeclaraties. Declaraties met de status "Niet verwerkt" kunnen worden gedownload als PDF, XLSX of CSV. Declaraties met de status "Verwerkt" kunnen alleen als niet-bewerkbare PDF worden gedownload.
Als een van de uitgaven moet worden terugbetaald, kun je dit ook doen vanuit de sectie Onkostendeclaraties. Voor meer informatie over terugbetalingen, raadpleeg dit artikel: Betaal werknemers terug voor uit eigen zak betaalde transacties.
Wie kan onkostendeclaraties genereren?
Iedereen met toestemming om onkostendeclaraties te beoordelen en te genereren, zoals Superbeheerders, Beheerders, Leiders en Boekhouders, kan deze declaraties aanmaken. Als je aangepaste rollen gebruikt, zorg er dan voor dat je de juiste machtiging toevoegt ("Kan de uitgaven bekijken en onkostendeclaraties genereren") aan elke rol waarvoor je deze functionaliteit wilt inschakelen.
Hoe genereer je een onkostendeclaratie voor een werknemer
- Selecteer Uitgaven > Uitgaven beoordelen in het menu aan de linkerkant.
- Ga naar het tabblad Beoordeling.
-
Selecteer de gebruiker wiens uitgaven je in het rapport wilt opnemen.
- Selecteer het tabblad Beoordeeld.
Opmerking: Je kunt alleen transacties exporteren die al zijn beoordeeld. Voor meer informatie over het beoordelen van uitgaven, raadpleeg dit artikel: Uitgaven beoordelen.
- Vink het selectievakje aan naast elke transactie die je in de onkostendeclaratie wilt opnemen. Elke geselecteerde transactie wordt opgenomen in één document.
- Selecteer Exporteren.
- Klaar! Je hebt de onkostendeclaratie gegenereerd. De transacties worden verplaatst naar het tabblad Geëxporteerd en je kunt de onkostendeclaratie downloaden vanuit de sectie Onkostendeclaraties.
Hoe download je de onkostendeclaratie in PDF-formaat
- Selecteer Uitgaven > Onkostendeclaratie in het menu aan de linkerkant.
- Vink het vakje aan naast elk rapport dat je wilt downloaden.
Tip: Als je meerdere rapporten hebt en je snel een rapport voor een specifieke werknemer wilt vinden, kun je de filter Transactie-eigenaar gebruiken. - Selecteer Exporteren.
-
Selecteer het bestandsformaat voor de download.
Opmerking: Voor rapporten met de status "Verwerkt" kun je alleen een niet-bewerkbare PDF downloaden. Voor rapporten met de status "Niet verwerkt" kun je kiezen tussen PDF, XLSX of CSV.
- Als je het PDF-formaat selecteert, kies dan wat je in het rapport wilt opnemen:
- Alleen transacties
- Transacties en bijlagen (zoals bonnen)
- Selecteer Exporteren.
- Je bestand wordt gegenereerd en je kunt de onkostendeclaratie downloaden.
Opmerking: Dit is wat wordt opgenomen in het rapport in XLSX- en CSV-formaat:
- Betaald met bedrijfsfondsen: totaalbedrag van goedgekeurde uitgaven gedaan met bedrijfsfondsen.
- Terugbetaling uit eigen zak: totaalbedrag van terugbetalingen voor goedgekeurde privé-uitgaven.
- Terugbetaling van kilometers: totaalbedrag van goedgekeurde kilometervergoedingen.
- Schuld aan het bedrijf: totaalbedrag van geweigerde uitgaven die met bedrijfsfondsen zijn gedaan en moeten worden terugbetaald.