Categorieën voor uitgaven instellen en beheren

Show images

Uitgavencategorieën helpen medewerkers hun aankopen eenvoudiger te classificeren, automatisch de juiste btw-tarieven toe te passen en consistentie te waarborgen bij transacties. Je kunt categorieën ook koppelen aan specifieke handelscategorieën voor aankopen met Soldo-kaarten.

Opmerking: Je kunt alleen uitgavencategorieën instellen en beheren als je geen boekhoudintegratie gebruikt. Als dat wel het geval is, moet je de uitgavencategorieën beheren via de gekoppelde integratie.

Hoe maak je een uitgavencategorie aan

1. Selecteer in het linkermenu Configureren > Boekhoudclassificatie.
2. Selecteer Entiteit weergeven naast Uitgavencategorie.
   
3. Selecteer Item toevoegen.
   
4. Voer een naam in voor de uitgavencategorie.
   
5. Optioneel: Voeg een code en beschrijving toe ter identificatie.
6. Optioneel: Selecteer een btw-tarief dat automatisch wordt toegepast op deze uitgavencategorie. Meer informatie over het instellen van btw-tarieven vind je in dit artikel: Hoe stel je btw-tarieven in en beheer je ze
   
7. Selecteer Volgende.
8. Optioneel: Kies een handelscategorie die automatisch wordt toegepast op deze uitgavencategorie.
   
9. Selecteer het type uitgave:

• Reis- en entertainmentkosten (T&E)
• Bedrijfskosten
  
  

10. Selecteer Volgende.
11. Controleer de gegevens en selecteer Bevestigen.
    

Hoe schakel je een uitgavencategorie in of uit

Elke uitgavencategorie heeft een schakelaar waarmee je deze kunt inschakelen of uitschakelen. Wanneer deze is uitgeschakeld, is de categorie niet beschikbaar tijdens het verrijken van transacties.

1. Selecteer in het linkermenu Configureren > Boekhoudclassificatie.
2. Selecteer Entiteit weergeven naast Uitgavencategorie.
3. Gebruik de schakelaar naast elke categorie die je wilt in- of uitschakelen.
   

Hoe bewerk je een uitgavencategorie

Als je een uitgavencategorie wilt aanpassen – bijvoorbeeld de naam, beschrijving, btw-tarief of regels – kun je dit op elk moment doen. Zo doe je dat:

1. Selecteer in het linkermenu Configureren > Boekhoudclassificatie.
2. Selecteer Entiteit weergeven naast Uitgavencategorie.
3. Selecteer Bewerken naast de categorie die je wilt wijzigen.
4. Selecteer Bewerken bij de secties Algemene informatie of Regels en breng je wijzigingen aan.
5. Selecteer Opslaan.

Hoe verwijder je een uitgavencategorie

1. Selecteer in het linkermenu Configureren > Boekhoudclassificatie.
2. Selecteer Entiteit weergeven naast Uitgavencategorie.
3. Selecteer het pictogram Verwijderen naast de categorie die je wilt verwijderen.
4. Selecteer Ja, verwijderen om te bevestigen.

Opmerking: Na het verwijderen van een uitgavencategorie kun je deze niet meer selecteren tijdens het verrijken van transacties.

Hoe beheer je de zichtbaarheid van uitgavencategorieën

Je kunt bepalen welke rollen en gebruikers bepaalde uitgavencategorieën mogen zien. Dit is handig wanneer je de toegang tot specifieke teams of personen wilt beperken.

Zichtbaarheid beheren per rol

1. Selecteer in het linkermenu Configureren > Boekhoudclassificatie.
2. Selecteer Entiteit weergeven naast Uitgavencategorie.
3. Selecteer Zichtbaarheid configureren.
4. Selecteer Bewerken.
5. Gebruik de keuzelijst Rollen om rollen te selecteren of deselecteren die toegang moeten hebben.
6. Selecteer Bevestigen.

Zichtbaarheid beheren per gebruiker

Je kunt de zichtbaarheid beperken op basis van rollen, maar toch toegang geven aan bepaalde gebruikers. Zo doe je dat:

1. Selecteer in het linkermenu Configureren > Boekhoudclassificatie.
2. Selecteer Entiteit weergeven naast Uitgavencategorie.
3. Selecteer Zichtbaarheid configureren.
4. Selecteer Bewerken.
5. Gebruik de keuzelijst Rollen om de rol te deselecteren.
6. Selecteer Gebruikers toevoegen.
7. Gebruik de keuzelijst Gebruikers om gebruikers te selecteren die toegang moeten krijgen tot de uitgavencategorie.
8. Selecteer Bevestigen.