Factuurvelden helpen u belangrijke informatie van uw leveranciersfacturen vast te leggen en deze direct te koppelen aan uw transacties. Dit betekent minder handmatige invoer, betere gegevensconsistentie en nauwkeurigere rapportages. Als u gebruikmaakt van OCR (Optical Character Recognition), halen wij deze informatie zelfs automatisch voor u op wanneer u uw factuur uploadt.
U kunt uw Factuurvelden configuratie beheren vanuit een nieuw gedeelte in de webapp genaamd Transactievelden. We hebben hier ook enkele bestaande functies naartoe verplaatst zodat u nu één centrale plek heeft om gerelateerde velden voor transactie-verrijking te beheren.
Opmerking: We hebben de functie Lijsten verplaatst naar het nieuwe gedeelte Transactievelden. U vindt het nu onder Configureren > Transactievelden > Lijsten.
Wat zijn factuurvelden?
Wanneer u Factuurvelden inschakelt, ziet u een nieuw paneel bij uw transacties genaamd Factuurgegevens. Hier kunt u vier typen factuurgegevens toevoegen:
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- PO (Inkoopordernummer)
- Btw-nummer leverancier
Als u onze OCR-functie gebruikt, halen wij deze velden automatisch uit de factuur en vullen ze voor u in.
Hoe automatische extractie werkt
Als uw abonnement OCR bevat, scannen we de geüploade factuur en halen we automatisch de factuurvelden voor u op. Na extractie tonen we betrouwbaarheidsindicatoren om u te helpen de gegevens te verifiëren.
-
Groene indicator: We zijn ervan overtuigd dat de geëxtraheerde gegevens correct zijn.
-
Oranje waarschuwing: De gegevens kunnen onduidelijk zijn. Controleer en bevestig de informatie die we hebben opgehaald.
-
Rode waarschuwing: We konden de gegevens niet ophalen. U moet deze handmatig invoeren.
U kunt altijd handmatig de vooraf ingevulde gegevens in elk veld bewerken of verwijderen als dit niet nodig is of als u aanpassingen wilt maken.
Als u alle vooraf ingevulde factuurvelden wilt wissen, kunt u de optie Factuurgegevens verwijderen selecteren om alle factuurvelden te wissen.
Handmatige invoer zonder OCR
Ook als u niet over de OCR-functie beschikt, kunt u nog steeds handmatig factuurgegevens toevoegen. Wanneer u een factuur uploadt en de optie Factuur kiest, zullen wij het paneel Factuurgegevens automatisch uitklappen zodat u de gegevens kunt invoeren.
Als u een bestand uploadt maar deze optie niet selecteert, kunt u het paneel alsnog openen en zelf de velden toevoegen; we klappen het paneel alleen niet automatisch uit.
Hoe factuurvelden te activeren
- Log in op de webapp.
- Selecteer in het menu aan de linkerkant Configureren > Transactievelden.
- Selecteer naast Factuurvelden Bekijken.
-
Selecteer de schakelaar.
Zodra deze actief zijn, verschijnt het paneel Factuurgegevens voor alle gebruikers bij het bekijken of verrijken van transacties.
Ziet u de optie om factuurvelden te schakelen niet?
Als uw huidige abonnement geen factuurvelden bevat, ziet u nog steeds de knop Bekijken. Wanneer u deze selecteert, ontvangt u een bericht met uitleg over uw upgradeopties.
Kan ik bepalen wie factuurvelden kan zien en bijwerken?
Wanneer u de functie Factuurvelden activeert, kunnen alle standaard Soldo-rollen de factuurvelden bekijken en bijwerken.
Als u aangepaste rollen gebruikt, kunt u de machtigingen verfijnen naar uw wensen. U kunt kiezen uit de volgende machtigingen:
- Kan factuurvelden niet zien - gebruikers zien de factuurvelden niet in hun transactiegegevens.
- Kan factuurvelden zien - gebruikers kunnen de factuurvelden zien, maar niet bijwerken of verwijderen.
- Kan factuurvelden bijwerken of verwijderen - gebruikers kunnen factuurvelden bekijken, bijwerken en verwijderen (standaardmachtiging voor Soldo-standaardrollen).
Zo werkt u de machtigingen voor factuurvelden bij voor een aangepaste rol:
- Selecteer in het menu aan de linkerkant Configureren > Machtigingen.
-
Selecteer de aangepaste rol die u wilt bijwerken.
- Scroll naar het gedeelte Transactiedetails.
-
Onder het gedeelte Factuurvelden, selecteert u het dropdownmenu en kiest u de machtiging die u wilt instellen voor deze aangepaste rol.
Opmerking: Zorg ervoor dat u eerst de functie Factuurvelden heeft geactiveerd voordat u probeert de machtigingen bij te werken. - Selecteer Opslaan.
Factuurvelden bekijken in rapportages
Als u de functie Factuurvelden heeft geactiveerd, kunt u alle automatisch vastgelegde of handmatig ingevoerde factuurgegevens in uw rapportages bekijken. De onderstaande gids beschrijft hoe u de zichtbaarheid van factuurvelden kunt schakelen in Rapportages > Transacties.
- Selecteer in het menu aan de linkerkant Rapportages > Transacties.
-
Selecteer het pictogram om de kolomzichtbaarheid te schakelen.
- Kies de velden die u in uw rapportages wilt opnemen. U kunt kiezen uit:
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- PO-nummer
- Btw-nummer leverancier
- Nadat u uw selectie heeft gemaakt, selecteert u Toepassen.
- U ziet nu uw factuurvelden in uw realtime rapportages en in alle rapportages die u vanaf hier downloadt.
Factuurvelden in rapportages met een aangepast sjabloon
Als u de rapportagefunctie Aangepast sjabloon gebruikt die beschikbaar is via de Integraties marketplace, kunt u ook factuurvelden voor deze rapportages schakelen.
Factuurvelden helpen u belangrijke informatie van uw leveranciersfacturen vast te leggen en deze direct te koppelen aan uw transacties. Dit betekent minder handmatige invoer, betere gegevensconsistentie en nauwkeurigere rapportages. Als u gebruikmaakt van OCR (Optical Character Recognition), halen wij deze informatie zelfs automatisch voor u op wanneer u uw factuur uploadt.
U kunt uw Factuurvelden configuratie beheren vanuit het gedeelte Configureren > Transactie-instellingen > Transactievelden in de webapp.
Wat zijn factuurvelden?
Wanneer u Factuurvelden inschakelt, ziet u een nieuw paneel bij uw transacties genaamd Factuurgegevens. Hier kunt u vier typen factuurgegevens toevoegen:
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- PO (Inkoopordernummer)
- Btw-nummer leverancier
Als u onze OCR-functie gebruikt, halen wij deze velden automatisch uit de factuur en vullen ze voor u in.
Hoe automatische extractie werkt
Als uw abonnement OCR bevat, scannen we de geüploade factuur en halen we automatisch de factuurvelden voor u op. Na extractie tonen we betrouwbaarheidsindicatoren om u te helpen de gegevens te verifiëren.
-
Groene indicator: We zijn ervan overtuigd dat de geëxtraheerde gegevens correct zijn.
-
Oranje waarschuwing: De gegevens kunnen onduidelijk zijn. Controleer en bevestig de informatie die we hebben opgehaald.
-
Rode waarschuwing: We konden de gegevens niet ophalen. U moet deze handmatig invoeren.
U kunt altijd handmatig de vooraf ingevulde gegevens in elk veld bewerken of verwijderen als dit niet nodig is of als u aanpassingen wilt maken.
Als u alle vooraf ingevulde factuurvelden wilt wissen, kunt u de optie Factuurgegevens verwijderen selecteren om alle factuurvelden te wissen.
Handmatige invoer zonder OCR
Ook als u niet over de OCR-functie beschikt, kunt u nog steeds handmatig factuurgegevens toevoegen. Wanneer u een factuur uploadt en de optie Factuur kiest, zullen wij het paneel Factuurgegevens automatisch uitklappen zodat u de gegevens kunt invoeren.
Als u een bestand uploadt maar deze optie niet selecteert, kunt u het paneel alsnog openen en zelf de velden toevoegen; we klappen het paneel alleen niet automatisch uit.
Hoe factuurvelden te activeren
- Log in op de webapp.
- Selecteer in het navigatiemenu Configureren > Transactie-instellingen.
- Selecteer het tabblad Transactievelden.
- Selecteer naast Factuurvelden Bekijken.
-
Selecteer de schakelaar.
Zodra deze actief zijn, verschijnt het paneel Factuurgegevens voor alle gebruikers bij het bekijken of verrijken van transacties.
Ziet u de optie om factuurvelden te schakelen niet?
Als uw huidige abonnement geen factuurvelden bevat, ziet u nog steeds de knop Bekijken. Wanneer u deze selecteert, ontvangt u een bericht met uitleg over uw upgradeopties.
Kan ik bepalen wie factuurvelden kan zien en bijwerken?
Wanneer u de functie Factuurvelden activeert, kunnen alle standaard Soldo-rollen de factuurvelden bekijken en bijwerken.
Als u aangepaste rollen gebruikt, kunt u de machtigingen verfijnen naar uw wensen. U kunt kiezen uit de volgende machtigingen:
- Kan factuurvelden niet zien - gebruikers zien de factuurvelden niet in hun transactiegegevens.
- Kan factuurvelden zien - gebruikers kunnen de factuurvelden zien, maar niet bijwerken of verwijderen.
- Kan factuurvelden bijwerken of verwijderen - gebruikers kunnen factuurvelden bekijken, bijwerken en verwijderen (standaardmachtiging voor Soldo-standaardrollen).
Zo werkt u de machtigingen voor factuurvelden bij voor een aangepaste rol:
- Selecteer in het navigatiemenu Configureren > Machtigingen.
-
Selecteer de aangepaste rol die u wilt bijwerken.
- Scroll naar het gedeelte Transactiedetails.
-
Onder het gedeelte Factuurvelden, selecteert u het dropdownmenu en kiest u de machtiging die u wilt instellen voor deze aangepaste rol.
Opmerking: Zorg ervoor dat u eerst de functie Factuurvelden heeft geactiveerd voordat u probeert de machtigingen bij te werken. - Selecteer Bevestigen.
Factuurvelden bekijken in rapportages
Als u de functie Factuurvelden heeft geactiveerd, kunt u alle automatisch vastgelegde of handmatig ingevoerde factuurgegevens in uw rapportages bekijken. De onderstaande gids beschrijft hoe u de zichtbaarheid van factuurvelden kunt schakelen in Rapportages > Transacties.
- Selecteer in het navigatiemenu Rapportages > Transacties.
-
Selecteer het pictogram om de kolomzichtbaarheid te schakelen.
- Kies de velden die u in uw rapportages wilt opnemen.
U kunt kiezen uit:
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- PO-nummer
- Btw-nummer leverancier
- Nadat u uw selectie heeft gemaakt, selecteert u Opslaan.
- U ziet nu uw factuurvelden in uw realtime rapportages en in alle rapportages die u vanaf hier downloadt.
Factuurvelden in rapportages met een aangepast sjabloon
Als u de rapportagefunctie Aangepast sjabloon gebruikt die beschikbaar is via de Integraties marketplace, kunt u ook factuurvelden voor deze rapportages schakelen.