Welkom bij Soldo: Aan de slag en klaar om te starten

Als u nieuw bent bij Soldo, is deze sectie van het helpcentrum uw startpunt. Het is ontworpen om u te helpen uw account te configureren, uw team toe te voegen en vanaf dag één controle te krijgen over de uitgaven van uw bedrijf.

U hoeft geen financieel expert te zijn om te beginnen. We begeleiden u stap voor stap, zodat u zich zelfverzekerd en in controle voelt.

Ga direct naar:

• Wat kan ik instellen in deze sectie?
• Wat is inbegrepen in alle abonnementen?
• Ik heb het Plus-abonnement. Wat kan ik nog meer doen?
• Ik heb het Unlimited-abonnement. Wat is er nog meer beschikbaar?

Wat kan ik instellen in deze sectie?

Deze sectie van het helpcentrum bevat stapsgewijze handleidingen om u te helpen een sterke basis op te bouwen in Soldo. Deze handleidingen zijn ontworpen om u te helpen:

• Aan de slag – Stort geld op Soldo vanaf uw zakelijke bankrekening. Dit is de eerste stap voordat u kaarten toewijst of overboekingen maakt.
• Gebruikers aanmaken en kaarten toewijzen – Nodig uw team uit en wijs het juiste kaarttype toe op basis van hun rol of verantwoordelijkheden.
• Kaartuitgaven beheren – Stel regels en uitgavenlimieten in die aansluiten bij uw interne beleid en verminder handmatige controle.
• Meerdere valuta beheren – (Plus en Unlimited) Activeer nieuwe valuta’s en voorzie deze van geld via uw Hoofdportemonnee of stort vanaf uw zakelijke bankrekening. Ideaal voor bedrijven die internationaal opereren.
• Geld organiseren met Bedrijfsportemonnees – (Plus en Unlimited) Zet geld apart uit uw Hoofdportemonnee om budgetten toe te wijzen aan teams, afdelingen of projecten met behulp van afgeschermde portemonnees.
• Meldingen instellen – Ontvang realtime meldingen over lage saldi en geweigerde transacties.
• Uw account beheren – Werk gebruikersgegevens bij, wijzig wachtwoorden of wissel van taal in uw profielinstellingen.
• Gebruik van de mobiele app – Bekijk videogidsen voor medewerkers en managers. Leer hoe u kaarten beheert, bonnetjes uploadt en uitgaven onderweg bekijkt.

De meeste stappen gelden voor alle abonnementen. Als u een Plus- of Unlimited-abonnement heeft, ziet u extra opties voor het configureren van valuta en het instellen van Bedrijfsportemonnees.

Wat is inbegrepen in alle abonnementen

• Gebruik kaartregels om uitgaven te beheren
  Stel uitgavenlimieten in per dag, week, maand of per transactie. Blokkeer transacties op basis van handelscategorie of bepaal in welke regio’s een kaart gebruikt kan worden.
• Wijs bedrijfskaarten of kaarten voor één gebruiker toe
  Kies het juiste kaarttype voor elke gebruiker of team. U kunt ook tijdelijke virtuele kaarten uitgeven voor vooraf goedgekeurde uitgaven.
• Maak bankoverschrijvingen naar leveranciers
  Voeg uw zakelijke bankrekening toe als begunstigde en verstuur betalingen direct vanaf uw Soldo-saldo.
• Verrijk transactiegegevens
  Gebruik Lijsten, onkostencategorieën en btw-tarieven om het inzicht te verbeteren en de tijd die u aan maandafsluiting besteedt te verkorten.
• Koppel uw boekhoudsoftware
  Integreer met Xero, QuickBooks, Sage, Exact Online of DATEV om reconciliatie te automatiseren en handmatig beheer te verminderen.

Ik heb het Plus-abonnement. Wat kan ik nog meer doen?

• Bedrijfsportemonnees aanmaken
  Zet geld apart voor specifieke teams, afdelingen, projecten of locaties. Dit geeft u meer controle en helpt budgetbeheerders hun eigen uitgaven te volgen.
• Meerdere valuta inschakelen
  Activeer en beheer portemonnees in andere valuta’s. Ideaal voor wereldwijde teams.
• Laat gebruikers geld aanvragen
  Sta medewerkers toe om eenmalige uitgaven of opwaarderingen van hun kaarten aan te vragen. U behoudt de controle terwijl u het beheer vermindert.
• Bonnetjes automatisch koppelen met OCR
  Soldo kan bonnetjes automatisch lezen en koppelen, waardoor handmatig werk wordt verminderd en de naleving wordt verbeterd.
• Sta onkosten uit eigen zak en kilometerdeclaraties toe
  Medewerkers kunnen declaraties indienen voor persoonlijke uitgaven of kilometers. U kunt hen direct via een bankoverschrijving terugbetalen.
• Gebruik herinneringen om verplichte transactiegegevens in te stellen
  Maak belangrijke velden verplicht voor transacties, zoals bonbijlagen en onkostencategorieën, om consistente, volledige gegevens te waarborgen. Herinner medewerkers eraan ontbrekende velden in te vullen.
• Exporteersjablonen aanpassen
  Formatteer uw geëxporteerde gegevens zodat deze aansluiten op uw boekhoudkundige of rapportagebehoeften. Handig voor financiële teams die verschillende bestandstypen beheren.

Ik heb het Unlimited-abonnement. Wat is er nog meer beschikbaar?

Unlimited-abonnementen bevatten alles hierboven, plus geavanceerde functies voor grotere teams, complexe goedkeuringsprocessen en volledige uitgavencontrole.

• Groepen aanmaken en toewijzen
  Structureer uw organisatie op team, locatie of bedrijfseenheid. Dit helpt bij budgettering en rapportage, en stelt u in staat de organisatiestructuur van uw bedrijf te weerspiegelen.
• Geavanceerde rechten en rolprofielen instellen
  Gebruik rollen zoals Admin, Beperkte Admin, Leider of Boekhouder. Wijs specifieke rolprofielen toe aan medewerkers op basis van hun gebruik van Soldo.
• Portemonnees automatisch opwaarderen
  Stel overboekingsregels in zodat portemonnees automatisch worden opgewaardeerd wanneer dat nodig is. Dit voorkomt handmatige tussenkomst.
• Kaartregel-presets definiëren
  Sla sets van kaartregels op en pas ze toe op meerdere kaarten.
• Onkostenbeleid en workflows instellen
  Maak aangepaste workflows voor het beoordelen en goedkeuren van onkosten. Kies wie wat beoordeelt en stel verschillende regels in op basis van uitgavetype of afdeling.
• Out-of-office delegatie inschakelen
  Sta gebruikers toe om het beoordelen van onkosten en aanvraagtaken te delegeren aan collega’s tijdens hun afwezigheid. Dit voorkomt knelpunten en houdt goedkeuringen in beweging.
• Bankoverboeking-permissies veilig delegeren (Add-on vereist)
  Sta geselecteerde gebruikers toe om overboekingen te doen terwijl u de controle en het toezicht behoudt.
• Gebruik auto-tagregels voor betere rapportage
  Tag transacties automatisch met lijstitems. Dit verbetert de nauwkeurigheid van rapportages en versnelt beoordelingen.
• Train en test in Sandbox
  Gebruik een aparte testomgeving om configuraties te testen of nieuwe gebruikers te trainen voordat u wijzigingen live doorvoert.

Hulp nodig bij het bepalen van uw volgende stap?

U hoeft niet alles in één keer te doen. De handleidingen in deze sectie zijn er om u stap voor stap te ondersteunen bij het instellen van uw account. Wanneer u klaar bent voor de volgende stap, bekijk dan de rest van de handleidingen in het helpcentrum om u te helpen doorgroeien naar het volgende niveau.