Bonnetjes spelen een belangrijke rol bij het beheer van uitgaven. Ze helpen je financiële team om uitgaven te verifiëren, ondersteunen een correcte boekhouding en zorgen ervoor dat je bedrijf voldoet aan de vereisten tijdens audits. Telkens wanneer je een aankoop doet met een Soldo-kaart, moet je een duidelijke kopie van het originele bonnetje aan de transactie toevoegen.
Toch weten we dat bonnetjes soms kunnen kwijtraken, beschadigd raken of simpelweg niet worden uitgegeven door de verkoper. Wanneer dit gebeurt, zijn er een paar stappen die je kunt nemen om je administratie compleet te houden en de uitgavenrichtlijnen van je bedrijf te volgen.
Als je geen bon kunt verstrekken
Als een verkoper je geen bon heeft gegeven of je bent hem kwijtgeraakt, volg het beleid van je bedrijf en overleg met je Manager of het financiële team over de beste vervolgstap. Ze kunnen om extra details vragen om de transactie te valideren.
Je kunt aanvullende informatie rechtstreeks in Soldo toevoegen:
- Voeg een notitie toe waarin je uitlegt wat er is gebeurd, en geef zoveel mogelijk details. Bijvoorbeeld waarom je geen bon kon krijgen of wat er is gekocht.
- Voeg een foto toe die helpt de aankoop te documenteren. Dit kan de winkelgevel zijn, een menubord of de automaat waar de transactie plaatsvond.
Deze opties zijn nuttig wanneer een bon werkelijk niet beschikbaar is. Ze mogen niet worden gebruikt als langdurige vervanging voor het toevoegen van de daadwerkelijke bon wanneer deze wel beschikbaar is.
Als je account “Herinneringen” en verplichte velden gebruikt
Je Soldo-account kan gebruikmaken van de functie “Herinneringen”, waarmee Admins transactieregels kunnen configureren en verplichte velden kunnen instellen, zoals bonnetjes of bijlagen. Als een bon verplicht is, moet je deze stap voltooien voordat je transactie als afgerond wordt beschouwd.
Wanneer je echt geen bon kunt verstrekken, vind je in zowel de mobiele app als de webapp een optie genaamd Ik heb geen bon/factuur. Het selecteren van deze optie markeert het verplichte veld als voltooid. Dit helpt je om verder te gaan, maar mag alleen worden gebruikt wanneer er echt geen bon beschikbaar is.
Zelfs als je deze optie gebruikt, is het nog steeds belangrijk om best practices te volgen: voeg een gedetailleerde notitie toe die uitlegt waarom je geen bon kon uploaden en geef alle informatie die je financiële team helpt bij de afstemming.
Best practices om je financiële team te helpen
- Vraag altijd om een bon, zelfs voor kleine aankopen.
- Maak ter plekke snel een foto van de bon, voor het geval de papieren versie later zoekraakt.
- Upload bonnetjes zo snel mogelijk in de Soldo-mobiele app om je administratie nauwkeurig te houden.
- Gebruik “Ik heb geen bon/factuur” alleen wanneer er écht geen bewijs beschikbaar is.