Hoe machtigingen werken en hoe je rollen configureert in Soldo

Machtigingen in Soldo helpen je bepalen wat gebruikers kunnen zien en doen. Als Super admin gebruik je machtigingen om taken veilig te delegeren, gevoelige gegevens te beschermen en de toegang af te stemmen op de structuur van je organisatie.

Machtigingen worden beheerd via rollen. Een rol is een verzameling machtigingen die bepaalt wat een gebruiker mag doen in Soldo, zoals kaarten beheren, gebruikers aanmaken, rapporten exporteren of instellingen configureren.

Elke rol is gebaseerd op een roltype:

• Beheerder – Volledige toegang tot alle bedrijfsmiddelen
• Manager – Toegang beperkt tot geselecteerde middelen, zoals specifieke gebruikers, wallets of kaarten
• Werknemer – Alleen toegang tot eigen toegewezen middelen

Het roltype wordt ingesteld wanneer een aangepaste rol wordt aangemaakt. Standaardrollen zoals Beperkte beheerder of Beperkte toegang hebben al een vooraf gedefinieerd roltype.

Wanneer je een Manager-rol toewijst aan een gebruiker, moet je ook een middelen- of groepsset toewijzen. Hiermee bepaal je tot welke specifieke middelen ze toegang hebben, zoals een team, groep of verzameling wallets.

Waarom rollen gebruiken?

Rollen toewijzen is de beste manier om toegang binnen je organisatie op te schalen en toch controle te houden over wie wat kan doen. Rollen helpen je om:

• Veilig te delegeren — bijvoorbeeld door een regiomanager verantwoordelijk te maken voor de uitgaven van zijn team
• Zichtbaarheid te beperken — bijvoorbeeld door een externe boekhouder alleen toegang te geven tot rapporten

Standaardrollen in Soldo

Soldo bevat ingebouwde rollen voor veelvoorkomende verantwoordelijkheden. Deze standaardrollen kunnen niet worden aangepast of verwijderd:

• Super admin – Volledige toegang tot alles, inclusief machtigingen en accountinstellingen
• Beheerder – Toegang tot en beheer van alle functies, maar geen rechten om machtigingen in te stellen
• Beperkte beheerder – Kan alle functies bekijken en beheren, maar geen machtigingen instellen of toegang krijgen tot de sectie "Configureren"
• Leider – Een rol van het type Manager met vooraf gedefinieerde toegang tot een groep
• Boekhouder – Alleen toegang tot het rapportgedeelte en beheer van labels
• Werknemer – Toegang tot alles wat met zijn/haar eigen activiteiten en rapporten te maken heeft (standaardrol voor nieuwe gebruikers)
• Beperkte toegang – Een rol van het type Werknemer die alleen transacties met eigen geld kan toevoegen en beheren en kan uitgeven met tijdelijke virtuele kaarten
• Chauffeur – Een rol van het type Werknemer die alleen kan uitgeven met Soldo tankkaarten

Alle gebruikers krijgen automatisch de Werknemer-rol. Je kunt vervolgens extra rollen toewijzen op basis van hun verantwoordelijkheden.

Waarom aangepaste rollen maken?

Aangepaste rollen geven je de flexibiliteit om toegangsrechten af te stemmen op hoe jouw bedrijf werkt. Je kunt aangepaste rollen aanmaken wanneer je bijvoorbeeld:

• Een teamleider marketing alleen toegang wilt geven tot de wallets en kaarten van zijn/haar team — en niets anders
• Een lid van het financiële team de mogelijkheid wilt geven om wallets van gebruikers op te waarderen, zonder toegang tot vertrouwelijke personeelsgegevens
• Aparte rollen wilt instellen voor projectteams, afdelingen of business units

Aangepaste rollen zijn gebaseerd op drie roltypes:

• Beheerder – Toegang tot alle middelen
• Manager – Toegang tot geselecteerde middelen
• Werknemer – Toegang tot eigen middelen

Denk bij het maken van een aangepaste rol goed na over wat de gebruiker moet doen en tot wie of wat hij/zij toegang nodig heeft:

• Kies het Werknemer-type voor iemand die alleen zijn/haar eigen uitgaven beheert
• Gebruik het Manager-type voor iemand die verantwoordelijk is voor een team, afdeling of groep gebruikers
• Selecteer het Beheerder-type voor iemand die zicht en controle nodig heeft over het hele bedrijf

Zo geef je gebruikers het juiste toegangsniveau, zonder onnodige blootstelling aan gevoelige gegevens.

Kan een gebruiker meer dan één rol hebben?

Ja. Gebruikers kunnen in Soldo meerdere rollen tegelijk hebben. Dit is handig voor mensen die meerdere verantwoordelijkheden hebben.

Een operations lead kan bijvoorbeeld:

• De Werknemer-rol hebben om zijn/haar eigen kaarten te beheren
• Manager zijn van het logistieke team
• Ook toegang hebben als Boekhouder om maandelijkse rapporten te downloaden

Gebruikers kunnen eenvoudig van rol wisselen via de webapp of mobiele app. Lees hoe je van rol wisselt.

Hoe maak je een aangepaste rol aan?

1. Log in op de webapp als Super admin.
2. Ga naar Configureren > Machtigingen
3. Selecteer Rol toevoegen
4. Kies een roltype:
   • Manager – Aangepaste toegang tot geselecteerde middelen
   • Beheerder – Volledige toegang tot alle middelen
   • Werknemer – Alleen toegang tot eigen middelen
5. Geef de rol een naam en beschrijving
6. Selecteer de machtigingen die de rol moet hebben
7. Klik op Opslaan

Hoe wijs je een rol toe aan een gebruiker?

1. Ga naar de sectie Gebruikers
2. Selecteer de gebruiker
3. Open het tabblad Rollen

Om een Beheerder-rol toe te wijzen:

1. Schakel de Beheerder-schakelaar in
2. Selecteer de rol uit het dropdownmenu
3. Klik op Opslaan

Om een Manager-rol toe te wijzen:

1. Selecteer Rol toewijzen onder het gedeelte Manager
2. Kies de rol en selecteer een middelen set (bijv. team of wallets)
3. Klik op Opslaan

Hoe maak je een middelen set?

Een middelen set definieert tot welke gebruikers, kaarten, wallets of groepen een Manager toegang heeft. Zo kun je de toegang afstemmen op specifieke teams, afdelingen of regio's.

1. Ga naar Configureren > Machtigingen
2. Selecteer Middelen set aanmaken
3. Geef de middelen set een naam en beschrijving
4. Kies het toegangs­niveau (Geen, Lijst of Alles) voor elk type middel
5. Klik op Opslaan

Rollen bewerken of verwijderen

Je kunt alleen aangepaste rollen bewerken of verwijderen. Standaardrollen zoals Super admin, Beheerder, Leider en Werknemer kunnen niet worden aangepast.

Om een aangepaste rol te bewerken:

1. Ga naar Configureren > Machtigingen
2. Selecteer de aangepaste rol
3. Breng je wijzigingen aan
4. Klik op Opslaan

Om een aangepaste rol te verwijderen:

1. Beweeg de muis over de rol en klik op het verwijdericoon
2. Bevestig door Ja, verwijderen te selecteren

Als verwijderen niet lukt, is de rol waarschijnlijk nog aan een gebruiker gekoppeld. Je moet deze eerst verwijderen:

• Beheerder-rollen: Schakel de Beheerder-schakelaar uit bij de gebruiker
• Manager-rollen: Wijs de rol van de gebruiker af