Groepen helpen je om de middelen van je bedrijf te organiseren, zodat alles gestructureerd en gemakkelijk te beheren blijft. Een Groep brengt de gebruikers, wallets en kaarten samen die betrekking hebben op een specifieke afdeling, project of bedrijfsgebied. Dit geeft je een duidelijk overzicht van de uitgaven en maakt het eenvoudiger om alles overzichtelijk te houden binnen je bedrijfsaccount.
Je kunt geselecteerde gebruikers ook inzicht geven in de uitgaven van een Groep door hen een manager-permissie toe te wijzen. Dit helpt leidinggevenden om op de hoogte te blijven zonder toegang te geven tot het hele account.
Hoe Groepen je organisatie helpen
Groepen maken het eenvoudig om de structuur van je bedrijf binnen Soldo te weerspiegelen. Je kunt:
- Middelen voor uitgaven organiseren voor een afdeling, project of business unit.
- Alles op één plek zien, inclusief de gebruikers, bedrijfskaarten, gebruikerskaarten en wallets die aan dat gebied zijn gekoppeld.
- Gebruikers helpen zich te concentreren op de middelen die ze nodig hebben.
- Managers duidelijk inzicht en controle geven over de activiteiten die voor hen belangrijk zijn.
Je kunt bijvoorbeeld een Groep aanmaken voor je marketingteam, of voor een specifiek project waarbij mensen uit verschillende afdelingen betrokken zijn.
Wat je vindt in een Groep
Elke Groep bevat een set tabbladen waarmee je alles op een gestructureerde manier kunt bekijken en beheren:
- Overzicht – Een samenvatting van alle gebruikers, kaarten en wallets in de Groep. Je kunt hier direct middelen toevoegen of verwijderen.
- Transacties – Een volledige lijst van transacties uitgevoerd door de gebruikers, kaarten en wallets in de Groep.
- Gebruikers – Een lijst van alle gebruikers in de Groep. Je kunt gebruikers toevoegen of verwijderen, of manager-permissies toewijzen.
- Kaarten – Alle bedrijfskaarten die aan de Groep zijn toegevoegd, evenals gebruikerskaarten (automatisch toegevoegd wanneer een gebruiker aan een Groep wordt toegevoegd).
- Wallets – De bedrijfswallets die door de Groep worden gebruikt. Deze kunnen indien nodig worden toegevoegd of verwijderd.
Hoe transacties verschijnen in een Groep
Soldo koppelt transacties automatisch aan de juiste Groep waar mogelijk. Wanneer een gebruiker een betaling doet met een kaart die bij een Groep hoort, verschijnt de transactie in de transactielijst van die Groep.
Als een gebruiker tot meer dan één Groep behoort, kan Soldo niet automatisch weten bij welke Groep de transactie hoort. In die gevallen moet de betaler de juiste Groep selecteren in de transactiedetails. Zo blijven je rapporten accuraat en zinvol.
Wanneer je een gebruiker uit een Groep verwijdert, blijven hun eerdere transacties aan de Groep gekoppeld zodat je een volledig overzicht behoudt.
Managers en leidinggevenden op de hoogte houden
Je kunt manager-permissies toewijzen aan elke gebruiker in een Groep om hen inzicht te geven in de uitgaven. Een manager ziet alleen de middelen die aan de Groep zijn toegewezen waartoe hij of zij toegang heeft, en kan overschakelen naar de managerrol wanneer een overzicht nodig is. Er kunnen meerdere managers aan een Groep worden toegewezen indien gewenst.
Voorbeelden van hoe bedrijven Groepen gebruiken
- Afdelingen: Marketing, Product, Finance of Operations.
- Projecten: Cross-functioneel werk waarbij mensen uit meerdere teams gedeelde budgetten of middelen nodig hebben.
- Locaties: Uitgaven organiseren over verschillende kantoren of regio’s.
- Business units: Uitgaven gescheiden en eenvoudiger te analyseren houden voor elke unit.
Groepen bieden je een eenvoudige en betrouwbare structuur die je Soldo-account overzichtelijk en gemakkelijk te begrijpen houdt.