Uitgavenbeleid is een krachtig hulpmiddel om uitgaven van werknemers te beheren, zodat ze binnen het bedrijfsbudget blijven en de processen eenvoudig blijven. Met Soldo kun je beleid creëren en toewijzen dat bepaalt hoeveel er kan worden uitgegeven aan verschillende uitgavencategorieën, zodat je eenvoudig uitgaven binnen en buiten het beleid kunt volgen.
Waarom een uitgavenbeleid gebruiken?
Een uitgavenbeleid helpt bedrijven om:
- Kosten te beheersen – Stel bestedingslimieten in voor categorieën zoals reizen, accommodatie en maaltijden.
- Naleving te verbeteren – Werknemers kunnen eenvoudig zien wat is toegestaan, waardoor beleidsinbreuken worden verminderd.
- Goedkeuringsprocessen te stroomlijnen – Verminder de tijd die wordt besteed aan het beoordelen van uitgaven door transacties buiten het beleid te markeren.
- Inzicht te vergroten – Financiële teams krijgen duidelijke inzichten in uitgavenpatronen.
Hoe werkt een uitgavenbeleid?
Elk uitgavenbeleid stelt een bestedingslimiet per uitgavencategorie in. Je kunt kiezen uit:
- Onbeperkte bestedingslimiet – Geen beperkingen op uitgaven.
- Geen bestedingslimiet (0,00) – Werknemers mogen geen uitgaven doen in deze categorie.
- Aangepaste bestedingslimiet – Stel een aangepaste limiet in met de volgende opties:
- Dagelijkse limiet – Een vastgesteld bedrag per dag. Dit is de som van alle transacties op één dag binnen de geselecteerde uitgavencategorie.
- Limiet per nacht – Ideaal voor accommodatiekosten. Het totale transactiebedrag wordt gedeeld door het aantal overnachtingen om te controleren of de uitgave binnen het beleid valt.
- Limiet per transactie – Een maximumbedrag per afzonderlijke aankoop. De limiet per transactie bepaalt hoeveel er per individuele transactie kan worden uitgegeven.
Wanneer een werknemer een transactie uitvoert, controleert Soldo automatisch of deze binnen het toegewezen beleid valt. Als een transactie de limiet overschrijdt, wordt deze gemarkeerd als buiten het beleid, waardoor werknemers en financiële teams deze eenvoudig kunnen volgen.
Uitgavenbeleid is een krachtig hulpmiddel om uitgaven van werknemers te beheren, zodat ze binnen het bedrijfsbudget blijven en de processen eenvoudig blijven. Met Soldo kun je beleid creëren en toewijzen dat bepaalt hoeveel er kan worden uitgegeven aan verschillende uitgavencategorieën, zodat je eenvoudig uitgaven binnen en buiten het beleid kunt volgen.
Waarom een uitgavenbeleid gebruiken?
Een uitgavenbeleid helpt bedrijven om:
- Kosten te beheersen – Stel bestedingslimieten in voor categorieën zoals reizen, accommodatie en maaltijden.
- Naleving te verbeteren – Werknemers kunnen eenvoudig zien wat is toegestaan, waardoor beleidsinbreuken worden verminderd.
- Goedkeuringsprocessen te stroomlijnen – Verminder de tijd die wordt besteed aan het beoordelen van uitgaven door transacties buiten het beleid te markeren.
- Inzicht te vergroten – Financiële teams krijgen duidelijke inzichten in uitgavenpatronen.
Hoe werkt een uitgavenbeleid?
Elk uitgavenbeleid stelt een bestedingslimiet per uitgavencategorie in. Je kunt kiezen uit:
- Onbeperkte bestedingslimiet – Geen beperkingen op uitgaven.
- Geen bestedingslimiet (0,00) – Werknemers mogen geen uitgaven doen in deze categorie.
- Aangepaste bestedingslimiet – Stel een aangepaste limiet in met de volgende opties:
- Dagelijkse limiet – Een vastgesteld bedrag per dag. Dit is de som van alle transacties op één dag binnen de geselecteerde uitgavencategorie.
- Limiet per nacht – Ideaal voor accommodatiekosten. Het totale transactiebedrag wordt gedeeld door het aantal overnachtingen om te controleren of de uitgave binnen het beleid valt.
- Limiet per transactie – Een maximumbedrag per afzonderlijke aankoop. De limiet per transactie bepaalt hoeveel er per individuele transactie kan worden uitgegeven.
Wanneer een werknemer een transactie uitvoert, controleert Soldo automatisch of deze binnen het toegewezen beleid valt. Als een transactie de limiet overschrijdt, wordt deze gemarkeerd als buiten het beleid, waardoor werknemers en financiële teams deze eenvoudig kunnen volgen.