De Soldo-bibliotheek is een veilige ruimte waar je alle bestanden kunt bewaren die verbonden zijn met je transacties. Het helpt je georganiseerd te blijven door bonnetjes, facturen en andere ondersteunende documenten op één plek te houden, zodat je ze wanneer nodig aan transacties kunt toevoegen.
Je kunt op verschillende manieren bestanden naar je bibliotheek sturen. Veel gebruikers sturen per e-mail ontvangen bonnetjes door naar hun unieke Soldo- doorstuuradres. Anderen uploaden foto’s van papieren bonnetjes of voegen documenten in bulk toe wanneer ze terug aan hun bureau zijn. De bibliotheek geeft je de flexibiliteit om te werken op de manier die het best bij je dag past.
Waar vind ik mijn Soldo-doorstuuradres?
- Log in op de webapp.
- Selecteer in het navigatiemenu Gebruikers en kies je naam uit de lijst.
- Kijk op het tabblad Overzicht aan de rechterkant voor je Doorstuur-e-mailadres.
Hoe voeg ik bestanden toe aan mijn Soldo-bibliotheek?
Je kunt bestanden toevoegen op de manier die het best voor jou werkt:
- Stuur per e-mail ontvangen bonnetjes door naar je unieke Soldo-doorstuuradres.
- Maak een foto van een papieren bonnetje en stuur deze naar je doorstuuradres.
- Stuur meerdere bonnetjes in bulk naar je doorstuuradres als je onderweg bent of geen tijd had om documenten direct te uploaden.
Alle bestanden die je naar je doorstuuradres stuurt, verschijnen in je bibliotheek. Je kunt ze dan aan transacties koppelen wanneer je eraan toe bent.
Hoe bestanden in je bibliotheek verschijnen
Zodra je een bestand naar je doorstuuradres stuurt, verschijnt het kort daarna in je bibliotheek. Als OCR voor je bedrijf is geactiveerd, probeert Soldo het doorgestuurde bonnetje te koppelen aan de juiste transactie zodat je het snel kunt toevoegen. Als er geen match kan worden gemaakt of OCR niet is geactiveerd, verschijnt het bestand alsnog in je bibliotheek zodat je zelf de juiste transactie kunt selecteren.
Elk bestand wordt weergegeven met:
- Status (bijv. Gekoppeld)
- Bestandsnaam
- Uploaddatum
- Optie om het bestand te bekijken (oog-icoon)
Hoe je je bibliotheek bekijkt
Je kunt je bibliotheek bekijken wanneer je een document aan een transactie wilt koppelen. Ga in het transactiedetailpaneel naar de sectie Bijlage, selecteer de optie Bestand uploaden en kies Selecteren uit bibliotheek. Hierdoor wordt het bibliotheekvenster geopend.
In de bibliotheek zie je alle bestanden die naar je doorstuuradres zijn verstuurd. Sommige items zijn mogelijk al aan transacties gekoppeld. Als je je alleen wilt richten op bestanden die nog aandacht nodig hebben, kun je de optie Gekoppelde bestanden verbergen selecteren.
Hoe je een bestand koppelt vanuit de Soldo-bibliotheek
- Log in op de webapp.
- Ga naar een sectie met transacties, bijvoorbeeld Gebruikers, Kaarten of Rapporten.
- Selecteer de transactie die je wilt bijwerken.
- Ga in het transactiedetailpaneel naar de sectie Bijlage en selecteer Bestand uploaden.
- Kies Selecteren uit bibliotheek.
- Selecteer het selectievakje naast elk bestand dat je wilt toevoegen en kies vervolgens Toevoegen aan transactie.
Hoe bibliotheken werken voor verschillende gebruikers
De bestanden die je ziet, zijn afhankelijk van het doorstuuradres dat is gebruikt om ze te verzenden:
- Elke gebruiker ziet alleen zijn eigen bestanden. Je bibliotheek bevat items die zijn gekoppeld aan je persoonlijke Soldo-doorstuuradres.
- Super admins kunnen de bestanden van alle gebruikers zien. Ze kunnen in het bibliotheekvenster via het dropdownmenu tussen gebruikers wisselen en hun bibliotheekitems bekijken.
De bibliotheek gebruiken met zakelijke kaarten
Zakelijke kaarten hebben een eigen doorstuuradres, dat je kunt vinden op de pagina Overzicht van de kaart. Als je bent toegewezen aan een zakelijke kaart, heb je ook toegang tot de bestanden die naar het doorstuuradres van die kaart zijn verstuurd. Open hiervoor het bibliotheekvenster, selecteer het dropdownmenu Zakelijke kaarten en kies de kaart.
Bestanden beheren in je bibliotheek
Als je besluit dat een bestand niet langer nodig is, kun je het verwijderen via het bibliotheekvenster. Verwijderde bestanden kunnen niet opnieuw aan transacties worden gekoppeld, dus wees zeker voordat je ze verwijdert.
Een bestand verwijderen:
- Selecteer het selectievakje naast elk bestand dat je uit de bibliotheek wilt verwijderen.
- Selecteer Verwijderen.