Afbeeldingen weergeven
Herinneringen helpen werknemers om hun transacties bij te houden door automatische e-mails te sturen voor ontbrekende details. Dit helpt werknemers om hun transacties op tijd af te ronden, zonder dat jij ze individueel hoeft na te jagen.
Je kunt Transactieregels instellen om te specificeren welke details vereist zijn voor elke transactie. Als een werknemer niet alle benodigde informatie heeft verstrekt, blijft de transactie onvolledig en blijft hij herinneringen ontvangen totdat hij de gegevens bijwerkt. Werknemers kunnen eenvoudig zien wat ontbreekt door hun transacties te bekijken, zodat ze hun uitgaven kunnen voltooien vóór de maandelijkse boekhouddeadline.
Zodra je Herinneringen hebt ingesteld, sturen we twee e-mails over onvolledige transacties: één vóór de deadline en één op de dag van de deadline. Als de transactie is uitgevoerd met een bedrijfskaart, worden deze e-mails verzonden naar alle gebruikers die aan die kaart zijn gekoppeld. Je kunt instellen wanneer de herinneringen vóór de deadline en op de deadline-dag worden verzonden en specifieke gebruikers vrijstellen van het ontvangen van herinneringen.
Hoe stel je Herinneringen in
Let op: Je moet inloggen als Super admin of Admin om Herinneringen in te stellen.
- Selecteer in het linker menu Configureren > Herinneringen.
- Selecteer de schakelaar om Herinneringen in te schakelen.
- Selecteer Aanpassen.
- Bepaal in de sectie Transactieregels welke informatie verplicht is voor elke transactie. Een transactie wordt pas als voltooid beschouwd wanneer werknemers alles hebben toegevoegd wat je hier selecteert.
Je kunt kiezen uit:
- Bijlagen – bijv. een bon of factuur.
- Notities – een beschrijving van de transactie.
- Uitgavencategorie – vereis dat een uitgavencategorie wordt geselecteerd voor elke transactie.
- Btw-tarief – werknemers moeten een btw-tarief toevoegen aan elke transactie.
- Lijsten – werknemers moeten ten minste één van de lijsten selecteren uit de dropdown voor elke transactie.
Let op: Alleen lijsten die zichtbaar zijn voor alle gebruikers met de rol Werknemer kunnen worden geselecteerd. - Brandstof – werknemers moeten specifieke informatie toevoegen aan elke brandstoftransactie, zoals voertuig, brandstoftype, hoeveelheid, eenheidsprijs en afstand. Je kunt selecteren welke velden verplicht zijn door de betreffende selectievakjes aan te vinken.
- Bepaal in de sectie E-mailherinneringen wanneer je de e-mailherinnering voor de deadline wilt verzenden.
Je kunt kiezen uit:
- Eerste specifieke dag van de maand (bijv. eerste maandag van elke maand).
- Specifieke datum van de maand (bijv. 28e van elke maand).
- Wekelijks terugkerend op een specifieke dag (bijv. elke donderdag).
- Bepaal wanneer je de e-mailherinnering vóór de deadline wilt verzenden.
Je kunt kiezen uit:
- Een specifieke dag vóór de deadline (bijv. de vrijdag vóór de deadline).
- Wekelijks terugkerend op een specifieke dag vóór de deadline (bijv. elke zondag vóór de deadline).
- Je kunt optioneel specifieke gebruikers uitsluiten van herinneringen door hen te selecteren in het dropdownmenu.
- Selecteer Opslaan.
Effect van wijzigingen in regels
Alle wijzigingen die je maakt, gelden voor transacties vanaf het begin van de huidige kalendermaand.
Hoe schakel je Herinneringen uit
Je kunt de schakelaar gebruiken om Herinneringen op elk moment uit te schakelen. Hierdoor stoppen e-mails over onvolledige transacties onmiddellijk.