Wat is een Autotag en hoe werkt het?

Autotags tagt transacties automatisch met lijstitems op basis van vooraf gedefinieerde regels, waardoor jij en je medewerkers tijd besparen bij het toewijzen van categorieën, afdelingen, projecten en kostenplaatsen. Je kunt er ook voor kiezen om transacties automatisch te taggen met btw-tarieven en onkostencategorieën.

Door je bestaande lijstitems in Autotags te configureren, kun je transacties efficiënt beheren en ervoor zorgen dat ze correct worden gecategoriseerd voor betere financiële administratie en rapportage.

Een Autotag-regel instellen

1. Log in op de web app.
2. Selecteer in het menu aan de linkerkant Configureren > Autotags.
3. Selecteer Regel maken.
   

4. Je moet nu de regels definiëren voor het taggen van transacties. Misschien wil je bijvoorbeeld automatisch een bepaalde afdeling taggen om de afdelingsuitgaven bij te houden. Dit kan door een voorwaarde toe te voegen voor Gebruikers of Gebruikerskaart, en vervolgens alle gebruikers of kaarten binnen die afdeling te selecteren.
   
   Bij het instellen van voorwaarden kun je kiezen uit:

   • Gebruiker
   • Gebruikerskaart
   • Bedrijfskaart
   • Winkelcategorie
   • Winkelnaam

   

5. Vervolgens moet je de lijstitems kiezen die aan de transactie worden toegewezen wanneer aan de voorwaarden wordt voldaan. Selecteer Kiezen uit lijsten.
   
6. Selecteer de lijst en kies het lijstitem dat je aan de transactie wilt toewijzen.
   

7. Voer een naam in voor de Autotag-regel.
   
8. Selecteer Opslaan.

Autotags bewerken

• Log in op de web app.
• Selecteer in het menu aan de linkerkant Configureren > Autotags.
• Om de voorwaarden of lijstitems voor een regel te wijzigen, selecteer je de regel in de lijst. Je kunt je wijzigingen daarna opslaan.
  
• Om een Autotag-regel uit te schakelen of in te schakelen, selecteer je de schakelaar.
• Om de regel te verwijderen, selecteer je het verwijder-icoon.
  

Voorbeelden van Autotag-gebruik

Reiskosten

Voorwaarde: Winkelcategorie is een van (selecteer Transport en Reizen) 
Actie: Wijs een item toe met de naam ‘Reizen’ of ‘T&E’.

Bedrijfskaart voor specifiek doel

Voorwaarde: Gebruikerskaart is een van (selecteer gebruikers) 
Actie: Wijs een item toe genoemd naar het doel, bijv. Kantoorartikelen of Evenement X.

Afdelings-toewijzing 

Voorwaarde: Gebruiker is een van (selecteer gebruikers) 
Actie: Wijs een item toe dat overeenkomt met de afdeling, bijv. Verkoop.

Autotags voegt automatisering toe aan je financiële processen door transacties te verrijken met de gegevens die jouw bedrijf nodig heeft. Autotags kan automatisch de juiste onkostencategorieën, btw-tarieven en lijstitems toepassen op basis van de regels die je definieert.

Dit helpt je financiële team om gegevens schoon en consistent te houden zonder handmatig werk. Het vermindert ook de hoeveelheid werk die medewerkers moeten doen bij het taggen van hun uitgaven, omdat veel velden al vooraf zijn ingevuld.

Door Autotags in te stellen volgens de rapportagebehoeften van je bedrijf, zorg je ervoor dat meer transacties vanaf het begin correct worden geclassificeerd. Dit versnelt de afstemming en geeft duidelijkere en betrouwbaardere financiële inzichten.

Een nieuwe Autotag-regel maken

1. Log in op de web app.
2. Selecteer via het navigatiemenu Configureren > Transactie-instellingen.
3. Klik op het tabblad Autotags.
4. Selecteer Regel maken.
   

5. Je moet nu de regels definiëren voor het taggen van transacties. Bijvoorbeeld: je wilt misschien automatisch een bepaalde afdeling taggen om uitgaven te monitoren. Je kunt dit doen door een voorwaarde toe te voegen voor Gebruikers of Gebruikerskaart en vervolgens alle gebruikers of kaarten binnen de afdeling te selecteren.
   
   Bij het instellen van voorwaarden kun je kiezen uit:

   • Gebruiker
   • Gebruikerskaart
   • Bedrijfskaart
   • Winkelcategorie
   • Winkelnaam

   

6. Selecteer Volgende.
7. Nu kun je bepalen hoe transacties moeten worden getagd. Selecteer Autotags toevoegen. 
   

8. Kies het relevante tabblad en selecteer de items die automatisch aan transacties moeten worden toegevoegd. Je kunt kiezen uit:

   • Onkostencategorieën
   • Btw-tarieven
   • Lijstitems

   

9. Wanneer je klaar bent met je selectie, kies je Bevestigen.
   
10. Nu kun je je autotag-instellingen bekijken. Wanneer alles correct is, selecteer je Bevestigen.

Hoe Autotag-regels te bewerken, uit te schakelen of te verwijderen

Een Autotag-regel bewerken

1. Log in op de web app.
2. Selecteer via het navigatiemenu Configureren > Transactie-instellingen.
3. Klik op het tabblad Autotags.
4. Selecteer het bewerk-icoon naast de regel die je wilt wijzigen. Dit icoon vind je in de kolom Acties.
   
5. Breng je wijzigingen aan, controleer ze en selecteer Bevestigen om op te slaan.

Een Autotag-regel in-/uitschakelen

Wanneer je een nieuwe Autotag-regel maakt, wordt deze standaard ingeschakeld, maar je kunt dit op elk moment wijzigen.

1. Log in op de web app.
2. Selecteer via het navigatiemenu Configureren > Transactie-instellingen.
3. Klik op het tabblad Autotags.
4. Selecteer de schakelaar naast de regel die je wilt in- of uitschakelen. Je vindt deze in de kolom Ingeschakeld.
   

Een Autotag-regel verwijderen

1. Log in op de web app.
2. Selecteer via het navigatiemenu Configureren > Transactie-instellingen.
3. Klik op het tabblad Autotags.
4. Selecteer het verwijder-icoon naast de regel die je wilt verwijderen. Je vindt dit in de kolom Acties.
   
5. Bevestig door Verwijderen te selecteren.

Voorbeelden van Autotag-gebruik

Reiskosten

Voorwaarde: Winkelcategorie is een van (selecteer Transport en Reizen) 
Actie: Wijs een item toe met de naam ‘Reizen’ of ‘T&E’.

Bedrijfskaart voor specifiek doel

Voorwaarde: Gebruikerskaart is een van (selecteer gebruikers) 
Actie: Wijs een item toe dat overeenkomt met het doel, bijv. Kantoorartikelen of Evenement X.

Afdelings-toewijzing

Voorwaarde: Gebruiker is een van (selecteer gebruikers) 
Actie: Wijs een item toe dat overeenkomt met de afdeling, bijv. Verkoop.