Autotags labelen automatisch transacties met lijstitems op basis van vooraf gedefinieerde regels, waardoor jij en je medewerkers tijd besparen bij het toewijzen van categorieën, afdelingen, projecten en kostenplaatsen. Je kunt er ook voor kiezen om transacties automatisch te labelen met btw-tarieven en onkostencategorieën.
Door je bestaande lijstitems in te stellen voor Autotags, kun je transacties efficiënt beheren en ervoor zorgen dat ze correct gecategoriseerd worden voor betere financiële rapportage en beheer.
Een Autotag-regel instellen
Let op: Alleen Superbeheerders, Beheerders, Boekhouders of aangepaste rollen met de machtiging 'Mag autotagregels toevoegen, bewerken, inschakelen of uitschakelen' kunnen Autotag-regels instellen.
- Log in op de webapp.
- Selecteer in het menu aan de linkerkant Configureren > Autotags.
- Selecteer Regel aanmaken.
- Je moet nu de regels definiëren voor het labelen van transacties. Bijvoorbeeld: misschien wil je een transactie automatisch koppelen aan een specifieke afdeling om de uitgaven per afdeling bij te houden. Dit kun je doen door een voorwaarde toe te voegen voor Gebruikers of Gebruikerskaarten en alle relevante gebruikers of kaarten te selecteren.
Je kunt kiezen uit de volgende voorwaarden:
- Gebruiker
- Kaart van de gebruiker
- Bedrijfspas
- Handelaarcategorie
- Naam van de handelaar
Tip: Je bent niet beperkt tot één voorwaarde. Je kunt meerdere voorwaarden combineren door de optie Voorwaarde toevoegen te kiezen. Vervolgens kun je aangeven of de regel moet voldoen aan Alle voorwaarden of aan Eén van de voorwaarden. Als je Eén van kiest, dan wordt de transactie al gelabeld als deze aan minstens één van de voorwaarden voldoet.
- Vervolgens kies je de lijstitems die aan de transactie moeten worden toegewezen wanneer aan de voorwaarden is voldaan. Selecteer Kiezen uit lijsten.
-
Selecteer de lijst en kies het lijstitem dat je aan de transactie wilt toewijzen.
Let op: Je kunt meerdere lijstitems toevoegen, maar slechts één item per lijst selecteren.
- Voer een naam in voor de Autotag-regel.
- Selecteer Opslaan.
Let op: Wanneer je een nieuwe regel aanmaakt, is deze standaard ingeschakeld, maar je kunt deze op elk moment uitschakelen via de schakelaar.
Autotag-regels bewerken
- Log in op de webapp.
- Selecteer in het menu aan de linkerkant Configureren > Autotags.
- Selecteer de regel die je wilt wijzigen om de voorwaarden of lijstitems aan te passen. Je kunt de wijzigingen daarna opslaan.
- Om een Autotag-regel uit of in te schakelen, gebruik je de schakelaar.
- Om een Autotag-regel te verwijderen, selecteer je het verwijderpictogram.
Voorbeelden van Autotag-gebruik
Reiskosten
Voorwaarde: Handelaarcategorie is een van (selecteer categorieën Vervoer en Reizen)
Actie: Wijs een item toe genaamd ‘Reis’ of ‘T&E’.
Specifieke bedrijfspas
Voorwaarde: Kaart van de gebruiker is een van (selecteer gebruikers)
Actie: Wijs een item toe dat overeenkomt met het doel, bijv. Kantoorbenodigdheden of Evenement X.
Afdelingsindeling
Voorwaarde: Gebruiker is een van (selecteer gebruikers)
Actie: Wijs een item toe dat overeenkomt met de afdeling, bijv. Verkoop.