Via Aanvragen kunnen Soldo-gebruikers toestemming vragen om bedrijfsgeld uit te geven.
Wat u leert
In dit Help-artikel leert u hoe u machtigingen instelt waarmee mensen aanvragen kunnen goedkeuren.
Let op: Om aanvragen goed te keuren, moet de gebruiker ook aankopen kunnen aanmaken. Hier staat hoe u machtigingen voor aankopen instelt.
Om te onthouden
Vergeet als Beheerder niet dat mensen die een aanvraag voor bedrijfsgeld indienen soms niet bekend zijn met Soldo. Zorg daarom dat deze mensen met Soldo aan de slag kunnen, zodat ze hun aanvraag kunnen indienen.
Mensen de functie Aanvragen gebruikt, zien een overzicht van hun aanvragen onder het gedeelde Aanvragen in hun Soldo-account. Iedereen met een Soldo-account kan standaard een aanvraag indienen.
Korte samenvatting van wie wat kan doen
Wie kan er standaard een aanvraag goedkeuren?
Superbeheerders en Beheerders.
Wie kan andere Soldo-gebruikers toestemming geven om aanvragen goed te keuren?
Alleen Superbeheerders.
Wie kan onder 'Aanvragen' standaard alle aanvragen van iedereen binnen het bedrijf zien?
Superbeheerders en Beheerders.
Wie kan een aanvraag verwijderen?
De gebruiker die de aanvraag heeft ingediend, kan deze ook verwijderen, maar alleen als die nog niet is goedgekeurd of afgewezen. Wanneer een goedkeurder een aanvraag ontvangt, heeft diegene de mogelijkheid om deze goed te koeren, af te wijzen of om de aanvraag nog even door te spreken en later te beslissen.
Stapsgewijs machtigingen instellen voor Superbeheerders (Aanvragen)
Superbeheerders en Beheerders kunnen standaard aanvragen goedkeuren, maar andere Soldo-gebruikers niet.
Door Soldo-gebruikers machtigingen te geven, stellen Superbeheerders hen in staat om aanvragen van andere Soldo-gebruikers goed te keuren. Dat gaat zo...
Selecteer onder 'Configureren' 'Machtigingen' in het linkermenu.
Iemand moet eerst een 'rol' toegewezen krijgen en kan pas daarna aanvragen goedkeuren. U heeft twee mogelijkheden:
U kunt allereerst een nieuwe rol aanmaken, deze configureren en daarna die rol aan bepaalde mensen toewijzen.
Ten tweede kunt u een bestaande rol aanpassen, zodat iedereen met die rol bepaalde machtigingen krijgt. Bestaande standaardrollen kunnen echter niet worden gewijzigd (die met een hangslot ernaast).
Optie 1: Een nieuwe rol toevoegen
Selecteer 'Rol toevoegen' om iemand een nieuwe rol te geven. De naam die u deze rol geeft kan bijvoorbeeld 'Goedkeurder en aanmaker van aankopen' zijn. U kunt die rol vervolgens configureren met behulp van de lijst met subcategorieën.
Scrol door de lijst naar de opties 'Aankopen en aanvragen'. Activeer nu in ieder geval 'Kan aanvragen goedkeuren/wijzigen' en 'Kan aankopen kunnen aanmaken' (dan staat er een groen vinkje naast).
Let op: Om aanvragen te mogen goedkeuren/afwijzen, moet de gebruiker ook aankopen kunnen aanmaken. U bepaalt of de gebruiker ook aanvragen mag indienen. (Dit raden we aan, zodat de gebruiker de volledige functionaliteit kan inzetten.)
Scrol nu weer omhoog naar de opties 'Gebruikers'. Zorg dat je hier 'Heeft toegang tot lijst met gebruikers' aangevinkt is.
Opmerking: Met deze instelling kan die persoon gebruikers van Soldo bekijken, zodat deze een aanvraag kan goedkeuren/afwijzen of een aankoop aan een Soldo-gebruiker kan toewijzen. Het is belangrijk dat aanmakers en goedkeurders alle Soldo-gebruikers kunnen zien voor wie ze deze taken beheren.
Vervolgens is het belangrijk dat de gebruiker in ieder geval een bedrijfs- of algemene portefeuille kan zien. Dus scrol weer omhoog naar de opties 'Bedrijfsportefeuille' en 'Algemene portefeuille'. Zorg er hier voor dat in ieder geval de bovenste optie 'Heeft toegang tot lijst met Bedrijfsportefeuilles' of de optie 'Heeft toegang tot lijst met Algemene portefeuilles' geactiveerd is. Als u wilt dat de gebruiker toegang heeft tot beide, activeert u beide.
Opmerking: Aanmakers en goedkeurders moeten in Soldo minstens een bedrijfs- of algemene portefeuille kunnen zien. Ze hebben namelijk toegang tot financieringsbronnen nodig om deze aan een aankoop of aanvraag toe te kunnen wijzen.
Een nieuwe rol kunt u aan gebruikers toewijzen door binnen Soldo naar 'Gebruikers' te gaan, een van de gebruikers te selecteren en daarna voor het tabblad 'Machtigingen' te kiezen.
Kies voor 'Manager', zodat de schakelaar groen is en er een groen vinkje staat.
Vouw vervolgens het veld 'Manager' uit door op de pijl omlaag te klikken. Onder het keuzemenu 'Wat voor soort' moet nu de rol staan die u eerder via 'Configureren > Machtigingen' heeft aangemaakt (bijvoorbeeld 'Goedkeurder en aanmaker van aankopen').
In het keuzemenu 'Heeft toegang tot' moet staan welke informatie de gebruiker binnen Soldo kan zien en beheren (bijvoorbeeld 'Mijn bereik').
Optie 2: Een bestaande aangepaste rol wijzigen
Superbeheerders kunnen bestaande aangepaste rollen aanpassen, zodat gebruikers verzoeken kunnen goedkeuren en aankopen aanmaken. Vergeet niet dat het wijzigen van deze instellingen invloed heeft op de machtigingen van alle Soldo-gebruikers die momenteel deze rol hebben.
Bestaande standaardrollen kunnen niet worden gewijzigd (die met een hangslot ernaast).
Selecteer een van de bestaande aangepaste rollen uit de lijst om de lijst met subcategorieën te openen.
Scrol door de lijst naar de opties 'Aankopen en aanvragen'.
Vanaf hier zijn de stappen gelijk aan die hierboven in Optie 1 beschreven zijn, dus volg nu die stappen.
*
Hoe zit het met het configureren van machtigingen voor Aankopen?
Let op: Om aanvragen goed te keuren, moet de gebruiker ook aankopen kunnen aanmaken.
Hier staat hoe u machtigingen voor Aankopen instelt.