Met Aankopen kunt u een virtuele kaart voor eenmalig gebruik aan een Soldo-gebruiker geven, zodat ze iets kunnen kopen met bedrijfsgeld.
Wat u leert
In dit Help-artikel leert u hoe u machtigingen instelt waarmee mensen aankopen kunnen doen.
Om te onthouden
Vergeet als Beheerder niet dat mensen die iets moeten aankopen soms niet bekend zijn met Soldo. Zorg daarom dat deze mensen met Soldo aan de slag kunnen, zodat ze hun aankoop kunnen doen.
Mensen die de functie Aankoop gebruiken, hebben een aankoopoverzicht onder het gedeelte 'Aankopen' van hun Soldo-account (want ze hebben waarschijnlijk geen toegang tot de portefeuille die voor het betalen van de aankoop gebruikt wordt).
Korte samenvatting van wie wat kan doen
Wie kan er standaard een aankoop aanmaken?
Superbeheerders en Beheerders.
Wie kan andere Soldo-gebruikers toestemming geven om aankopen aan te maken?
Alleen Superbeheerders.
Wie kan standaard alle aankopen van iedereen binnen het bedrijf zien onder het gedeelte 'Aankopen'?
Superbeheerders en Beheerders.
Wie kan een aankoop verwijderen?
Standaard zijn dat alleen Superbeheerders en Beheerders. Alleen mensen die een aankoop kunnen aanmaken, kunnen deze ook weer verwijderen.
Stapsgewijs machtigingen instellen voor Superbeheerders (Aankopen)
Superbeheerders en Beheerders kunnen standaard aankopen aanmaken, maar andere Soldo-gebruikers niet.
Door Soldo-gebruikers machtigingen te geven, stellen Superbeheerders hen in staat om aankopen aan te maken. Dat gaat zo...
Selecteer onder 'Configureren' 'Machtigingen' in het linkermenu.
Iemand moet eerst een 'rol' toegewezen krijgen en kan pas daarna aankopen aanmaken en beheren. U heeft twee mogelijkheden:
U kunt allereerst een nieuwe rol aanmaken, deze configureren en daarna die rol aan bepaalde mensen toewijzen.
Ten tweede kunt u een bestaande rol aanpassen, zodat iedereen met die rol bepaalde machtigingen krijgt. Bestaande standaardrollen kunnen echter niet worden gewijzigd (die met een hangslot ernaast).
Optie 1: Een nieuwe rol toevoegen
Selecteer 'Rol toevoegen' om iemand een nieuwe rol te geven. De naam die u deze rol geeft kan bijvoorbeeld 'Aanmaker van aankopen' zijn. U kunt die rol vervolgens configureren met behulp van de lijst met subcategorieën.
Scrol door de lijst naar de opties 'Aankopen en aanvragen'. Activeer nu in ieder geval de optie 'Kan aankopen aanmaken' (dan staat er een groen vinkje naast).
Opmerking: Iemand kan alleen toestemming krijgen om aankopen te doen. U bepaalt of de gebruiker ook aanvragen mag indienen en deze mag goedkeuren/afwijzen. (Dit raden we aan, zodat de gebruiker de volledige functionaliteit kan inzetten.)
Scrol nu weer omhoog naar de opties 'Gebruikers'. Zorg dat je hier 'Heeft toegang tot lijst met gebruikers' aangevinkt is.
Opmerking: Met deze instelling kan die persoon gebruikers van Soldo bekijken, zodat deze een aankoop aan een Soldo-gebruiker kan toewijzen. Het is belangrijk dat aanmakers en goedkeurders alle Soldo-gebruikers kunnen zien voor wie ze deze taken beheren.
Vervolgens is het belangrijk dat de gebruiker in ieder geval een bedrijfs- of algemene portefeuille kan zien. Dus scrol weer omhoog naar de opties 'Bedrijfsportefeuille' en 'Algemene portefeuille'. Zorg er hier voor dat in ieder geval de bovenste optie 'Heeft toegang tot lijst met Bedrijfsportefeuilles' of de optie 'Heeft toegang tot lijst met Algemene portefeuilles' geactiveerd is. Als u wilt dat de gebruiker toegang heeft tot beide, activeert u beide.
Opmerking: Aanmakers en goedkeurders moeten in Soldo minstens een bedrijfs- of algemene portefeuille kunnen zien. Ze hebben namelijk toegang tot financieringsbronnen nodig om deze aan een aankoop of aanvraag toe te kunnen wijzen.
Een nieuwe rol kunt u aan gebruikers toewijzen door binnen Soldo naar 'Gebruikers' te gaan, een van de gebruikers te selecteren en daarna voor het tabblad 'Machtigingen' te kiezen.
Kies voor 'Manager', zodat de schakelaar groen is en er een groen vinkje staat.
Vouw vervolgens het veld 'Manager' uit door de pijl omlaag te selecteren. Onder het keuzemenu 'Wat voor soort' moet nu de rol staan die u eerder via 'Configureren > Machtigingen' heeft aangemaakt (bijvoorbeeld 'Aanmaker van aankopen').
In het keuzemenu 'Heeft toegang tot' moet staan welke informatie de gebruiker binnen Soldo kan zien en beheren (bijvoorbeeld 'Mijn bereik').
Optie 2: Een bestaande aangepaste rol wijzigen
Superbeheerders kunnen bestaande aangepaste rollen aanpassen, zodat gebruikers aankopen kunnen aanmaken. Vergeet niet dat het wijzigen van deze instellingen invloed heeft op de machtigingen van alle Soldo-gebruikers die momenteel deze rol hebben.
Bestaande standaardrollen kunnen niet worden gewijzigd (die met een hangslot ernaast).
Selecteer een van de bestaande aangepaste rollen uit de lijst om de lijst met subcategorieën te openen.
Scrol door de lijst naar de opties 'Aankopen en aanvragen'.
Vanaf hier zijn de stappen gelijk aan die hierboven in Optie 1 beschreven zijn, dus volg nu die stappen.
*
Speciale Soldo-tip
Om alles uit de functie Aankopen te halen, kunt u ook uw aankopen op een centrale plaats regelen door een speciale bedrijfsportefeuille voor aankopen te maken.
Hoe zit het met het configureren van machtigingen voor Aanvragen?
Hier staat hoe u machtigingen voor Aanvragen instelt.