Soldo maakt het eenvoudig voor medewerkers om fondsen aan te vragen en te gebruiken voor specifieke zakelijke doeleinden zoals online aankopen, trainingen of eenmalige zakenreizen. Dat is waar verzoeken en vooraf goedgekeurde uitgaven van pas komen.
Deze functies geven je team flexibiliteit en controle over uitgaven, terwijl ze ervoor zorgen dat alle transacties in overeenstemming blijven met het bedrijfsbeleid.
Wat zijn vooraf goedgekeurde uitgaven?
Met vooraf goedgekeurde uitgaven kun je medewerkers tijdelijk toegang geven tot bedrijfsgeld zonder dat je hen een vaste Gebruikerskaart of gedeelde toegang tot een Bedrijfspas hoeft toe te wijzen. Het is een eenvoudige manier om incidentele of onregelmatige uitgaven te beheren en toch het budget onder controle te houden.
Jij bepaalt hoeveel ze kunnen uitgeven en hoe ze dat mogen doen. Afhankelijk van je abonnement kun je:
- Een tijdelijke virtuele kaart toewijzen met een vaste bestedingslimiet
- Een maximaal aantal transacties instellen
- Betaling via bankoverschrijving toestaan als je beschikt over de Toegang tot bankoverschrijvingen add-on
Hoe werken tijdelijke virtuele kaarten voor vooraf goedgekeurde uitgaven?
Een tijdelijke virtuele kaart is een digitale kaart die wordt aangemaakt voor een specifiek zakelijk doel. Deze bevat:
- Een vooraf goedgekeurd saldo (de gebruiker kan het goedgekeurde bedrag niet overschrijden)
- Een transactielimiet (tussen 1 en 10)
- Automatische deactivering zodra het bedrag is besteed of de kaart is verlopen
Tijdelijke virtuele kaarten kunnen worden gebruikt voor online betalingen en zijn ideaal voor:
- Medewerkers die geen vaste Gebruikerskaart nodig hebben
- Incidentele of eenmalige aankopen
- Situaties waarin flexibiliteit nodig is, maar je het bedrijfsbudget toch veilig wilt beheren
Alle Soldo-abonnementen bevatten toegang tot vooraf goedgekeurde uitgaven. Als je een Plus of Unlimited abonnement hebt, kunnen medewerkers ook vooraf een Verzoek indienen voor goedkeuring voordat je de kaart uitgeeft.
Wat zijn Verzoeken?
Verzoeken zijn de manier waarop medewerkers toestemming vragen om bedrijfsgeld te gebruiken. Jij houdt de controle door elk Verzoek te beoordelen en goed te keuren voordat er geld wordt toegewezen. Afhankelijk van je Soldo-abonnement kunnen Verzoeken betrekking hebben op:
- Tijdelijke virtuele kaarten voor een specifiek bedrag en een beperkt aantal transacties
- Verzoeken om een bestaande Soldo-kaart op te waarderen
- Verzoeken tot bankoverschrijving (met de add-on Toegang tot bankoverschrijvingen)
- Gespecificeerde reisverzoeken voor zakenreizen (op geselecteerde abonnementen)
Met het Unlimited abonnement kunnen Superbeheerders ook aangepaste goedkeuringsprocessen voor Verzoeken configureren. Jij bepaalt wie Verzoeken kan indienen en wie ze goedkeurt, zodat je de volledige flexibiliteit hebt om dit aan te passen aan je interne processen.