Begäranden låter Soldo-användare begära tillstånd att använda företagets pengar.
Vad du kommer att lära dig
I denna hjälpartikel lär du dig hur du konfigurerar åtkomst som låter personer godkänna begäranden.
Obs: För att kunna godkänna begäranden behöver en användare också behörighet att skapa ett inköp. Du kan lära dig hur du konfigurerar åtkomst för inköp här.
Något att komma ihåg
Som administratörsanvändare bör du komma ihåg att personer som behöver göra en begäran om att använda företagets pengar kanske inte är vana användare av Soldo. Därför är det viktigt att du ser till att dessa personer är konfigurerade på Soldo, så att de kan göra sin begäran.
Personer som använder begäransfunktionen kan se en registrering av deras begäran i avsnittet ”Begäranden” på deras Soldo-konto. Alla med ett Soldo-konto kan som standard göra en begäran.
Snabb sammanfattning av vem som kan göra vad
Vem har standardbehörighet att godkänna en begäran?
Superadministratörer och administratörer.
Vem kan ge andra Soldo-användare behörighet att godkänna begäranden?
Endast superadministratörer.
Vem kan som standard se alla begäranden för alla i företaget i avsnittet ”Begäranden”?
Superadministratörer och administratörer.
Vem har behörighet att radera en begäran?
Användaren som gjorde begäran kan radera den, men endast innan begäran har godkänts/avslagits av godkännaren. När en godkännare tar emot en begäran kan hen välja att godkänna begäran, avslå begäran eller att besluta senare medan diskussioner äger rum.
Behörighetskonfiguration steg-för-steg för superadministratörer (Begäranden)
Både superadministratörer och administratörer har standardbehörighet att godkänna begäranden, men andra Soldo-användare har inte det.
Genom att konfigurera åtkomst för en användare inom Soldo kan superadministratörer ge dem behörighet att godkänna begäranden från andra Soldo-användare. Så här gör du…
I avsnittet ”Konfigurera” i menyn till vänster väljer du ”Åtkomst”.
För att ge någon behörighet att godkänna begäranden behöver de en ”roll” som tillåter detta. Här har du två alternativ:
Till att börja med kan du lägga till en ny roll, konfigurera den och sedan tilldela den rollen till vissa personer.
Du kan även välja att ändra en befintlig anpassad roll, vilket ger åtkomst till alla som för närvarande har den rollen. Befintliga standardroller kan dock inte ändras (det finns en hänglåsikon bredvid dessa).
Alternativ 1: Lägg till en ny roll
För att ge någon en ny roll väljer du ”Lägg till roll”. Namnet du väljer för den nya rollen här kan till exempel vara ”Godkännare av begäranden och inköpskapare”. Du kan sedan konfigurera rollen med hjälp av listan över underkategoriserade alternativ.
Rulla nedåt i listan till alternativet ”Inköp och begäranden”. Som ett minimum bör du nu se till att alternativen ”Kan godkänna/avslå begäranden” och ”Kan skapa inköp” aktiveras (med en grön bock bredvid).
Obs: För att kunna godkänna/avslå begäranden måste användaren även kunna skapa inköp. Det ytterligare beslutet om huruvida de också ska få behörighet att skicka begäranden är upp till dig (vi rekommenderar att du aktiverar det här alternativet, så att användaren kan dra nytta av alla funktioner).
Rulla nu tillbaka upp i listan till alternativet ”Användare”. Se här till att ”Kan ha åtkomst till användarlistan” aktiveras med en bock.
Obs: Om den här inställningen är aktiv kan den behöriga personen se användare inom Soldo, så att de kan godkänna/avslå en begäran eller tilldela ett inköp till någon Soldo-användare. Det är avgörande att inköpskapare och godkännare av begäranden kan se alla Soldo-användare som de hanterar dessa uppgifter för.
Därefter är det som ett minimum viktigt att en företagsportfölj eller en huvudportfölj som är synlig för den behöriga användaren. Så rulla upp i listan igen, till alternativen ”Företagsportfölj” och ”Huvudportföljer”. Se här åtminstone till att det översta alternativet ”Kan ha åtkomst till listan över företagsportföljer” eller ”Kan ha åtkomst till listan över huvudportföljer” aktiveras med en bock. Om du vill att användaren ska ha åtkomst till båda så aktiverar du båda.
Obs: Det är nödvändigt att inköpsskapare och godkännare av begäranden kan se minst en företagsportfölj eller huvudportfölj inom Soldo. Detta beror på att de behöver ha åtkomst till en finansieringskälla som de kan avsätta till ett inköp eller en begäran.
För att tilldela denna nya roll till enskilda personer går du till avsnittet ”Användare” i Soldo, väljer du en av de listade användarna och väljer sedan fliken ”Åtkomst”.
Slå på ”Begränsad administratör” så att knappen blir grön och visar en grön bock.
Expandera sedan rutan ”Begränsad administratör” genom att klicka på nedåtpilen. Se till att rullgardinsmenyn ”Vilken typ” är inställd på rollen du skapade tidigare i avsnittet ”Konfigurera > Åtkomst” (till exempel en roll som ”Godkännare av begäranden och inköpsskapare”).
Rullgardinsmenyn ”Har åtkomst till” bör också konfigureras för att visa resursuppsättningen som användaren kan se och hantera inom Soldo (t.ex. ”Mitt omfång”).
Alternativ 2: Ändra en befintlig anpassad roll
Superadministratörer kan ändra befintliga anpassade roller så att användare kan godkänna begäranden och skapa inköp. Kom dock ihåg att om du ändrar dessa inställningar ändras åtkomst för alla som för närvarande har den rollen inom Soldo.
Befintliga standardroller kan inte ändras (det finns en hänglåsikon bredvid dessa roller).
Välj en av de befintliga anpassade rollerna från listan för att öppna listan med underkategoriserade alternativ.
Rulla nedåt i listan till alternativet ”Inköp och begäranden”.
De återstående konfigurationsstegen är nu identiska med de som beskrivs ovan i alternativ 1, så följ instruktionerna för alternativ 1 från den här punkten.
*
Vad gäller för att konfigurera åtkomst för inköp?
Obs: För att kunna godkänna begäranden behöver en användare också behörighet att skapa ett inköp.
Du kan lära dig hur du konfigurerar åtkomst för inköp här.