Requests geven Soldo-gebruikers de mogelijkheid om tijdelijke virtuele kaarten aan te vragen voor eenmalige betalingen of om fondsen te ontvangen om hun saldo op te waarderen. Wanneer een aanvraag wordt ingediend, moet deze door minstens één andere gebruiker binnen het bedrijf worden goedgekeurd. Dit noemen we een ‘aanvraagproces’.
Met Soldo kun je kiezen tussen twee soorten aanvraagprocessen:
- Standaard aanvraagproces
- Aangepast aanvraagproces
Standaard aanvraagproces
Het standaard aanvraagproces is de standaardoptie en kan voor elk doel worden gebruikt. Het bestaat uit twee eenvoudige stappen:
- Een gebruiker dient een aanvraag in.
- Een Super admin keurt de aanvraag goed of af. Als deze wordt goedgekeurd, maakt de Super admin een virtuele kaart aan of draagt fondsen over om een saldo op te waarderen.
Aangepast aanvraagproces
Als je een Super admin of Admin bent en je een aanvraagproces wilt maken voor een specifiek type aankoop, of meer dan één reviewer wilt toevoegen, kun je een aangepast aanvraagproces maken. Bij het aanmaken kun je:
- Bepalen wie de aanvragers zijn. Je kunt ervoor kiezen om het proces aan alle gebruikers aan te bieden of alleen aan specifieke gebruikers. Als je voor specifieke gebruikers kiest, zien alleen zij het aangepaste aanvraagproces wanneer zij een aanvraag doen.
- Een procesnaam en beschrijving toevoegen. Dit helpt aanvragers het juiste proces te kiezen voor hun aanvraag. Je kunt bijvoorbeeld een proces “IT-hardware” noemen met een beschrijving zoals: “Voor aanvragen van IT-apparatuur – laptops, monitoren, enz.” Je kunt het proces ook koppelen aan een uitgavenbeleid, indien beschikbaar.
- Meer beoordelingsstappen toevoegen. Je kunt meerdere stappen maken met verschillende reviewers per stap. Bijvoorbeeld iemand van de IT-afdeling voor aanvragen van IT-apparatuur.
Je kunt aangepaste aanvraagprocessen maken voor Fondsen en Goederen of diensten. Bijvoorbeeld wanneer je wilt dat bepaalde fondsaanvragen door een manager worden beoordeeld.
Hoe maak je een aangepast aanvraagproces
- Log in op de webapp als Super admin of Admin.
- Selecteer Requests in het linkermenu.
- Selecteer Aanvraagproces configureren.
- Bepaal of je een aanvraagproces wilt maken voor Fondsen of Goederen of diensten (tijdelijke virtuele kaart voor vooraf goedgekeurde uitgaven). Selecteer de juiste tab in de webapp.
- Selecteer Maak een aanvraagproces.
- Voer een naam, beschrijving en optioneel een koppeling naar een uitgavenbeleid in.
- Selecteer Volgende.
- Kies wie de aanvragers zullen zijn. Je kunt Iedere gebruiker selecteren of Specifieke gebruikers kiezen.
- Selecteer Volgende.
-
Kies wie de reviewer zal zijn.
Let op: Er wordt standaard één beoordelingsstap gemaakt met de Super admin als reviewer. Je kunt deze stap aanpassen of extra stappen toevoegen. - Selecteer Volgende.
- Controleer je proces en selecteer Bevestigen.
Hoe verander je een reviewer voor een aanvraagproces
Naarmate je bedrijf evolueert, veranderen ook teams en verantwoordelijkheden. Wanneer iemand van functie verandert, het bedrijf verlaat of nieuwe workflows worden ingevoerd, is het belangrijk om je aanvraagprocessen up-to-date te houden. Een belangrijk onderdeel daarvan is bepalen wie de reviewer is in elke stap van het proces.
Door de reviewer bij te werken, zorg je ervoor dat de goedkeuringsstromen relevant en betrouwbaar blijven.
Je kunt bovendien geen gebruiker verwijderen uit je Soldo-account als deze nog als reviewer is ingesteld in een actief of inactief aanvraagproces. Voordat je iemand verwijdert, moet je hem of haar eerst uit alle processen verwijderen. Deze gids laat zien hoe dat werkt.
- Selecteer Requests in het menu links.
- Selecteer Aanvraagproces configureren.
-
Selecteer de tab voor het aanvraagproces dat je wilt bewerken (Fondsen/Goederen of diensten).
Let op: Standaard worden alleen actieve processen getoond. Als je een inactief proces wilt bewerken, selecteer dan de filter en kies Alle of Inactief. - Zoek het proces dat je wilt wijzigen en selecteer de drie puntjes (meer opties), daarna Bewerken.
- In de sectie Reviewers, selecteer Bewerken.
-
Selecteer de stap die je wilt wijzigen.
- Breng de wijzigingen aan en selecteer Wijzigingen opslaan.
Requests bieden je teams een eenvoudige manier om tijdelijke betaalmethoden aan te vragen, zoals tijdelijke virtuele kaarten of toegang om een bankoverschrijving te doen. Deze aanvragen kunnen worden gebruikt voor eenmalige betalingen of om fondsen te ontvangen en een saldo op te waarderen.
Elke aanvraag moet door minstens één andere gebruiker in het bedrijf worden beoordeeld. Dit beoordelingsproces noemen we een request workflow.
In Soldo kun je kiezen tussen twee soorten workflows:
- Standaard workflow
- Aangepaste workflow
Standaard workflow
De standaard workflow is de standaardoptie en geschikt voor de meeste situaties. Het proces bestaat uit twee stappen:
- Een gebruiker dient een aanvraag in.
- Een Super admin keurt de aanvraag goed of af. Bij goedkeuring maakt de Super admin een tijdelijke virtuele kaart aan of draagt fondsen over om een saldo op te waarderen.
Aangepaste workflow
Als je een Super admin of Admin bent en een proces wilt maken voor een specifiek type aankoop, of meerdere reviewers wilt betrekken, kun je een aangepaste request workflow maken. Hiermee kun je:
- Bepalen wie de aanvragers zijn. Je kunt het proces beschikbaar maken voor alle gebruikers of voor specifieke gebruikers.
- Het proces een naam en beschrijving geven. Dit helpt aanvragers bij het kiezen van de juiste optie. Bijvoorbeeld: “IT-hardware” met als beschrijving “Voor aanvragen van IT-apparatuur zoals laptops en monitoren”.
- Extra beoordelingsstappen toevoegen. Je kunt verschillende reviewers in verschillende stappen betrekken. Bijvoorbeeld iemand van het IT-team voor IT-aanvragen.
Je kunt aangepaste workflows maken voor Fondsen, Goederen of diensten en Reizen. Bijvoorbeeld wanneer je wilt dat aanvragen van bepaalde gebruikers worden beoordeeld door een manager.
Hoe maak je een aangepaste workflow
- Log in op de webapp.
- Selecteer Requests in het navigatiemenu.
- Selecteer Workflow beheren.
- Bepaal of je een proces wilt maken voor Fondsen, Goederen of diensten (tijdelijke virtuele kaart of toegang tot bankoverschrijving), of Reizen. Selecteer de juiste tab.
- Selecteer Workflow maken.
- Voer een naam, beschrijving, optionele koppeling naar een uitgavenbeleid in en selecteer de betaalmethoden die voor deze workflow beschikbaar zullen zijn.
- Selecteer Volgende.
- Kies wie de aanvragers zijn. Je kunt alle gebruikers toestaan of specifieke gebruikers kiezen.
- Selecteer Volgende.
-
Kies wie de reviewer(s) zijn.
Let op: Een enkele beoordelingsstap wordt standaard gemaakt met de Super admin als reviewer. Je kunt deze stap bewerken, reviewers wijzigen, automatisering toevoegen of extra stappen aanmaken. - Selecteer Volgende.
- Controleer het proces en selecteer Bevestigen.
Hoe verander je een reviewer in een aangepaste workflow
Je aanvraagprocessen moeten weerspiegelen hoe je bedrijf werkt. Als iemand van rol verandert, het bedrijf verlaat of workflows worden aangepast, moet je mogelijk bijwerken wie elke stap beoordeelt.
Het up-to-date houden van reviewers zorgt ervoor dat goedkeuringsprocessen nauwkeurig en betrouwbaar blijven.
Je kunt ook geen gebruiker verwijderen uit Soldo als deze nog is ingesteld als reviewer in een actief of inactief proces. Update eerst alle processen voordat je iemand verwijdert.
- Selecteer Requests in het navigatiemenu.
- Selecteer Workflow beheren.
-
Selecteer de tab voor het proces dat je wilt bewerken (Fondsen, Goederen of diensten of Reizen).
Let op: Alleen actieve processen worden standaard weergegeven. Gebruik de filter om inactieve processen te tonen. -
Zoek het proces en selecteer de drie puntjes in de kolom Acties. Selecteer vervolgens Workflow bewerken.
Tip: Selecteer de drie puntjes en kies Goedkeuringsstappen bekijken om snel te zien wie welke stap beoordeelt. - Selecteer Bewerken in de sectie Reviewers.
- Selecteer het Bewerkingspictogram naast de beoordelingsstap die je wilt aanpassen.
- Breng je wijzigingen aan en selecteer Opslaan.