Quittungen spielen eine wichtige Rolle im Ausgabenmanagement. Sie helfen Ihrem Finanzteam, Ausgaben zu überprüfen, unterstützen eine genaue Buchführung und sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen während Audits regelkonform bleibt. Jedes Mal, wenn Sie mit einer Soldo-Karte einen Kauf tätigen, sollten Sie eine klare Kopie der Originalquittung an die Transaktion anhängen.
Dennoch wissen wir, dass Quittungen manchmal verloren gehen, beschädigt werden oder vom Händler einfach nicht ausgegeben werden. Wenn das passiert, gibt es einige Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihre Unterlagen vollständig zu halten und die Ausgabenrichtlinie Ihres Unternehmens zu befolgen.
Wenn Sie keine Quittung bereitstellen können
Wenn ein Händler Ihnen keine Quittung gegeben hat oder Sie sie verlegt haben, befolgen Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens und sprechen Sie mit Ihrem Manager oder dem Finanzteam über den besten nächsten Schritt. Sie könnten nach zusätzlichen Details fragen, um die Transaktion zu validieren.
Sie können unterstützende Informationen direkt in Soldo hinzufügen:
- Fügen Sie eine Notiz hinzu, in der Sie erklären, was passiert ist, und geben Sie so viele Details wie möglich an. Zum Beispiel, warum Sie keine Quittung erhalten konnten oder was gekauft wurde.
- Fügen Sie ein Foto hinzu, das den Kauf dokumentiert. Das könnte die Ladenfront, ein Menüboard oder der Verkaufsautomat sein, an dem die Transaktion stattgefunden hat.
Diese Optionen sind hilfreich, wenn eine Quittung wirklich nicht verfügbar ist. Sie sollten nicht als langfristiger Ersatz dafür dienen, die tatsächliche Quittung anzuhängen, wann immer diese erhältlich ist.
Wenn Ihr Account „Erinnerungen“ und Pflichtfelder verwendet
Ihr Soldo-Account verwendet möglicherweise die Funktion „Erinnerungen“, mit der Admins Transaktionsregeln konfigurieren und Pflichtfelder festlegen können, z. B. Quittungen oder Anhänge. Wenn eine Quittung verpflichtend ist, müssen Sie diesen Schritt abschließen, bevor Ihre Transaktion als vollständig gilt.
Wenn Sie wirklich keine Quittung bereitstellen können, finden Sie sowohl in der mobilen App als auch in der Web-App eine Option namens Ich habe keine Quittung/Rechnung. Wenn Sie diese Option auswählen, wird das Pflichtfeld als abgeschlossen markiert. Dadurch können Sie fortfahren, jedoch sollte diese Option nur verwendet werden, wenn wirklich keine Quittung verfügbar ist.
Auch wenn Sie diese Option nutzen, ist es wichtig, die bewährten Vorgehensweisen einzuhalten: Fügen Sie eine detaillierte Notiz hinzu, die erklärt, warum Sie keine Quittung hochladen konnten, und geben Sie alle Informationen an, die Ihrem Finanzteam bei der Abstimmung helfen.
Best Practices zur Unterstützung Ihres Finanzteams
- Bitten Sie den Händler immer um eine Quittung, auch bei kleinen Einkäufen.
- Machen Sie sofort ein Foto der Quittung am Einkaufsort, falls die Papierkopie später verloren geht.
- Laden Sie Quittungen so schnell wie möglich in der Soldo Mobile-App hoch, um Ihre Unterlagen korrekt zu halten.
- Verwenden Sie „Ich habe keine Quittung/Rechnung“ nur, wenn wirklich keinerlei Nachweis verfügbar ist.