Wie beantragt man eine Kilometererstattung?

Die Kilometererstattung ist eine Vergütung, die Mitarbeitenden gezahlt wird, wenn sie ihr privates Fahrzeug für eine Geschäftsreise nutzen. Diese Erstattung kann Kosten wie Kraftstoff, Abnutzung und Wartung abdecken. Mitarbeitende müssen sich somit keine Sorgen über die Kosten machen, die durch die Nutzung ihres privaten Fahrzeugs für Unternehmenszwecke entstehen. Soldo bietet zudem spezielle Zahlungslösungen für Kraftstoff an, z. B. Tankkarten. Diese Funktionen sind in allen Märkten verfügbar, in denen Soldo tätig ist.

Wie beantrage ich eine Kilometererstattung in Soldo?

Nachdem du dein privates Fahrzeug für berufliche Zwecke genutzt hast, kannst du die Kilometererstattung als Auslagenerstattung hinzufügen. Der Erstattungsbetrag wird anhand der gefahrenen Strecke und des Erstattungssatzes berechnet. Die Transaktionen werden anschließend wie andere Auslagen überprüft und genehmigt.

Um den Prozess der Kilometererstattung zu vereinfachen, können Admins und Super-Admins private Fahrzeuge in Soldo registrieren und die entsprechenden Erstattungssätze konfigurieren. Mitarbeitende können dann ihren Antrag stellen, indem sie die erforderlichen Informationen angeben.

Hinweis: Wenn ein Mitarbeitender nicht möchte, dass die Fahrzeugdaten in Soldo gespeichert werden, muss er oder sie während des Erstattungsantrags einen Erstattungssatz manuell eingeben.

Wie man ein Fahrzeug oder eine Fahrzeugliste konfiguriert

In Soldo können Admins und Super-Admins Fahrzeuge konfigurieren, um Kraftstofftransaktionen einfacher zu identifizieren und zuzuordnen sowie Erstattungssätze hinzuzufügen, damit Mitarbeitende schneller und einfacher ihre Kilometererstattung beantragen können.

1. Wähle im linken Menü Konfigurieren > Fahrzeuge.
2. Klicke auf Fahrzeug hinzufügen.
3. Hier kannst du das Kennzeichen und eine Bezeichnung/Beschreibung eingeben, um das Fahrzeug leichter zu erkennen. Es gibt auch optionale Felder für den Kraftstofftyp.
4. Gib an, ob es sich um ein Privatfahrzeug oder ein Firmenfahrzeug handelt – je nachdem, wem es gehört.
5. Für Privatfahrzeuge kannst du den festen Erstattungssatz pro Kilometer oder Meile eingeben.
   Hinweis: Mitarbeitende können diesen Satz bei der Erstattungsanfrage nicht ändern. Ist ihr Fahrzeug nicht aufgeführt oder kein Satz hinterlegt, müssen sie ihn manuell eingeben.
6. Wähle abschließend die Optionen zur Mehrwertsteuerabzugsfähigkeit, falls zutreffend.
7. Speichere das Fahrzeug.

Tipps zur Beschleunigung der Überprüfung

Gib möglichst viele Informationen an, um den Prüfprozess zu erleichtern. Folgende Angaben sind erforderlich:

Strecke: die gefahrene Distanz. Du kannst sie manuell in Kilometern oder Meilen eingeben oder die Kartenfunktion zur Berechnung nutzen.

Hinweis: Wenn du eine Hin- und Rückfahrt auswählst, wird die Strecke als einfache Fahrt angezeigt, aber der Erstattungsbetrag wird für die gesamte Strecke berechnet.

Fahrzeug: das für die Reise genutzte Fahrzeug.

Erstattungssatz: der Satz pro Kilometer oder Meile.

Datum: das Datum des Reisebeginns.

Uhrzeit: die ungefähre Startzeit.

Erstattungsbetrag: der auf Grundlage der Strecke und des Erstattungssatzes berechnete Betrag.

Reisebeschreibung: z. B. Geschäftsreise von Berlin nach München.

Anhang (optional): du kannst einen Zahlungsnachweis wie eine Rechnung hinzufügen.

Hinweis für Prüfer: du kannst eine Notiz hinzufügen, um zusätzliche Informationen zur Reise bereitzustellen.

Ausgabenkategorie (optional): du kannst eine Kategorie angeben.

Wie man eine Kilometererstattung in der Web-App beantragt

Tipp: Eine kurze Anleitung zur Beantragung über die Mobile App findest du in diesem Artikel: Kilometererstattung.

Um eine Kilometererstattung zu beantragen, musst du sie als Transaktion hinzufügen.

1. Gehe zu deiner Transaktionsliste und wähle Transaktion hinzufügen.
2. Wähle Kilometererstattung.
3. Gib die Strecke manuell ein oder nutze die praktische Kartenfunktion. Wenn du die Karte verwendest, gib den Start- und Zielort ein und wähle die Distanz anhand der vorgeschlagenen Routen. Du musst angeben, ob es sich um eine einfache Fahrt, eine Hin- und Rückfahrt oder eine Route mit mehreren Stopps handelte.
   Hinweis: Die Einheit für die Streckenmessung hängt vom Land der Unternehmensregistrierung ab. Ist dein Unternehmen z. B. im Vereinigten Königreich registriert, kannst du keine Kilometer anstelle von Meilen verwenden.
4. Wähle das private Fahrzeug, das du verwendet hast, oder lasse das Feld leer, falls es nicht aufgeführt ist. Ist das Fahrzeug gelistet, ist möglicherweise bereits ein Erstattungssatz hinterlegt, den du nicht bearbeiten kannst. Ansonsten musst du ihn manuell eingeben.
5. Gib die Reisedetails ein, einschließlich Datum und ungefähre Uhrzeit. Optional kannst du eine Beschreibung hinzufügen.
6. Abschließend kannst du Zahlungsnachweise als Anhang hinzufügen und eine Ausgabenkategorie auswählen.
7. Wenn alle Angaben korrekt sind, klicke auf Erstattung beantragen.

Überprüfungsphase (optional)

Die Transaktion zur Kilometererstattung wird direkt an den Bereich Ausgabenüberprüfung gesendet. Die Transaktionen werden wie andere Auslagen geprüft und genehmigt und gelten als persönliche Zahlungsmethode.

Wie alle anderen Transaktionen wird auch die Kilometererstattung in einem Ausgabenbericht erfasst. Du findest diesen unter „Ausgaben“ > „Ausgabenberichte“.

Kilometererstattungen findest du außerdem in den Bereichen „Benutzer“ und „Berichte“, wenn du nach dem Filter „Transaktionstyp“ suchst.