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Bearbeiten
Sobald die Spesenprüfung aktiviert ist, kannst du die Einstellungen jederzeit bearbeiten und konfigurieren. Gehe dazu wie folgt vor:
1. Wähle im linken Seitenmenü Spesen > Spesenprüfung.
2. Wähle Bearbeiten.
3. Hier kannst du auf die drei Registerkarten (Spesen, Erinnerung, Prüfprozess) zugreifen, um deinen Spesenprüfprozess zu konfigurieren.
Eine Ausgabenrichtlinie hinzufügen
Du kannst einen Link zu deiner Ausgabenrichtlinie hinzufügen, damit Genehmiger diese als Referenz bei der Überprüfung von Spesen nutzen können. Gehe dazu wie folgt vor:
1. Wähle auf der Registerkarte Spesen die Option Bearbeiten neben dem Link zur Ausgabenrichtlinie.
2. Gib den Link zu deiner Ausgabenrichtlinie ein und wähle Änderungen speichern.
Erinnerungen konfigurieren
Mit Erinnerungen kannst du Regeln festlegen, um sicherzustellen, dass Benutzer die erforderlichen Angaben zu jeder Transaktion hinzufügen. Außerdem kannst du automatische E-Mails einrichten, um Benutzer an fehlende Angaben zu erinnern.
1. Wähle die Registerkarte Erinnerung.
2. Wähle Zu Erinnerungen gehen.
3. Wähle Anpassen, um die Regeln und E-Mail-Erinnerungen zu konfigurieren.
- Du kannst Regeln festlegen, um zu bestimmen, welche Angaben für jede Transaktion erforderlich sind. Die hier ausgewählten Angaben werden für Benutzer als Pflichtfelder angezeigt.
- Du kannst E-Mail-Erinnerungen einrichten, um Benutzer an unvollständige Spesen zu erinnern. Zwei E-Mails werden gesendet: eine am Fälligkeitstag und eine im Voraus (Vor Fälligkeit).
4. Nachdem du deine Änderungen vorgenommen hast, wähle Speichern.
Den Prüfprozess konfigurieren
Du kannst den Prüfprozess nach deinen Bedürfnissen anpassen. Zum Beispiel kannst du:
- Den Namen und die Beschreibung bearbeiten.
- Neue Bedingungen hinzufügen oder vorhandene bearbeiten – Bedingungen müssen erfüllt sein, um in den Prüfprozess aufgenommen zu werden.
Hinweis: Wenn du mehrere Bedingungen festlegst, müssen alle erfüllt werden, damit die Ausgabe in den Prüfprozess aufgenommen wird.
- Schritte bearbeiten oder hinzufügen – Schritte definieren den Workflow, den die Ausgabe durchläuft. Hier kannst du festlegen, wer die Prüfung in jeder Phase durchführt.
So konfigurierst du den Prüfprozess:
1. Wähle die Registerkarte Prüfprozess.
2. Wähle die drei Punkte neben dem Prozess, den du konfigurieren möchtest, und dann Bearbeiten.
3. Wähle Bearbeiten neben dem Abschnitt, den du konfigurieren möchtest. Zum Beispiel:
Details bearbeiten
- Wähle Bearbeiten.
- Gib den Namen und die Beschreibung ein und wähle dann Speichern.
Bedingungen bearbeiten
- Wähle Bearbeiten.
- Bearbeite, füge hinzu oder entferne Bedingungen und wähle dann Speichern.
Schritte bearbeiten
- Wähle Bearbeiten.
- Wähle den Schritt, den du bearbeiten möchtest, oder füge einen neuen Schritt hinzu.
- Lege fest, wer diesen Schritt überprüfen kann, und wähle dann Änderungen speichern.
Tipp: Du kannst deinem Prüfprozess auch Automatisierungen hinzufügen, um ihn weiter zu optimieren. Wähle einfach die Option Automatisierung konfigurieren, wenn du einen Schritt bearbeitest.
- Nachdem du deine Änderungen vorgenommen hast, wähle Speichern.
Spesenprüfung deaktivieren
Die Spesenprüfung kann jederzeit deaktiviert werden. Wenn du diese Funktion deaktivierst, können die Prüfer keine Spesen mehr überprüfen. Folge diesen Schritten, um die Spesenprüfung zu deaktivieren:
1. Wähle „Spesenprüfung deaktivieren“.
2. Bestätige, indem du „Ja, deaktivieren“ auswählst.
Du kannst die Spesenprüfung jederzeit wieder aktivieren. Weitere Details findest du in diesem Artikel: Die Funktion zur Spesenprüfung einrichten.
So ändern Sie einen Prüfer in einem Ausgabenprüfungsprozess
Mitarbeitende wechseln das Team, übernehmen neue Aufgaben oder verlassen das Unternehmen — und wenn das passiert, ist es wichtig, dass Ihre Ausgabenprüfung entsprechend aktualisiert wird. Wenn jemand nicht mehr die richtige Person ist, um die Ausgaben des Teams zu überprüfen, können Sie ganz einfach die zugewiesene Person als Prüfer ändern.
Die Aktualisierung der Prüfer stellt sicher, dass die richtigen Personen Ausgaben genehmigen, Verzögerungen reduziert werden und die Verantwortung erhalten bleibt.
Wichtig: Sie können einen Benutzer nicht löschen aus Ihrem Soldo-Konto, wenn er noch als Prüfer in einem Aktiven oder Inaktiven Ausgabenprüfungsprozess zugewiesen ist. Sie müssen ihn zuerst aus dem Prüfungsprozess entfernen. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie das geht.
- Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Ausgaben > Ausgabenprüfung.
- Wählen Sie Konfigurieren.
- Wählen Sie den Tab Prüfprozess aus.
-
Klicken Sie auf die drei Punkte (weitere Optionen) beim gewünschten Prozess und wählen Sie dann Bearbeiten.
- Wählen Sie im Abschnitt Schritte die Option Bearbeiten.
-
Wählen Sie den Schritt aus, den Sie ändern möchten.
- Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und wählen Sie dann Änderungen speichern.
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Bearbeiten
Sobald die Spesenprüfung aktiviert ist, kannst du die Einstellungen jederzeit bearbeiten und konfigurieren. Gehe dazu wie folgt vor:
1. Wähle im linken Seitenmenü Spesen > Spesenprüfung.
2. Wähle Bearbeiten.
3. Hier kannst du auf die drei Registerkarten (Spesen, Erinnerung, Prüfprozess) zugreifen, um deinen Spesenprüfprozess zu konfigurieren.
Eine Ausgabenrichtlinie hinzufügen
Du kannst einen Link zu deiner Ausgabenrichtlinie hinzufügen, damit Genehmiger diese als Referenz bei der Überprüfung von Spesen nutzen können. Gehe dazu wie folgt vor:
1. Wähle auf der Registerkarte Spesen die Option Bearbeiten neben dem Link zur Ausgabenrichtlinie.
2. Gib den Link zu deiner Ausgabenrichtlinie ein und wähle Änderungen speichern.
Erinnerungen konfigurieren
Mit Erinnerungen kannst du Regeln festlegen, um sicherzustellen, dass Benutzer die erforderlichen Angaben zu jeder Transaktion hinzufügen. Außerdem kannst du automatische E-Mails einrichten, um Benutzer an fehlende Angaben zu erinnern.
1. Wähle die Registerkarte Erinnerung.
2. Wähle Zu Erinnerungen gehen.
3. Wähle Anpassen, um die Regeln und E-Mail-Erinnerungen zu konfigurieren.
- Du kannst Regeln festlegen, um zu bestimmen, welche Angaben für jede Transaktion erforderlich sind. Die hier ausgewählten Angaben werden für Benutzer als Pflichtfelder angezeigt.
- Du kannst E-Mail-Erinnerungen einrichten, um Benutzer an unvollständige Spesen zu erinnern. Zwei E-Mails werden gesendet: eine am Fälligkeitstag und eine im Voraus (Vor Fälligkeit).
4. Nachdem du deine Änderungen vorgenommen hast, wähle Speichern.
Den Prüfprozess konfigurieren
Du kannst den Prüfprozess nach deinen Bedürfnissen anpassen. Zum Beispiel kannst du:
- Den Namen und die Beschreibung bearbeiten.
- Neue Bedingungen hinzufügen oder vorhandene bearbeiten – Bedingungen müssen erfüllt sein, um in den Prüfprozess aufgenommen zu werden.
Hinweis: Wenn du mehrere Bedingungen festlegst, müssen alle erfüllt werden, damit die Ausgabe in den Prüfprozess aufgenommen wird.
- Schritte bearbeiten oder hinzufügen – Schritte definieren den Workflow, den die Ausgabe durchläuft. Hier kannst du festlegen, wer die Prüfung in jeder Phase durchführt.
So konfigurierst du den Prüfprozess:
1. Wähle die Registerkarte Prüfprozess.
2. Wähle die drei Punkte neben dem Prozess, den du konfigurieren möchtest, und dann Bearbeiten.
3. Wähle Bearbeiten neben dem Abschnitt, den du konfigurieren möchtest. Zum Beispiel:
Details bearbeiten
- Wähle Bearbeiten.
- Gib den Namen und die Beschreibung ein und wähle dann Speichern.
Bedingungen bearbeiten
- Wähle Bearbeiten.
- Bearbeite, füge hinzu oder entferne Bedingungen und wähle dann Speichern.
Schritte bearbeiten
- Wähle Bearbeiten.
- Wähle den Schritt, den du bearbeiten möchtest, oder füge einen neuen Schritt hinzu.
- Lege fest, wer diesen Schritt überprüfen kann, und wähle dann Änderungen speichern.
Tipp: Du kannst deinem Prüfprozess auch Automatisierungen hinzufügen, um ihn weiter zu optimieren. Wähle einfach die Option Automatisierung konfigurieren, wenn du einen Schritt bearbeitest.
- Nachdem du deine Änderungen vorgenommen hast, wähle Speichern.
Spesenprüfung deaktivieren
Die Spesenprüfung kann jederzeit deaktiviert werden. Wenn du diese Funktion deaktivierst, können die Prüfer keine Spesen mehr überprüfen. Folge diesen Schritten, um die Spesenprüfung zu deaktivieren:
1. Wähle „Spesenprüfung deaktivieren“.
2. Bestätige, indem du „Ja, deaktivieren“ auswählst.
Du kannst die Spesenprüfung jederzeit wieder aktivieren. Weitere Details findest du in diesem Artikel: Die Funktion zur Spesenprüfung einrichten.
So ändern Sie einen Prüfer in einem Ausgabenprüfungsprozess
Mitarbeitende wechseln das Team, übernehmen neue Aufgaben oder verlassen das Unternehmen — und wenn das passiert, ist es wichtig, dass Ihre Ausgabenprüfung entsprechend aktualisiert wird. Wenn jemand nicht mehr die richtige Person ist, um die Ausgaben des Teams zu überprüfen, können Sie ganz einfach die zugewiesene Person als Prüfer ändern.
Die Aktualisierung der Prüfer stellt sicher, dass die richtigen Personen Ausgaben genehmigen, Verzögerungen reduziert werden und die Verantwortung erhalten bleibt.
Wichtig: Sie können einen Benutzer nicht löschen aus Ihrem Soldo-Konto, wenn er noch als Prüfer in einem Aktiven oder Inaktiven Ausgabenprüfungsprozess zugewiesen ist. Sie müssen ihn zuerst aus dem Prüfungsprozess entfernen. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie das geht.
- Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Ausgaben > Ausgabenprüfung.
- Wählen Sie Konfigurieren.
- Wählen Sie den Tab Prüfprozess aus.
-
Klicken Sie auf die drei Punkte (weitere Optionen) beim gewünschten Prozess und wählen Sie dann Bearbeiten.
- Wählen Sie im Abschnitt Schritte die Option Bearbeiten.
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Wählen Sie den Schritt aus, den Sie ändern möchten.
- Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und wählen Sie dann Änderungen speichern.