Sie können Fahrzeuge zu Ihrem Soldo-Konto hinzufügen, um klarere Berichte zu erhalten, die Compliance zu verbessern und Ihre Ausgabenprozesse zu optimieren – insbesondere für Unternehmen, die Fuhrparks verwalten oder Mitarbeiter haben, die regelmäßig fahren.
Warum ein Fahrzeug in Soldo hinzufügen?
Das Hinzufügen von Fahrzeugen zu Ihrem Konto ist mehr als nur eine Aufzeichnung. Es ermöglicht eine intelligentere Nachverfolgung und Berichterstattung der Kraftstoffausgaben. Sobald ein Fahrzeug hinzugefügt wurde, können Sie es mit einer Soldo-Tankkarte koppeln, um:
- Kosten direkt dem Fahrzeug und nicht dem Mitarbeiter zuzuordnen
- Die Mehrwertsteuerbehandlung und Kilometererstattung zu optimieren
- Betriebliche Einblicke zu gewinnen, wie Kosten pro Kilometer und Kraftstoffeffizienz
- Audit-Trails und Steuerkonformität zu unterstützen (z. B. HMRC, Mehrwertsteuerregeln)
- Ausgaben automatisch der richtigen Abteilung oder Kostenstelle zuzuordnen
- Missbrauch oder Unregelmäßigkeiten zu erkennen, wie mehrere Tankstopps oder falsche Kraftstoffarten
So fügen Sie ein Fahrzeug hinzu
- Wählen Sie im Navigationsmenü Konfigurieren aus.
- Wählen Sie Fahrzeuge aus.
- Wählen Sie Fahrzeug hinzufügen.
- Geben Sie die Fahrzeuginformationen ein:
- Kennzeichen – eindeutiger Identifikator für das Fahrzeug
- Kraftstoffart – Benzin, Diesel, LPG, LNG Methan, Elektro oder Unbekannt
- Fahrzeugtyp – entweder Firmenfahrzeug oder Privatfahrzeug
- Erstattungssatz – fester Satz zur Berechnung von Kilometerpauschalen (z. B. £ pro Meile oder € pro km)
- Name/Beschreibung – zur leichteren Identifizierung des Fahrzeugs in der Plattform
- Mehrwertsteuersatz – für eine genaue Rückforderung oder Compliance-Behandlung
- Wählen Sie Bestätigen, um das Fahrzeug zu Ihrem Konto hinzuzufügen.
Verständnis des Feldes Mehrwertsteuersatz
Der Mehrwertsteuersatz stellt sicher, dass Kraftstofftransaktionen korrekt behandelt werden, insbesondere wenn Ihr Unternehmen Mehrwertsteuer zurückfordert oder steuerliche Vorschriften einhalten muss.
In Soldo können Sie einen Prozentsatz anwenden, der widerspiegelt, wie das Fahrzeug genutzt wird:
- 100 % – wenn das Fahrzeug ausschließlich geschäftlich genutzt wird
- 40 % – wenn das Fahrzeug sowohl geschäftlich als auch privat genutzt wird
- Nicht anwenden – wenn keine Mehrwertsteuer abgezogen werden soll
Wenn Sie unsicher sind, welcher Satz gilt, bewegen Sie den Mauszeiger einfach über das Tooltip neben dem Feld in der Plattform. Dies gibt Ihnen schnelle, kontextbezogene Hinweise, ohne Sie aufzuhalten.
Verwaltung bestehender Fahrzeuge
Unter Konfigurieren > Fahrzeuge sehen Sie eine Liste aller Ihrem Konto hinzugefügten Fahrzeuge. Für jedes Fahrzeug können Sie:
- Gekoppelte Karten anzeigen – nützlich für gemeinsam genutzte Fahrzeuge (z. B. Firmenwagen)
- Details bearbeiten – einschließlich Kennzeichen, Kraftstoffart, Erstattungssatz und mehr
- Das Fahrzeug archivieren – behält die Transaktionshistorie, entkoppelt jedoch alle verknüpften Karten
- Das Fahrzeug löschen – entfernt es dauerhaft aus Ihrem Konto
Um ein Fahrzeug zu dearchivieren, wählen Sie die drei Punkte neben dem archivierten Fahrzeug und dann Dearchivieren. Das Fahrzeug erscheint wieder in Ihrer aktiven Liste, aber zuvor gekoppelte Karten werden nicht wiederhergestellt.
Kopplung eines Fahrzeugs mit einer Soldo-Tankkarte
Wenn Sie eine Tankkarte mit einem Fahrzeug koppeln, wird die Aktivität der Karte automatisch diesem Fahrzeug zugeordnet. In den Transaktionsdetails erscheinen das Fahrzeug und seine Kraftstoffart automatisch. Sie können die Transaktion dann mit weiteren Informationen wie Kraftstoffmenge, Stückpreis und Kilometerstand ergänzen.
Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe wie man eine Tankkarte mit einem Fahrzeug koppelt.
Automatische Berechnung für Kilometererstattungsanträge
Wenn Mitarbeiter private Fahrzeuge für die Arbeit nutzen und Kilometererstattungen aus eigener Tasche einreichen, bedeutet die Zuweisung eines Erstattungssatzes zum Fahrzeug:
- Mitarbeiter müssen nichts manuell berechnen
- Soldo berechnet die Erstattung automatisch basierend auf dem ausgewählten Fahrzeug und der zurückgelegten Strecke
Dies verbessert die Genauigkeit und reduziert den Verwaltungsaufwand sowohl für Mitarbeiter als auch für das Finanzteam. Weitere Informationen zu Kilometererstattungen finden Sie in diesem Artikel: Wie wird die Kilometerpauschale erstattet?