Anfragen ermöglichen Soldo-Nutzern, temporäre virtuelle Karten anzufordern, um einmalige Zahlungen zu tätigen, oder Gelder zu erhalten, um ihr Guthaben aufzuladen. Wenn eine Anfrage eingereicht wird, muss sie von mindestens einem anderen Nutzer im Unternehmen genehmigt werden. Dies nennen wir einen „Anfrageprozess“.
Mit Soldo können Sie zwischen zwei Arten von Anfrageprozessen wählen:
- Standard-Anfrageprozess
- Individueller Anfrageprozess
Standard-Anfrageprozess
Der Standard-Anfrageprozess ist die Standardoption und kann für jeden Zweck verwendet werden. Er besteht aus zwei einfachen Schritten:
- Ein Nutzer sendet eine Anfrage.
- Ein Super Admin genehmigt oder lehnt die Anfrage ab. Wenn sie genehmigt wird, erstellt der Super Admin eine virtuelle Karte oder überträgt Gelder, um ein Guthaben aufzuladen.
Individueller Anfrageprozess
Wenn Sie Super Admin oder Admin sind und einen Anfrageprozess für eine bestimmte Art von Einkauf erstellen oder mehr als einen Prüfer einbeziehen möchten, können Sie einen individuellen Anfrageprozess erstellen. Beim Erstellen können Sie:
- Bestimmen, wer die Antragsteller sind. Sie können den Prozess allen Nutzern oder nur ausgewählten Nutzern anbieten. Wenn Sie bestimmte Nutzer auswählen, sehen nur diese den individuellen Prozess bei der Erstellung von Anfragen.
- Einen Prozessnamen und eine Beschreibung hinzufügen. Dies hilft Antragstellern, den passenden Prozess zu wählen. Zum Beispiel könnten Sie einen Prozess „IT-Hardware“ nennen mit der Beschreibung „Für Anfragen bezüglich IT-Ausrüstung – Laptops, Monitore usw.“. Sie können den Prozess auch mit einer Ausgabenrichtlinie verknüpfen, falls vorhanden.
- Weitere Prüfschritte hinzufügen. Sie können mehrere Schritte mit unterschiedlichen Prüfern erstellen. Zum Beispiel könnte jemand aus der IT-Abteilung Anfragen für IT-Ausrüstung prüfen.
Sie können individuelle Anfrageprozesse für Gelder sowie Waren oder Dienstleistungen erstellen. Beispielsweise könnten bestimmte Nutzeranfragen von einer Führungskraft geprüft werden.
Wie man einen individuellen Anfrageprozess erstellt
- Melden Sie sich in der Web-App als Super Admin oder Admin an.
- Wählen Sie Anfragen im linken Seitenmenü.
- Wählen Sie Anfrageprozess konfigurieren.
- Entscheiden Sie, ob Sie einen Prozess für Gelder oder Waren oder Dienstleistungen (temporäre virtuelle Karte für vorab genehmigte Ausgaben) erstellen möchten. Wählen Sie den entsprechenden Tab in der Web-App.
- Wählen Sie Anfrageprozess erstellen.
- Geben Sie einen Namen, eine Beschreibung und optional eine Verknüpfung zu einer Ausgabenrichtlinie ein.
- Wählen Sie Weiter.
- Wählen Sie die Antragsteller aus: Beliebige Nutzer oder Bestimmte Nutzer auswählen.
- Wählen Sie Weiter.
-
Wählen Sie den Prüfer aus.
Hinweis: Ein einzelner Prüfschritt wird standardmäßig erstellt, wobei der Super Admin als Prüfer zugewiesen ist. Sie können diesen Schritt bearbeiten oder zusätzliche Prüfschritte hinzufügen. - Wählen Sie Weiter.
- Überprüfen Sie den Prozess und wählen Sie Bestätigen.
Wie man einen Prüfer in einem Anfrageprozess ändert
Wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, ändern sich auch Teams und Verantwortlichkeiten. Egal, ob jemand die Rolle wechselt, das Unternehmen verlässt oder neue Workflows eingeführt werden—es ist wichtig, Ihre Anfrageprozesse aktuell zu halten. Ein zentraler Bestandteil ist die Verwaltung der Prüfer für jeden Schritt.
Durch das Aktualisieren der Prüfer stellen Sie sicher, dass Freigabeprozesse relevant, nachvollziehbar und an die Arbeitsweise des Unternehmens angepasst bleiben.
Beachten Sie außerdem, dass Sie einen Nutzer nicht löschen können, wenn dieser noch als Prüfer in einem aktiven oder inaktiven Anfrageprozess eingetragen ist. Vor der Entfernung müssen Sie ihn aus allen entsprechenden Workflows herausnehmen.
- Wählen Sie im linken Menü Anfragen.
- Wählen Sie Anfrageprozess konfigurieren.
-
Wählen Sie den Tab des Prozesses, den Sie bearbeiten möchten (Gelder/Waren oder Dienstleistungen).
Hinweis: Standardmäßig werden nur aktive Prozesse angezeigt. Um inaktive Prozesse zu bearbeiten, filtern Sie nach Alle oder Inaktiv. - Suchen Sie den gewünschten Prozess und wählen Sie die drei Punkte, dann Bearbeiten.
- Wählen Sie im Bereich Prüfer die Option Bearbeiten.
-
Wählen Sie den Schritt aus, den Sie ändern möchten.
- Nehmen Sie die Änderungen vor und wählen Sie Änderungen speichern.
Anfragen bieten Ihren Teams eine einfache Möglichkeit, temporäre Zahlungsmethoden anzufordern – etwa temporäre virtuelle Karten oder den Zugriff zum Tätigen einer Banküberweisung. Diese Anfragen können für einmalige Zahlungen oder zum Erhalten von Geldern zur Aufladung eines Guthabens genutzt werden.
Jede Anfrage muss von mindestens einem anderen Nutzer im Unternehmen geprüft werden. Diesen Prüfprozess nennen wir einen Anfrage-Workflow.
In Soldo können Sie zwischen zwei Arten von Workflows wählen:
- Standard-Workflow
- Individueller Workflow
Standard-Workflow
Der Standard-Workflow ist die Standardoption und für die meisten Anforderungen geeignet. Er umfasst zwei Schritte:
- Ein Nutzer sendet eine Anfrage.
- Ein Super Admin genehmigt oder lehnt die Anfrage ab. Wenn sie genehmigt wird, erstellt er eine temporäre virtuelle Karte oder überträgt Gelder.
Individueller Workflow
Wenn Sie ein Super Admin oder Admin sind und einen Prozess für eine spezifische Art von Einkauf erstellen oder mehrere Prüfer einbeziehen möchten, können Sie einen individuellen Workflow erstellen. Dieser ermöglicht Ihnen:
- Die Antragsteller auszuwählen. Der Workflow kann allen Nutzern oder nur bestimmten Nutzern zur Verfügung stehen.
- Den Prozess zu benennen und zu beschreiben. Dies hilft Antragstellern, die richtige Option zu wählen.
- Weitere Prüfschritte hinzuzufügen. Sie können verschiedene Prüfer in unterschiedlichen Schritten einbeziehen.
Sie können individuelle Workflows für Gelder, Waren oder Dienstleistungen und Reisen erstellen.
Wie man einen individuellen Workflow erstellt
- Melden Sie sich in der Web-App an.
- Wählen Sie Anfragen im Navigationsmenü.
- Wählen Sie Workflows verwalten.
- Entscheiden Sie, ob Sie einen Prozess für Gelder, Waren oder Dienstleistungen (temporäre virtuelle Karte oder Zugriff auf Banküberweisung) oder Reisen erstellen möchten. Wählen Sie den entsprechenden Tab.
- Wählen Sie Workflow erstellen.
- Geben Sie einen Namen, eine Beschreibung, optional eine Ausgabenrichtlinie ein und wählen Sie die verfügbaren Zahlungsmethoden.
- Wählen Sie Weiter.
- Wählen Sie die Antragsteller aus (alle Nutzer oder bestimmte Nutzer).
- Wählen Sie Weiter.
-
Wählen Sie die Prüfer aus.
Hinweis: Ein einzelner Prüfschritt wird automatisch erstellt. - Wählen Sie Weiter.
- Wählen Sie Bestätigen.
Wie man einen Prüfer in einem individuellen Workflow ändert
Ihre Workflows sollten widerspiegeln, wie Ihr Unternehmen tatsächlich arbeitet. Wenn jemand die Rolle wechselt, das Unternehmen verlässt oder Workflows sich weiterentwickeln, müssen Sie möglicherweise die Prüfer aktualisieren.
Dadurch bleiben Freigabeprozesse korrekt und zuverlässig.
Sie können außerdem keinen Nutzer löschen, wenn dieser als Prüfer in einem aktiven oder inaktiven Prozess eingetragen ist.
- Wählen Sie Anfragen im Navigationsmenü.
- Wählen Sie Workflows verwalten.
-
Wählen Sie den Tab des Prozesses, den Sie bearbeiten möchten.
Hinweis: Standardmäßig werden nur aktive Prozesse angezeigt. Nutzen Sie den Filter, um inaktive anzuzeigen. -
Wählen Sie die drei Punkte → Workflow bearbeiten.
Tipp: Wählen Sie „Genehmigungsschritte anzeigen“, um schnell die Prüfer zu sehen. - Wählen Sie Bearbeiten im Bereich Prüfer.
- Wählen Sie das Bearbeitungssymbol neben dem Schritt.
- Speichern Sie die Änderungen.