Anfragen ermöglichen es Soldo-Nutzern, temporäre virtuelle Karten zu beantragen, um Ad-hoc-Zahlungen durchzuführen oder Gelder zu erhalten, um ihr Guthaben aufzuladen. Wenn eine Anfrage eingereicht wird, muss sie von mindestens einem weiteren Nutzer im Unternehmen genehmigt werden. Dies nennen wir einen 'Anfrageprozess'.
Mit Soldo kannst du zwischen zwei Arten von Anfrageprozessen wählen:
- Standard-Anfrageprozess
- Individueller Anfrageprozess
Erfahre mehr über Ausgabenanfragen in unserem speziellen Leitfaden.
Standard-Anfrageprozess
Der Standard-Anfrageprozess ist die Standardoption und kann für jeden Zweck genutzt werden. Er besteht aus zwei einfachen Schritten:
- Ein Nutzer sendet eine Anfrage.
- Ein Super-Admin genehmigt oder lehnt die Anfrage ab. Wenn sie genehmigt wird, erstellt der Super-Admin eine virtuelle Karte oder überweist Gelder, um ein Guthaben aufzuladen.
Individueller Anfrageprozess
Wenn du ein Super-Admin oder Admin bist und einen Anfrageprozess für eine bestimmte Art von Kauf erstellen oder mehrere Prüfer einbinden möchtest, kannst du einen individuellen Anfrageprozess erstellen. Beim Erstellen kannst du:
- Festlegen, wer die Antragsteller sind. Du kannst den Anfrageprozess entweder allen Nutzern oder nur bestimmten Nutzern anbieten. Wenn du bestimmte Nutzer auswählst, sehen nur sie den individuellen Prüfprozess, wenn sie eine Anfrage stellen.
- Einen Namen und eine Beschreibung für den Prozess angeben. Dies hilft Antragstellern, den richtigen Prozess für ihren Anfragetyp zu identifizieren. Zum Beispiel kannst du einen Prozess 'IT-Hardware' nennen mit einer Beschreibung wie: 'Für die Anforderung von IT-Ausrüstung – Laptops, Monitore usw.' Du kannst den Prozess auch mit einer Ausgabenrichtlinie verknüpfen, falls verfügbar.
- Weitere Prüfschritte hinzufügen. Du kannst mehrere Schritte mit verschiedenen Prüfern erstellen, die jedem Schritt zugewiesen werden. Zum Beispiel kannst du jemanden aus der IT-Abteilung einbinden, um Anfragen für IT-Ausrüstung zu prüfen.
Du kannst individuelle Anfrageprozesse für Gelder und Waren oder Dienstleistungen erstellen. Beispielsweise kannst du festlegen, dass Anfragen für Gelder von bestimmten Nutzern durch eine Führungskraft oder einen Teamleiter geprüft werden müssen.
So erstellst du einen individuellen Anfrageprozess
- Melde dich in der Web-App als Super-Admin oder Admin an.
- Wähle Anfragen aus dem linken Menü.
- Wähle Anfrageprozess konfigurieren.
- Entscheide, ob du einen Anfrageprozess für Gelder oder Waren oder Dienstleistungen (temporäre virtuelle Karte für vorab genehmigte Ausgaben) erstellen möchtest. Wähle den entsprechenden Tab in der Web-App.
- Wähle Einen Anfrageprozess erstellen.
- Gib einen Namen, eine Beschreibung und optional einen Link zur Ausgabenrichtlinie ein.
- Wähle Weiter.
- Wähle aus, wer die Antragsteller sein werden. Du kannst entweder Jeden Nutzer oder Bestimmte Nutzer auswählen.
- Wähle Weiter.
- Wähle aus, wer der Prüfer sein wird.
Hinweis: Standardmäßig wird ein einzelner Prüfschritt erstellt, wobei der Super-Admin als Prüfer festgelegt ist. Du kannst diesen Schritt bearbeiten, um einen anderen Prüfer oder eine andere Rolle auszuwählen oder zusätzliche Prüfschritte hinzufügen, um einen mehrstufigen Prüfprozess zu erstellen. - Wähle Weiter.
- Überprüfe deinen Prozess und wähle Bestätigen.