Edición
Una vez que hayas activado la revisión de gastos, puedes editar y configurar los ajustes en cualquier momento. Para hacerlo:
1. Desde el menú lateral izquierdo, selecciona Gastos > Revisión de gastos.
2. Selecciona Editar.
3. Desde aquí, puedes acceder a las 3 pestañas (Gastos, Recordatorio, Proceso de revisión) para configurar tu proceso de revisión de gastos.
Añadir una política de gastos
Puedes incluir un enlace a tu política de gastos para que los aprobadores puedan usarlo como referencia al revisar los gastos. Para hacerlo:
1. En la pestaña Gastos, selecciona Editar junto al enlace de la política de gastos.
2. Introduce el enlace a tu política de gastos y selecciona Guardar cambios.
Configurar recordatorios
Con los recordatorios, puedes establecer reglas para asegurarte de que los usuarios añadan los detalles obligatorios a cada transacción y configurar correos electrónicos automáticos para notificar a los usuarios que deben completar los requisitos pendientes en sus gastos.
1. Selecciona la pestaña Recordatorio.
2. Selecciona Ir a recordatorios.
3. Selecciona Personalizar para configurar las reglas y los recordatorios por correo electrónico.
- Puedes establecer reglas para decidir qué detalles son obligatorios para cada transacción. Lo que selecciones aquí se mostrará como obligatorio para los usuarios.
- Puedes configurar recordatorios por correo electrónico para recordar a los usuarios sobre los gastos incompletos. Enviaremos dos correos electrónicos: uno el día de la fecha límite y otro de manera anticipada (Pre-fecha límite).
4. Después de realizar los cambios, selecciona Guardar.
Configurar el proceso de revisión
Puedes personalizar el proceso de revisión según tus necesidades. Por ejemplo, puedes:
- Editar el nombre y la descripción.
- Editar o añadir nuevas condiciones, que son requisitos que deben cumplirse para incluir un gasto en el proceso de revisión.
Nota: Si configuras más de una condición, el gasto deberá cumplirlas todas para ser incluido en el proceso de revisión.
- Editar o añadir pasos. Los pasos definen el flujo de trabajo por el que pasará el gasto. Aquí puedes decidir quién será el revisor en cada etapa del proceso.
Para configurar tu proceso de revisión:
1. Selecciona la pestaña Proceso de revisión.
2. Selecciona los tres puntos junto al proceso que deseas configurar y luego selecciona Editar.
3. Selecciona Editar junto a la sección que deseas configurar. Por ejemplo:
Editar detalles
- Selecciona Editar.
- Introduce el nombre y la descripción y luego selecciona Guardar.
Editar condiciones
- Selecciona Editar.
- Edita, añade o elimina las condiciones y luego selecciona Guardar.
Editar pasos
- Selecciona Editar.
- Selecciona el paso que deseas editar o añade un nuevo paso.
- Decide quién puede revisar este paso y luego selecciona Guardar cambios.
Consejo: También puedes incluir automatización en tu proceso de revisión de gastos para optimizarlo aún más. Simplemente selecciona la opción Configurar automatización al editar tu paso.
- Después de realizar los cambios, selecciona Guardar.
Desactivar la revisión de gastos
La revisión de gastos se puede desactivar en cualquier momento. Cuando desactivas esta función, los aprobadores ya no podrán revisar los gastos. Para desactivar la revisión de gastos, sigue estos pasos:
1. Selecciona Desactivar "Revisión de gastos".
2. Confirma seleccionando Sí, desactivar.
Puedes volver a activar la revisión de gastos en cualquier momento. Consulta este artículo para más detalles: Configurar la función de revisión de gastos.