Visualización y filtrado de informes de transacciones

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Los informes de transacciones te permiten seguir, analizar y descargar datos de transacciones en tiempo real. Son una herramienta potente para equipos financieros que necesitan claridad sobre los gastos y un control total sobre los informes.

Proporcionan:

• Datos en tiempo real para seguir la actividad al instante
• Filtros personalizados para aislar exactamente las transacciones que te interesan
• Formatos de descarga adaptados a tus herramientas y flujos de trabajo

Cómo ver informes de transacciones en la aplicación web

Para acceder a los informes desde la aplicación web, en el menú lateral izquierdo selecciona Informes > Transacciones. De forma predeterminada, verás todas las transacciones de los últimos 30 días, en vista de tabla con un resumen financiero rápido en la parte inferior.

Resumen financiero

El resumen financiero te da una visión rápida de:

• Importe saliente – Total de transacciones realizadas
• Importe entrante – Total de fondos recibidos
• Importe sujeto a impuestos – Monto total sujeto a impuestos
• IVA – Importe total del IVA

Nota: El resumen financiero se actualiza a medida que aplicas filtros. Las cifras mostradas reflejan los filtros activos en ese momento. De forma predeterminada, la sección de informes muestra las transacciones de los últimos 30 días.

¿Cuál es la diferencia entre Importe sujeto a impuestos e IVA?

El importe sujeto a impuestos es la suma de todas las transacciones a las que se ha asignado un tipo de IVA. Solo se incluyen en el cálculo aquellas con un tipo de IVA definido.

El importe del IVA es la parte calculada del total, basada en el porcentaje asignado (por ejemplo, 20%). 

Nota: Si a una transacción se le asigna un tipo de IVA del 0 %, se incluirá en el importe sujeto a impuestos, pero no se sumará al total del IVA.

Personalizar la vista

Puede que un día necesites un resumen general y otro, un conjunto de datos detallado. Puedes mostrar u ocultar columnas según lo necesites para ver solo los datos relevantes. Esta flexibilidad te permite crear la vista exacta que necesitas sin sobrecargar la pantalla.

Nota: La configuración de visibilidad de columnas solo afecta a tu vista en la aplicación web. No altera el diseño ni la visibilidad de columnas en los informes descargados. Para personalizar los informes exportados, considera usar la función Exportación con plantilla personalizada.

Columnas esenciales (siempre visibles)

Estas columnas siempre están visibles y no se pueden ocultar:

• Importe
• Fecha de autorización
• Descripción

Columnas predeterminadas

Estas columnas son visibles por defecto. Puedes mostrar u ocultar cada una libremente:

• Adjunto
• Tarjeta
• Nombre de la tarjeta
• Nombre del monedero
• Categoría de gasto
• Listas
• Detalles obligatorios
• Titular de la transacción
• Estado de la transacción
• Tipo de transacción
• Tipo de IVA

Nota: Si modificas las columnas visibles, puedes restablecer la vista seleccionando Restablecer valores predeterminados. Esto hará que las columnas esenciales y predeterminadas vuelvan a mostrarse.

Columnas opcionales

Estas columnas no son visibles por defecto, pero puedes activarlas o desactivarlas según necesites:

• Estado de aprobación
• Código de autorización
• Tipo de tarjeta
• Tipo de cambio
• Política de gastos
• N.º de informe de gastos
• Tipo de gasto
• Comisión
• Marcado
• Importe en moneda extranjera
• Grupo
• Categorías de comercio
• Notas
• Método de pago
• Revisado por
• Fecha de liquidación
• Transferido desde
• Transferido a
• Importe del IVA

Filtrar tus datos

Los filtros te permiten refinar tu conjunto de datos y centrarte solo en lo que importa. Puedes combinar y aplicar varios filtros a la vez para ajustar los datos en tiempo real.

Dispones de 5 filtros principales:

1. Fecha
2. Moneda
3. Monederos
4. Tarjetas
5. Usuarios

1. Filtro de fecha

Por defecto, las transacciones se muestran según la fecha de autorización. Si prefieres visualizarlas por fecha de liquidación, puedes cambiarlo desde el menú desplegable del filtro de fecha.

¿Cuál es la diferencia entre fecha de autorización y fecha de liquidación?

• La fecha de autorización es cuando se realiza el pago y se actualiza el saldo disponible. Es útil para hacer seguimiento inmediato del gasto.
• La fecha de liquidación es cuando se completa el pago, se actualiza el saldo contable y el dinero se transfiere realmente desde la cuenta. Puede ocurrir varios días después de la autorización, dependiendo del comercio. Es útil para conciliaciones contables.

Nota: Al visualizar tus datos en la app web o móvil, las fechas de transacción aparecen en tu zona horaria local (la del dispositivo que estás usando). Al exportar los datos desde Soldo, las fechas aparecen en la zona horaria del mercado donde está registrada tu cuenta, independientemente de tu ubicación al generar el informe.

También puedes seleccionar el rango de fechas de tu informe.

Filtrar por:

• Fecha de autorización
• Fecha de liquidación

Rango de fechas:

• Últimos 30 días (predeterminado)
• Este mes
• Mes pasado
• Este año
• Año pasado
• Rango personalizado (con selector de calendario)

2. Filtro de moneda

Si tienes varias monedas activadas, puedes seleccionar la moneda para tu informe desde el menú desplegable correspondiente.

Nota: Solo puedes ver una moneda a la vez (por ejemplo, GBP, EUR, USD).

3. Filtro de monederos

Si deseas encontrar rápidamente transacciones financiadas desde monederos específicos, puedes aplicar el filtro de monederos. Por defecto, se listan todos los monederos, incluso los eliminados, pero puedes refinarlo para mostrar solo los activos o eliminados. Simplemente selecciona el filtro y elige la opción desde el menú desplegable “Mostrar”.

Consejo: Los monederos eliminados estarán claramente marcados con la etiqueta "Eliminado".

Puedes filtrar por cualquier combinación de:

• Monederos de usuario
• Monederos de empresa
• Monederos principales

Nota: Los monederos disponibles dependen de la moneda seleccionada en el filtro de moneda. Por ejemplo, si has seleccionado GBP, solo podrás filtrar por monederos en GBP.

4. Filtro de tarjetas

Si deseas encontrar rápidamente transacciones realizadas con tarjetas específicas, puedes usar el filtro de tarjetas. Por defecto, se muestran todas las tarjetas, incluso las eliminadas, pero puedes filtrarlas para ver solo las activas o eliminadas desde el menú desplegable “Mostrar”. Recuerda que puedes combinar este filtro con otros para refinar aún más los resultados. Por ejemplo, si ya has filtrado por monederos, puedes añadir este filtro para obtener más precisión.

Consejo: Las tarjetas eliminadas estarán claramente marcadas con la etiqueta "Eliminada".

Puedes seleccionar cualquier combinación de:

• Tarjetas de usuario
• Tarjetas de empresa

5. Filtro de usuarios

Si deseas encontrar rápidamente transacciones realizadas por usuarios específicos, puedes usar el filtro de usuarios. Por defecto, se muestran todos los usuarios, incluidos los eliminados, pero puedes refinarlo para ver solo los usuarios activos o eliminados. Para ello, selecciona el filtro de usuarios y elige tu opción desde el menú “Mostrar”. También puedes combinar este filtro con otros como el de tarjetas o monederos.

Consejo: Los usuarios eliminados estarán claramente marcados con la etiqueta "Eliminado".

Borrar filtros

Si has aplicado varios filtros para refinar los resultados pero deseas empezar de nuevo, no necesitas quitarlos uno por uno. Simplemente haz clic en “Borrar todos los filtros” para restablecerlos todos a la vez.

Nota: Esta opción solo restablece los filtros. Si has personalizado la vista de columnas, no se verá afectada. Para restablecerla, ve al menú de columnas y selecciona la opción correspondiente.

Uso de ‘Más filtros’

Además de los 5 filtros principales (fecha, moneda, monederos, tarjetas y usuarios), también puedes aplicar Más filtros para profundizar en tus datos y encontrar exactamente las transacciones que necesitas. Al igual que con los filtros principales, puedes combinar y aplicar varios filtros a la vez. Lectura recomendada: Para más detalles sobre los filtros de transacciones, consulta este artículo: ¿Cómo se filtran las transacciones en Soldo?.

Los Más filtros se agrupan en:

Filtros generales

• Tipo de transacción (ej. Pago, Retiro de efectivo, Reembolso por kilometraje)
• Estado de la transacción (ej. Liquidada, Rechazada)
• Adjunto (ej. Falta, Con adjunto)
• Método de pago (ej. Tarjeta de usuario, Tarjeta de empresa, Método personal)
• Categoría de gasto
• Tipo de IVA

Filtros avanzados

• Estado de aprobación (ej. Aprobada, Rechazada)
• Política de gastos (ej. Fuera de política, Dentro de política)
• Tipo de gasto (ej. Viaje y entretenimiento, Empresa, Personal)
• Transacciones marcadas
• Listas
• Revisado por

Cómo aplicar ‘Más filtros’

1. Selecciona la opción Más filtros.
   
2. Verás dos pestañas:

• Todos los filtros – Selecciona, combina y aplica múltiples filtros de las secciones General y Avanzado.
  
• Filtros seleccionados – Consulta rápidamente los filtros activos y realiza ajustes.
  

3. Haz clic en Aplicar filtros para actualizar tus datos con los filtros seleccionados.

Cómo refinar usando subfiltros

Al marcar la casilla junto a un filtro, se seleccionan automáticamente todos los subfiltros. Si deseas afinar aún más, puedes usar la flecha desplegable para activar o desactivar subfiltros específicos.

Consejo: Puedes ajustar los subfiltros desde la pestaña Todos los filtros y desde Filtros seleccionados.

Preguntas frecuentes

¿Puedo descargar los informes?

Sí. Una vez que hayas aplicado los filtros y preparado el informe, puedes descargar los datos en varios formatos para revisarlos o trabajarlos. Consulta este artículo para más información: Descargar informes de transacciones.

¿Puedo guardar mis filtros?

Por el momento, no es posible guardar los filtros.