Puedes añadir vehículos a tu cuenta de Soldo para obtener informes más claros, mejorar el cumplimiento y agilizar tus procesos de gastos, especialmente para empresas que gestionan flotas o tienen empleados que conducen regularmente.
¿Por qué añadir un vehículo en Soldo?
Añadir vehículos a tu cuenta es más que un simple registro. Permite un seguimiento y reporte más inteligente del gasto en combustible. Una vez añadido un vehículo, puedes emparejarlo con una tarjeta de combustible Soldo para:
- Asignar los costes directamente al vehículo, no al empleado
- Agilizar el tratamiento del IVA y el reembolso por kilometraje
- Obtener información operativa como el coste por milla y la eficiencia del combustible
- Apoyar las auditorías y el cumplimiento fiscal (por ejemplo, HMRC, normas de IVA)
- Asignar automáticamente el gasto al departamento o centro de costes correcto
- Identificar usos indebidos o anomalías como múltiples paradas de repostaje o tipos de combustible incorrectos
Cómo añadir un vehículo
- En el menú de navegación, selecciona Configurar.
- Selecciona Vehículos.
- Selecciona Añadir vehículo.
- Completa los detalles del vehículo:
- Matrícula – identificador único del vehículo
- Tipo de combustible – gasolina, diésel, GLP, metano GNL, eléctrico o desconocido
- Tipo de vehículo – Empresa o Personal
- Tarifa de reembolso – tarifa fija utilizada para calcular reclamaciones de kilometraje (por ejemplo, £ por milla o € por km)
- Nombre/descripción – para ayudar a identificar el vehículo en la plataforma
- Tasa de IVA – para un reembolso o tratamiento de cumplimiento preciso
- Selecciona Confirmar para añadir el vehículo a tu cuenta.
Comprender el campo de tasa de IVA
La tasa de IVA ayuda a garantizar el tratamiento correcto de las transacciones de combustible, especialmente si tu empresa reclama el IVA o necesita cumplir con las normas fiscales.
En Soldo, puedes aplicar un porcentaje que refleje el uso del vehículo:
- 100% – si el vehículo se utiliza exclusivamente para la empresa
- 40% – si el vehículo se utiliza tanto para fines empresariales como personales
- No aplicar – si no se requiere deducción de IVA
Si no estás seguro de qué tasa aplicar, simplemente pasa el cursor sobre el tooltip junto al campo en la plataforma. Esto te dará una guía contextual rápida sin interrumpir tu flujo de trabajo.
Gestionar vehículos existentes
En Configurar > Vehículos, verás una lista de todos los vehículos añadidos a tu cuenta. Para cada vehículo, puedes:
- Ver tarjetas emparejadas – útil para vehículos compartidos (por ejemplo, furgonetas de empresa)
- Editar detalles – incluyendo matrícula, tipo de combustible, tarifa de reembolso y más
- Archivar el vehículo – conserva el historial de transacciones pero desvincula cualquier tarjeta asociada
- Eliminar el vehículo – lo elimina permanentemente de tu cuenta
Para desarchivar un vehículo, selecciona los tres puntos junto al vehículo archivado y elige Desarchivar. El vehículo volverá a tu lista activa, pero las tarjetas previamente emparejadas no se restaurarán.
Emparejar un vehículo con una tarjeta de combustible Soldo
Cuando emparejas una tarjeta de combustible con un vehículo, la actividad de la tarjeta se vincula automáticamente a ese vehículo. En los detalles de la transacción, el vehículo y su tipo de combustible aparecerán automáticamente. Luego puedes enriquecer la transacción añadiendo más información como cantidad de combustible, precio unitario y kilometraje.
Para instrucciones paso a paso, consulta cómo emparejar una tarjeta de combustible con un vehículo.
Cálculo automático para solicitudes de reembolso de kilometraje
Si los empleados utilizan vehículos personales para el trabajo y presentan solicitudes de reembolso de kilometraje pagadas de su bolsillo, asignar una tarifa de reembolso al vehículo significa:
- Los empleados no necesitan calcular nada manualmente
- Soldo calcula automáticamente el reembolso según el vehículo seleccionado y la distancia recorrida
Esto mejora la precisión y reduce la carga administrativa tanto para empleados como para equipos financieros. Para más información sobre reembolsos de kilometraje, consulta este artículo: ¿Cómo reembolsar por kilometraje?