Las solicitudes permiten a los usuarios de Soldo pedir tarjetas virtuales temporales para realizar pagos puntuales o recibir fondos para recargar su saldo. Cuando se envía una solicitud, debe ser aprobada por al menos otro usuario de la empresa. Esto es lo que llamamos un “proceso de solicitud”.
Con Soldo, puedes elegir entre dos tipos de procesos de solicitud:
- Proceso de solicitud estándar
- Proceso de solicitud personalizado
Proceso de solicitud estándar
El proceso de solicitud estándar es la opción predeterminada y puede utilizarse para cualquier propósito. Consta de dos pasos sencillos:
- Un usuario envía una solicitud.
- Un Super admin aprueba o rechaza la solicitud. Si se aprueba, el Super admin crea una tarjeta virtual o transfiere fondos para recargar un saldo.
Proceso de solicitud personalizado
Si eres Super admin o Admin y deseas crear un proceso de solicitud para un tipo específico de compra o incluir a más de un revisor, puedes crear un proceso personalizado. Al crearlo, puedes:
- Decidir quiénes serán los solicitantes. Puedes ofrecer el proceso a todos los usuarios o solo a usuarios específicos. Si seleccionas usuarios específicos, solo ellos verán el proceso personalizado al enviar solicitudes.
- Asignar un nombre y una descripción al proceso. Esto ayuda a los solicitantes a identificar el proceso adecuado. Por ejemplo, podrías llamar a un proceso “Hardware de TI” con una descripción como: “Para solicitar equipos de TI: portátiles, monitores, etc.” También puedes vincularlo a una política de gastos si está disponible.
- Añadir más pasos de revisión. Puedes crear múltiples pasos con distintos revisores asignados en cada uno. Por ejemplo, alguien del departamento de TI podría revisar solicitudes de equipos tecnológicos.
Puedes crear procesos personalizados para Fondos y Bienes o servicios. Por ejemplo, podrías querer que las solicitudes de fondos de determinados usuarios sean revisadas por un jefe de equipo.
Cómo crear un proceso de solicitud personalizado
- Inicia sesión en la aplicación web como Super admin o Admin.
- Selecciona Solicitudes en el menú lateral izquierdo.
- Selecciona Configurar proceso de solicitud.
- Decide si deseas crear un proceso para Fondos o Bienes o servicios (tarjeta virtual temporal para gastos preaprobados). Selecciona la pestaña correspondiente en la aplicación web.
- Selecciona Crear un proceso de solicitud.
- Introduce un nombre, una descripción y un enlace opcional a una política de gastos.
- Selecciona Siguiente.
- Elige quiénes serán los solicitantes. Puedes seleccionar Cualquier usuario o Elegir usuarios específicos.
- Selecciona Siguiente.
-
Elige quién será el revisor.
Nota: Se crea automáticamente un único paso de revisión con el Super admin como revisor. Puedes editarlo o añadir pasos adicionales. - Selecciona Siguiente.
- Revisa el proceso y selecciona Confirmar.
Cómo cambiar un revisor en un proceso de solicitud
A medida que tu empresa evoluciona, también lo hacen los equipos y las responsabilidades. Ya sea porque alguien cambia de función, abandona la empresa o se introducen nuevos flujos de trabajo, es importante mantener actualizados los procesos de solicitud. Una parte clave es gestionar quién actúa como revisor en cada paso.
Actualizar al revisor garantiza que los flujos de aprobación sigan siendo relevantes, claros y alineados con la operativa de la empresa.
También debes tener en cuenta que no podrás eliminar a un usuario de tu cuenta de Soldo si sigue siendo revisor en algún proceso de solicitud activo o inactivo. Antes de eliminarlo, deberás reasignarlo o quitarlo de cualquier flujo de trabajo en el que participe.
- En el menú lateral, selecciona Solicitudes.
- Selecciona Configurar proceso de solicitud.
-
Selecciona la pestaña del proceso de solicitud que quieres editar (Fondos/Bienes o servicios).
Nota: De forma predeterminada, solo se muestran los procesos activos. Para editar un proceso inactivo, debes usar el filtro y seleccionar Todos o Inactivos. - Busca el proceso que deseas cambiar y selecciona los 3 puntos (más opciones), luego selecciona Editar.
- En la sección Revisores, selecciona Editar.
-
Selecciona el paso que quieres modificar.
- Realiza los cambios y selecciona Guardar cambios.
Las solicitudes ofrecen a tus equipos una forma sencilla de pedir métodos de pago temporales, como tarjetas virtuales temporales o acceso para realizar una transferencia bancaria. Estas solicitudes pueden utilizarse para pagos puntuales o para recibir fondos y recargar un saldo.
Cada solicitud debe ser revisada por al menos otro usuario de tu empresa. Este recorrido de revisión es lo que llamamos un flujo de solicitud.
En Soldo, puedes elegir entre dos tipos de flujos de solicitud:
- Flujo de solicitud estándar
- Flujo de solicitud personalizado
Flujo de solicitud estándar
El flujo de solicitud estándar es la opción predeterminada y adecuada para la mayoría de las necesidades. Incluye dos pasos:
- Un usuario envía una solicitud.
- Un Super admin aprueba o rechaza la solicitud. Si se aprueba, el Super admin crea una tarjeta virtual temporal o transfiere fondos para recargar un saldo.
Flujo de solicitud personalizado
Si eres Super admin o Admin y deseas crear un proceso para un tipo específico de compra o involucrar a varios revisores, puedes crear un flujo de solicitud personalizado. Este flujo te permite:
- Elegir quiénes serán los solicitantes. Puede estar disponible para todos los usuarios o solo para algunos.
- Poner un nombre y una descripción al proceso. Esto ayuda a los solicitantes a elegir la opción correcta.
- Añadir más pasos de revisión. Puedes involucrar a distintos revisores en diferentes etapas.
Puedes crear flujos personalizados para Fondos, Bienes o servicios y Viajes.
Cómo crear un flujo de solicitud personalizado
- Inicia sesión en la aplicación web.
- Selecciona Solicitudes en el menú de navegación.
- Selecciona Gestionar flujos.
- Decide si deseas crear un proceso para Fondos, Bienes o servicios (tarjeta virtual temporal o acceso para transferencia bancaria) o Viajes. Selecciona la pestaña correspondiente.
- Selecciona Crear flujo.
- Introduce un nombre, una descripción, un enlace opcional a una política de gastos y los métodos de pago que estarán disponibles para este flujo.
- Selecciona Siguiente.
- Elige quiénes serán los solicitantes. Puedes permitir a cualquier usuario realizar solicitudes con este flujo o seleccionar usuarios específicos.
- Selecciona Siguiente.
-
Elige quiénes serán los revisores.
Nota: Se crea automáticamente un único paso de revisión con el Super admin como revisor. Puedes editar este paso, cambiar el rol del revisor, añadir automatizaciones o añadir pasos adicionales. - Selecciona Siguiente.
- Revisa el proceso y selecciona Confirmar.
Cómo cambiar un revisor en un flujo de solicitud personalizado
Tus procesos de solicitud deben reflejar cómo funciona tu empresa. Si alguien cambia de rol, deja la empresa, o si los flujos evolucionan, puede que necesites actualizar quién revisa cada paso.
Mantener a los revisores actualizados garantiza flujos de aprobación precisos y fiables.
Tampoco puedes eliminar a un usuario de Soldo si está configurado como revisor en algún proceso activo o inactivo. Antes de eliminarlo, deberás actualizar cada proceso al que pertenezca.
- En el menú de navegación, selecciona Solicitudes.
- Selecciona Gestionar flujos.
-
Selecciona la pestaña del proceso que deseas editar (Fondos, Bienes o servicios o Viajes).
Nota: Solo se muestran procesos activos de forma predeterminada. Para editar uno inactivo, usa el filtro y selecciona la opción Inactivo. -
Busca el proceso que deseas modificar y selecciona los tres puntos en la columna de acciones. Luego selecciona Editar flujo.
Consejo: Para comprobar rápidamente quién revisa cada paso, selecciona los tres puntos y elige Ver pasos de aprobación. Se mostrará el flujo de aprobación en el panel lateral. - Selecciona Editar en la sección Revisores.
- Selecciona el icono de edición junto al paso que deseas actualizar.
- Realiza los cambios y selecciona Guardar.